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讓會議有個漂亮的ending

2019-10-19 08:18:30
Managertoday
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雖然並非所有會議都能做成完美的決策,但如果要避免會議雷聲大雨點小,會議的主持人不妨參考以下的技巧,讓每個會議都能夠有漂亮的ending! ##1. 知道何時該劃下句點 有

雖然並非所有會議都能做成完美的決策,但如果要避免會議雷聲大雨點小,會議的主持人不妨參考以下的技巧,讓每個會議都能夠有漂亮的ending!

1. 知道何時該劃下句點

有效率的會議主持人要知道何時該結束會議,而不是讓大家失去耐性。如果有以下的情況發生,你就知道該是結束會議的時候了:

  • 討論已經完畢,議程上的每個項目也都談到了。

  • 會議時間到了。

  • 確定還需要更多的資料才能往下討論。

  • 意見已經重新修改,而且沒有其他新的意見被提出來。

2. 摘要說明會議內容

知道該結束會議後,第一件要做的事是摘要說明會中做了什麼決定,以及接下來會發生什麼事。這麼做不僅可以幫助與會者專注於目前的會議結果,而且可以為下次會議建立一個清楚的討論議程。會議的摘要你可以自己做,也可以請會議記錄代勞。一份有效的摘要通常包含下列事項: ‧

  • 活動項目:哪些是大家一致同意的活動?

  • 活動日期:每一個活動的預定完成日是何時?

  • 執行人員:每個活動由誰負責?

3. 確認摘要內容無誤

在大家離開會場前,務必要確認每個人都同意會中決議的活動項目、日期及負責人。不過,如果你知道有人持反對意見,那麼你需要在會場外和對方聊聊,不要在大家面前公開談論。
千萬不要忽視這些反對者,一定要在整個開會過程中留意他們的情緒反應。

4. 以正面評論做結語

花一些時間指出會中達成的結果。有時候會議的收穫雖小,卻會衍生其他的價值。利用這些小收穫做個結語,讚美與會者,並謝謝他們的貢獻。

 

圖片來源 / scottog via Flickr, CC Licensed