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聰明人都這樣跟難相處的同事溝通!4方法,隔絕職場的負面情緒

2017-03-28 整理‧撰文 陳書榕
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「我真的受夠這個公司了!」「哪裡才不會有白痴同事?」你一定聽過朋友同事說出這些負面評論,而且通常對方不會輕易閉嘴,抱怨一而再、再而三地襲來,連你自己的情緒都會受到影響。

這些「負面情緒帶原者」,我們稱他為「難相處者」(Difficult people),他們不太講邏輯、對萬事萬物都有抱怨,但他們可能不知道、也不在意,自己會對周遭的人造成不必要的複雜、衝突跟壓力。

在美國EQ測驗評量兼訓練機構TalentSmart的調查中發現,壓力會對大腦造成長期的負面影響,只要幾個月就會對你的神經元永久性破壞。而在德國耶拿大學(Friedrich-Schiller University)生物和臨床心理學系最近發布的研究中發現,暴露在壓力之下的負面影響,與長期跟難相處者共事一樣高、一樣危險。

但自身的壓力可以管理,不過遇到這些難相處者,我們不禁想問,「天啊,我到底要怎麼樣才能擺脫這些人、不受他們影響?」TalentSmart也針對這個問題,做了超過百萬人的調查研究,發現90%、可以跟這些人相處得來的「聰明人」,都具備有以下應對的特質與解法,讓自己遠離負面情緒的干擾:

1.畫出底限:

難相處者通常只會不斷抱怨,鮮少專注於尋找解決方案。而聽他們抱怨的你,或許總會想說「姑且聽聽」「要當一個好的傾聽者」,但又不知不覺吸收了許多抱怨情緒。

聰明人懂得為自己設定一條底線,在必要時將自己抽離,避免被負面情緒影響。以這種方式設想,「別人在吸菸的時候,你會想要湊過去吸一口二手菸嗎?」如果答案是不會的話,那你就該把同樣的心情移植到這件事上。

設定底線的一個好辦法是,「詢問他們如何解決」,如果他們說不出來就會閉嘴,如果你成功引導他們尋找解決辦法,至少對話會變得相對有生產力。

2.不受他們的情緒影響

別想著在言語上要打敗、說服這些人,試想TalentSmart的研究中都表明「難相處者的的行為多違背理性」,那你怎麼還企圖用理性的方式說服他們呢?

如果懂得設立起這樣的心理建設,就會知道自己不應該在情緒上受到他們影響,也不需要回應他們的不理性跟混亂,專注在事實上就好。

3.用「冷靜」維持自己的冷靜

保留情感距離需要意志力,另外當你關注的重心在「解決方案」,你會創造的是個人思考力、較為正向且積極的情緒。

你要知道,這群難相處者他們根本沒有要聽別人說話,當你的情緒跟他們一起起伏時,就等於給他們傷害你的權利,所以千萬要保持「冷靜」。

4.不會給他們第二次機會

控管情緒、思考得宜的這群人身上還有一個共通點,「他們懂得原諒,但不會忘記」。寬恕這群把負面情緒全數傾倒給自己的人,可以讓自己更快前進,但這並不代表聰明人會給難相處者,第二次接近或傷害的機會,避免再次被他人的錯誤、負面情緒所困擾。

資料來源:《Entrepeneur》

延伸閱讀 / 跟上司單獨出差時該聊什麼?3 大職場溝通窘境,一次解決

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逐字稿直接丟進去!免費下載「會議紀錄整理師」AI 工作流,ChatGPT、Claude 都能用

韋惟珊
2026-09-30
韋惟珊
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在某個大雨滂沱的晚上,超級感謝有 7 位一天一 AI 的讀者來體驗我做的「會議紀錄整理師」AI 工作流。現在,我要把它免費開放給你用了!

今天來跟你分享,一天一AI PRO 設計出的 AI 工作流,到底可以幹嘛,並且讓你試用看看。

首發就是「會議紀錄整理師」,這是我自己最常用的工作流之一。有了它,會議上我都可以集中精神發表意見,之後 AI 再幫我統整即可!

除了省時省力、釐清待辦,我還多做了一點巧思:區分出討論項目與決議。那些會議上討論過的,但根本沒結論的事情,我請 AI 幫忙抓出來。

這個工作流可以到一天一AI PRO 的官網下載,裝進你的 ChatGPT 和 Claude。具體怎麼做?往下看圖卡吧。

還想看哪些內容?歡迎點此連結跟我分享~

AI會議紀錄怎麼做?「會議紀錄整理師」自動整理逐字稿

會議紀錄整理師是什麼?

每次會議我會取得同意後錄音,一結束就把逐字稿丟給 AI,呼叫「會議紀錄整理師」技能來做紀錄。

逐字稿的錯字多、內容散亂、缺乏說話者資訊,通通沒關係,這個技能可以通過一串設計好的流程,區分是哪種會議(進度追蹤、規劃討論、解題決策)來決定紀錄的重點,最後產出會議紀錄通知信+留存版的完整紀錄文件。

AI整理會議紀錄最大亮點:自動區分討論、決議與待辦

最有感的亮點:區分出討論項目與決議

看完「會議紀錄整理師」整理的紀錄,第一印象一定是「很清楚、有結構」。

但細看會發現,它除了幫你列清楚待辦事項,也會提醒你會議缺失的資訊,例如沒指定負責人、沒確定截止日期、哪些是拍板的決定、哪些決議沒討論完、哪些人的意見有衝突。

同件事反覆討論怎麼整理?AI只抓最後拍板結論

結論回掃:同件事來回討論,AI 只認最後的拍板

開會常常一個議題反覆討論,前面說「先用 A 方案」,後面又改口「還是 B 好」。一般 AI 整理會把兩個都列出來,會搞不清楚到底選了哪個。

「會議紀錄整理師」有「結論回掃」機制:以最後一次明確確認為準,早期被推翻的版本會被歸類到「否決了什麼」,不會讓過時的決策混淆你。

與會者有誰?例行會議可以沿用團隊設定

與會者有誰?例行會議可以沿用設定

第一次使用,直接貼逐字稿就能跑。

AI 遇到不認識的人名或職稱,會在結尾列出來問你:「這位是誰、負責什麼?要不要記下來?」你回覆後,它就建立你的團隊記憶檔。

下次再開相同主題的會議會自動沿用,提高會議紀錄裡名字、職稱、待辦事項隸屬的正確性。

ChatGPT、Claude怎麼安裝「會議紀錄整理師」?

下載後怎麼用?

註冊登入一天一AI PRO 官方網站,找到「會議紀錄整理師」的立即下載按鈕,下載 zip 檔。

Claude 網頁版的用戶,從Setting→Skills→右上方Add選擇→Upload skill→上傳 zip 檔。

ChatGPT 網頁版的用戶要是付費版:開一個新對話→選擇「工作」標籤→在對話框上傳 zip 檔→輸入「幫我安裝到個人雲端技能」。

完成設定後,重整頁面、開新對話,在對話框輸入「/」或是「@」輸入「會議紀錄整理師」就能把技能呼叫出來,再把會議逐字稿貼給它就行了。

AI會議紀錄還能怎麼用?散會前確認、累積成專案進度報告

散會前就做紀錄、同專案紀錄能做成進度報告

我在每個會議結束前,都會速跑紀錄,現場確認與會者的理解都一致。

同一個專案的會議紀錄累積起來,還可以變成專案進度簡報給主管看:這個月做了哪些決策、還有哪些待辦沒完成、風險有沒有被處理掉。

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