讓會議有個漂亮的ending
2007/01/08
MT
《經理人月刊》編輯部
雖然並非所有會議都能做成完美的決策，但如果要避免會議雷聲大雨點小，會議的主持人不妨參考以下的技巧，讓每個會議都能夠有漂亮的ending！
1. 知道何時該劃下句點
有效率的會議主持人要知道何時該結束會議，而不是讓大家失去耐性。如果有以下的情況發生，你就知道該是結束會議的時候了：
討論已經完畢，議程上的每個項目也都談到了。
會議時間到了。
確定還需要更多的資料才能往下討論。
意見已經重新修改，而且沒有其他新的意見被提出來。
2. 摘要說明會議內容
知道該結束會議後，第一件要做的事是摘要說明會中做了什麼決定，以及接下來會發生什麼事。這麼做不僅可以幫助與會者專注於目前的會議結果，而且可以為下次會議建立一個清楚的討論議程。會議的摘要你可以自己做，也可以請會議記錄代勞。一份有效的摘要通常包含下列事項： ‧
活動項目：哪些是大家一致同意的活動？
活動日期：每一個活動的預定完成日是何時？
執行人員：每個活動由誰負責？
3. 確認摘要內容無誤
在大家離開會場前，務必要確認每個人都同意會中決議的活動項目、日期及負責人。不過，如果你知道有人持反對意見，那麼你需要在會場外和對方聊聊，不要在大家面前公開談論。
千萬不要忽視這些反對者，一定要在整個開會過程中留意他們的情緒反應。
4. 以正面評論做結語
花一些時間指出會中達成的結果。有時候會議的收穫雖小，卻會衍生其他的價值。利用這些小收穫做個結語，讚美與會者，並謝謝他們的貢獻。
圖片來源 / scottog via Flickr, CC Licensed
