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主管「不愛聽的話」該怎麼說才好?職場必備的 5 個溝通技巧

2019-10-14 02:51:36
Managertoday
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我們擔心傷害他人的感受、擔心對方曲解意思,甚至影響往後的合作。給予負面回饋不可避免,以下為 5 個有效傳達的小技巧:

人非聖賢,孰能無過。工作上難免遇到同仁出包、表現不佳,當你有責任指出別人的錯誤,給予負面回饋,由於這些不是常人愛聽的話,處理起來往往棘手。你的目標是避免相同錯誤再度發生,須在兼顧信任關係的前提下,有效地化危機為轉機,讓對方從錯誤中學習。

我們擔心傷害他人的感受、擔心對方曲解意思,甚至影響往後的合作。給予負面回饋不可避免,以下為 5 個有效傳達的小技巧:

1. 看準時機

事件發生後,何時是給予回饋的最好時機?看你的心理狀態。若你仍處在情緒中,建議先回家睡一覺,隔天再開啟對話。若你是冷靜且善於應對棘手情況的人,當然可以開門見山地處理。一切端看你對自己的了解,只要你覺得還在氣頭上,需要深呼吸,建議留待明早再說。

不過,別等太久,事件發生愈久,影響力愈低,要在大家都記憶鮮明時啟動談話。

2. 談話之前尋求同意

你覺得有權指導下屬,需要徵得同意嗎?事實上,面對他人犯錯的情況,更需小心處理,否則對方不會敞開心房傾聽。「我可以分享一些觀察嗎?」「我們可以聊一下昨天發生的事嗎?」沒人想出包,應避免拷問犯人式的對話。如果對方拒絕相談,別急著發怒,對於朽木不可雕也,你反而無需浪費太多心神。

3. 建立共識

展開對話時,先分享你的認知,然後詢問對方的認知,「據我所知,我們十月一號要完成,目前是十月十五日,所以我想知道怎麼回事?你的認知是什麼?」避免劈頭責罵,先確認對方的資訊為何,才能掌握問題的核心。

4. 說明行為帶來的感受

解釋對方的哪種行為,帶給他人的感受,「我們討論時,你保持沈默,所以我以為你同意這樣做」「當你延遲,會造成某某的不便…」有些人並不知道自己的行為對他人造成何種影響,試著解釋,讓對方用同理心去理解大家的反應。

5. 詢問下次會有哪裡不同

「你覺得如何確保下次不會再發生同樣的事?」「下一次,你會怎麼做?」請對方分享他預計的作為,你也提供具體建議。表明你希望能看到他不一樣的改變,並幫助他修正行為。

資料來源 /《Inc.》