一開口就講出重點!職場菁英都用的「條列式表達」,讓求職、提案一舉成功


在職場,從面試求職、組織開會、績效評估,或是商場上的銷售分析,除了專業技術,溝通是每個人不可或缺的基本能力。該如何說重點?不論外商顧問、企業家,他們都常使用條列式表達,不但使聽者易懂,自己還得背負濃縮、轉化資訊的責任,在資訊爆炸的社會,是必備技能。

不過,單純的「條列式」,可能僅減少資訊量,不一定確實傳達原本內容的完整意思。擅長企管諮詢的日本作家杉野幹人在《原來,這才叫說‧重‧點》一書中,提倡「超條列式表達」,建議在條列式的過程,加入結構化、故事化、訊息化等三大要素,更能精簡聚焦,打動人心。

1.結構化:先整理資訊

有一名員工,向主管報告會議記錄,撰寫以下內容:

‧業務員人手不足。
‧因為有強力競爭產品,所以陷入苦戰。
‧客服中心的服務技能培訓來不及應對。
‧業務部門的短期職員增多。
‧其餘事項,業務部將於經營會議中報告,請求支援。

杉野幹人分析,上述內容雖然採取條列式表達,但以整體性而言,無法使人一眼找到重點。結構化的意思,是要整理資訊,把最想說的話列為主幹,補充訊息則是枝葉,對方才能看出結構中的意義及關聯性。

因此,同樣一份內容,可改寫為:

‧討論了三項問題點:
─業務員人手不足。
─因為有強力競爭產品,所以陷入苦戰。
─客服中心的服務技能培訓來不及應對。

‧決定了兩項因應對策:
─業務部門的短期職員增多。
─其餘事項,業務部將於經營會議中報告,請求支援。

改良的做法,將五個句子,改為二個群組,把語句的狀態、現象分門別類,同時也做出時間區隔,「討論了三項問題點」是指現在的問題,「決定了兩項因應對策」則是將來實行的方式,表達更清晰。

2.故事化:讓文字更有吸引力

有了結構化的條列式文字,還須加上故事性,才能吸引對方,最好的方法,是立即說出對方期待的事情,作為引言。舉例來說,面試時回答「你的強項」,A在條列式先陳述「我曾上過英語會話教室,奠定英語會話基礎」;B則直接點出「我的強項是以海外企業為對象的英語能力」。相較之下,B先回答重點,再接續談細節,更有機會引起面試官興趣。

故事化的另一個訣竅,是使用專有名詞,讓概念更具體。舉例而言,在履歷表中,「有在新加坡居留的經驗」,會比「有在海外居留的經驗」更深刻,甚至,對方若對新加坡很熟悉,更能創造進一步話題。

另一方面,處理重大議題時,我們常用MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive)分析法,意指互不遺漏、重複。不過,杉野幹人強調,使用超條列式時,應打破MECE分析法,因為鉅細靡遺的表達方式,會讓誘因消失,無法利用重點,抓住閱聽者興趣。更好的作法是,使用MECE分析來完整思考,但條列式表達,只鎖定對方重視的部分加強論述。

3.訊息化:別讓人覺得「所以呢?」

在訊息化的概念中,條列者應表達自己的意志,贊成、反對,想做、不想做等,避免聽者產生「問號」的想法。

你可以做的是,先排除「隱性贅述」,減少不必要的字詞。例如,「我要努力工作,做事有效率」,這句話便是重複詞句,把理所當然的事情講得頭頭是道,只會讓人覺得不知所云。挑選詞彙時,也應注意避免「空泛」的字。像是「改善」營收、「強化」事業等,都不夠具體,無法傳達所想講的訊息。

最後,想要有助於表達立場的訣竅,就是使用數字,取代形容詞、副詞。例如,規畫營運目標時,若只是條列「製造多項新產品」,並沒有實際洞見,改成「3年內製造5項以上的新產品」,相對就有說服力,才是真正的訊息。

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(本文整理自《原來,這才叫說‧重‧點:外商顧問、矽谷菁英都推崇的超條列式表達》,方智出版)

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原來,這才叫說‧重‧點:外商顧問、矽谷菁英都推崇的超條列式表達

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