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規畫執行程序,搭建行動階梯, 把事情一次做對!

2019-10-17 19:09:46
Managertoday
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事情做到一半才發現有所疏漏,以致影響工作進度;有很多方法可以將工作做好,卻不懂得活用;非得等到工作期限將屆、火燒屁股了,才開始動手;臨時狀況導致原訂計畫大亂,只得手忙腳亂地重新安排全部事務……

事情做到一半才發現有所疏漏,以致影響工作進度;有很多方法可以將工作做好,卻不懂得活用;非得等到工作期限將屆、火燒屁股了,才開始動手;臨時狀況導致原訂計畫大亂,只得手忙腳亂地重新安排全部事務……

明明一開始也有心要將事情做好,為何最後老落得力不從心、草草以終呢?

不是工作太難,而是做法太粗糙

****面對工作做不好的窘境,有些人或許會歸咎於自己才華不夠或能力不足,但日本知名教育學者與效率專家齋藤孝認為,這只是一種推諉的逃避心態。他在《規劃力》書中以「讀書和考試」為例說明,考試考不好時,一般人多半會以「這個科目我不拿手」當藉口,但其實問題主要出在於「溫書規畫不理想」或「考試時間分配不當」。

日本工作技巧訓練專家神澤順在《大工作術》書中也指出,人們在工作上之所以會手忙腳亂或漏洞百出,根本原因通常不是工作本身太過困難,而是實踐步驟太過粗糙──亦即,事前沒有以通盤觀點進行思考及規畫,凡事只憑臨機應變,致使「早知道先做XX就好了」的憾恨層出不窮。

因此,唯有坦承「規畫不夠周全,才讓事情進展不如預期」,才能正視問題的根源,找出解決之道。

規畫:預先安排工作流程

 

所謂「規畫」,日本管理大師大前研一在《研磨工作力》書中界定如下:「預先思考整體計畫,安排好工作執行的程序,創造一個讓所有人都不會白費力氣,而且高效率的工作情況。」

齋藤孝則指出,日本有句話說「規畫占工作的八成」,意思是工作的成敗有八成取決於規畫的完善與否。

事前規畫做得好,就像預先安排好旅遊動線及交通工具,由於已經全盤掌握工作的每一個環節,所以接下來只需逐一完成各作業細項即可;反之,如果走一步算一步,去到一個景點之後,才開始翻旅遊書、訂車票,很容易就會出現流程銜接不順,甚至是出錯或做白工的情況。

拆解:搭建達成目標的行動階梯

從上述可知,規畫可說是把工作做好的第一步,因為每一項任務或計畫,都會被賦予最終的目標及成果,所以勝負優劣的決戰點,就在於如何找出一條最省力、最高效率的路徑,在過程中踩著從容的步調,從「現狀」通往「目標」。

關於工作執行順序的安排,齋藤孝做了一個很傳神的比喻:工作規畫就如同在「現狀」與「目標」這兩點之間,建立起一道「階梯」,透過拆解工作流程,帶領人們一步一步走向終點。用階梯做比喻,象徵著工作規畫的三大意義:

一是唯有每一階與每一階確實銜接,才構成階梯。因此,沿著階梯前進時,沿途中若有任何一階踩空了,便可以立即察覺執行步驟的設計有所疏漏,還能明確掌握錯誤的位置與範圍,及時進行修正,讓工作執行不至於中斷。

二是階梯的每一階,都必定是雙腳可以跨上的高度與距離。這意味著,若想要實現目標,除了要切割工作流程,釐清各個階段應該完成哪些作業外,還必須確保每一個細分的作業項目,都是可以被確實完成的大小與份量。如此,工作者才能對整體工作進行的狀況進行管理,並輕易掌握進度。

三是階梯能讓距離遠近變得明確,每當躍過一階,都可以測量自己距離目標又近了一步。這種可以具體感受到的「進展」,將可為工作者帶來成就感及更大的幹勁:只要再往前一步、再往前一步⋯⋯就快要抵達終點了。

7****步驟完成工作規畫,晉升工作達人

針對如何將整體工作拆解成明確可執行的細部作業,在彙整二十餘本相關主題的書籍之後發現,不同作者對於流程的劃分與切割或許見解不同,但大抵都會涵蓋以下3個概念:對目標方針的確認、對執行作業的細分,以及對時間的安排與掌控。

畢竟,過程安排得再縝密、時間掐得再怎麼緊,方向錯了也是徒勞無功;不標再怎麼遠大、執行得多麼漂亮,時程延遲了也是枉然。

以此為基礎,一項工作的規畫大致可拆解為7個步驟:1.制定明確目標→2.拆解作業流程→3.理出優先順序→4.委派分配任務→5.精準掌握時程→6.找出風險因子→7.總結檢討改善。

這7道步驟構成了一個工作管理與改善的循環,唯有完整走完整個流程,並將每一次經驗做為下一次改善的起點,才能讓工作規畫愈來愈精進,晉升做事思緒明晰、從容自信的工作達人。

(本文出自《經理人月刊》2011年7月號。整理‧撰文 / 謝明彧,編輯 / 齊立文)

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