甘特圖沒你想的好用！想管好專案，你需要這套更彈性的工作法

一項專案正在進行，但是你每天總是被部屬的問題、客戶的抱怨、長官的關切電話或e-mail追著跑，時間管理徹底失敗。眼看進度遠遠落後、成本嚴重超支，你已經可以預見，專案失敗的機率遠遠大過成功。

傑夫．薩瑟蘭（Jeff Sutherland）於1993年設計出SCRUM專案管理工作法，他認為，過往專案管理失敗多將原因歸咎於時間、資本不足或個人決策出錯，卻從未考慮過可能是制度與工作方法出錯，才會讓專案老是失敗、成員又沒有成就感。

薩瑟蘭表示，過往的專案管理制度多像是「甘特圖」（Gantt chart）一樣為線性發展，從專案開始、設計、開發，最後到了測試，按部就班設定每個環節，包括交件、驗收或是完工日期都有詳細規畫，薩瑟蘭說，這種工作法看起來美觀，但卻不合現實工作邏輯。

薩瑟蘭因此投入於專案管理的工作流程改造，設計出SCRUM工作法，希冀以較少的人力、創造出更多成果；他指出SCRUM這個名詞來自於橄欖球的「爭球」，指的是全隊必須通力合作將球往後場傳去的動作，他將之挪用來形容具有明確目標的團隊合作行為。

SCRUM工作法將專案切分為幾個長短均等的「衝刺」期，多為二到四周，分部完成專案進度，此外，薩瑟蘭也設計了成員定期檢視彼此工作進度的環節，解決了時間管理的問題、加強團隊合作的緊密度，俾利事情可以朝正確的方向進行。

SCRUM工作法中出現的角色、工作流程相對單純，再配合表格與每日例會，可以機動調整工作方法、檢視盲點。

以下分別介紹SCRUM工作法會出現的角色與工作方法，所有工作者都可以嘗試套入目前進行中的專案流程：

1.專案負責人：

全盤考量準備要做的事、要開發的產品、要完成的事情，以及風險和報酬等等。

2.挑選專案團隊：

盤點實際參與的成員、擁有的技能有哪些。團隊人數控制在3～9人之間最恰當。

3.挑選「SCRUM大師」：

最理想的人選介於專案負責人和主管之間的角色，負責促成會議召開、團隊運作透明化，並且引導團隊持續改善工作方法。

4.建立專案待辦清單：

以專案目標推導出清單內容，重點在於排列優先順序，排列標準是：哪件事情對完成專案有最大價值，就先執行。

5.修正和評估專案待辦清單：

依據待辦事項的大小，估算專案所需耗費的時間。薩瑟蘭建議以「相對耗費心力多寡來區分」，比如打完客戶電話是3、完成活動流程是9，薩瑟蘭解釋，數字為相對性的概念，最後將數字加總、除以衝刺時期的總工作時間，再依等份換算每個代辦事項實際所需的時間，會比胡亂估計來得實際。

6.衝刺規畫：

薩瑟蘭認為，專案可以劃分為好幾個長短固定的衝刺時期，以建立工作節奏，然後依照清單內容排出衝刺目標、任務分配，讓團隊能在很短的時間之內交出一定成果，而為什麼叫做「衝刺」？薩瑟蘭說，因為這個名稱可以製造一種緊張感，讓成員知道：「嘿，我們準備要在很短的時間內做出一點成績囉！」

7.每日例會：

用意不在監督工作成效，而是檢視成員之間的業務會不會相互衝突。薩瑟蘭提醒，每日例會不應超過15分鐘，一次只能問3個問題，而且要確保每個成員高度參與，才能提升效率。

8.設置「SCRUM板」：

可以讓每個團隊成員對於目前的進度一目瞭然，也可以知道是不是有哪件待辦清單，已經在「進行中」停留太久，需要動手處理了。

9.完成並檢視衝刺成果，以及衝刺流程改善：

由於專案會分成幾個均等的衝刺階段，在每個衝刺階段結束後，成員必須從頭檢視成果與效率，並且思考有哪件事情做得好、哪件事必須改善，這樣才有利於下一階段衝刺開展。

資料來源 / 《SCRUM：用一半的時間做兩倍的事》

延伸閱讀 /

1.免費專案管理軟體推薦！困難計畫簡單管理 13 種工具
2.專案經理的兩大武器