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總被意料之外的臨時任務打亂計畫?3方法,做到真正的時間管理

2019-11-12 02:47:07
Managertoday
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當意外出現、總是打壞計畫,讓人沮喪「時間管理」彷彿變得遙不可及。也因此,近年來許多傑出工作者討論,真正的時間管理,是得把「零碎」以及「意外多出來」的時間計算進去,為這些不可預期的事件做好相關準備,才能保有最好的工作效率。

晚上七點,Tom從辦公室走出,電話卻在這時響起,「有件緊急的任務想要麻煩你,明日要給客戶的提案,今天晚上10點前得先寄給大老闆看過,」主管在電話那頭風風火火的交代著,Tom不疾不徐的從公事包裡,拿出剛入手的新筆電,就這樣在公車站旁打開檔案,做最後一次確認。

在這個高度緊繃、工作一個接著一個而來的時代裡,Tom的情況一定都發生過在你我身上,「時間不由得自己安排、重要的事情一再被延後」,從前的他多半是嘆了一口氣,摸摸鼻子把接下來的約會或私人行程挪開。

當意外出現、總是打壞計畫,讓人沮喪「時間管理」彷彿變得遙不可及。也因此,近年來許多傑出工作者討論,真正的時間管理,是得把「零碎」以及「意外多出來」的時間計算進去,為這些不可預期的事件做好相關準備,才能保有最好的工作效率。

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過去我們都以為「做好行程安排」就是「時間管理」,但成功學大師史蒂芬.柯維(Stephen Covey)表示,「『時間管理』其實是一個誤稱 — 我們的挑戰不是管理時間,而是管理我們自己。」

而我們可以怎麼準備、又如何善用工具做好「自我管理」,以下提供給所有工作者三個建議:

1. 確保所有環節都不會阻礙你的工作:

先想像這個情況,多數工作者都會記得把相關文件存進雲端當中,以利在任何需要的時候可以隨時編輯。但你我都可能遇過這樣的情況,「沒有網路或是網路不穩的時候,雲端怎麼連也連不上去!」

沒有網路,或者VPN連不上公司公槽硬碟存取資料時的窘狀,讓工作者彷彿斷了手腳一樣,什麼也做不來,想要好好工作,卻被這種「科技意外」阻礙。也因此,有愈來愈多的工作者選擇使用 OneDrive 這個雲端硬碟工具,其最強大的功能在於,只要你在儲存文件、檔案的同時,記得按下「離線使用」,那無論在荒郊野外、網路不穩定的地方,都可以輕鬆抽取文件編輯。

2. 將to-do list分門別類:

史蒂芬.柯維(Stephen Covey)提倡將「重要——不重要」「緊急——不緊急」作為X、Y軸,讓所有工作者依據事情的「重要但不緊急」「重要且緊急」「不重要不緊急」「不重要但緊急」四個象限做分類,然後放在自己可以看得見的地方。

Windows Ink 有個便箋功能正好可以拿來應用,四張便箋用不同的顏色區分,讓人一目了然,而且最重要的是,你一打開電腦就可以看見。

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這個to-do list最好用的地方在於,當你有零碎時間可以應用時,可以依據時間的長短(是15分鐘還是1.5小時)、手邊有什麼樣可以利用的工具(任務是可以獨立完成或是需要討論),做最好的選擇,讓當下的自己可以充分解決一項任務,而不會把自己弄得焦頭爛額。

3.每天給自己15分鐘,找回專注力:

除了下班之後總有意外任務、原訂開會計畫突然延後,這些不在意料之內的變化,總會讓人心煩氣躁,這時,適時給自己一點放鬆時間,會讓情緒穩定、心神歸位。

比起一直維持高度緊繃的情緒在工作,不如選擇在45分鐘的專注工作之後,休息15分鐘,讓自己重新開機、放鬆一下,不至於彈性疲乏,也才能再創下一個高效曲線。

這15分鐘的時間也不是隨意應用或發呆,你可以拿著平板或相對輕薄的筆電,換個環境演示準備好的簡報、或是帶著這份簡報,去跟其他同事討論與交流,作為下一次修改的基準。

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(本文由 Microsoft 贊助)

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