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讓自己快速進化的 PDCA 筆記術!4 個做法,讓工作表現愈來愈好

2018-12-17 19:34:24
Managertoday
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我們常會為自己制定工作計畫,但卻因為個人因素或外力而無法按時完成工作,導致每天都在追趕「死線」,覺得事情永遠做不完。不過,你有想過自己為什麼始終無法按照計畫執行嗎? 用「PDCA 筆記術」快速進步!一張表格,幫你找出自己的盲點 讓自己快速進化的 PDCA 筆記術!4 個做法,讓工作表現愈來愈好

(本文出自《經理人月刊》2018 年 2 月號,封面故事:活用PDCA做管理

我們常會為自己制定工作計畫,但卻因為個人因素或外力而無法按時完成工作,導致每天都在追趕「死線」,覺得事情永遠做不完。不過,你有想過自己為什麼始終無法按照計畫執行嗎?

《讓自己快速進化的PDCA筆記術》指出,工作無法如期完成,是因為我們常常在制定計畫後,一股腦兒地執行,事後卻沒有針對行為進行分析、檢討。

這個時候如果懂得如何用 PDCA,也就是計畫(Plan)、執行(Do)、查核(Check)、行動(Act)檢視自己的工作方法,或許可以發現自己做事的盲點。

P:計畫

首先,先盤點自己手上所有的待辦事項,接著思考哪些工作可以捨棄、哪些工作的先後順序可以調換……。 假如沒辦法確實按照計畫完成工作,第一件事要回過頭檢視,自己的計畫是否時間分配不當。以《與成功有約》作者史蒂芬 ‧ 柯維(Stephen Covey)的「重要 ‧ 緊急矩陣」篩選工作為例,先畫出橫軸代表工作的緊急度,縱軸代表工作重要度,再將事情分別放入「重要且緊急」「重要,但非緊急」「非重要,但緊急」以及「非重要、非緊急」4個象限。

D:執行

通常,無法依據計畫執行是因為一旦有突發情形,我們會率先處理緊急卻不一定重要的事。但其實 「重要但非緊急」的事,才是我們應該要做的,因為它才能使我們成長、讓組織進步。 不過,這些事通常是「應他人要求」,如主管突然交辦的雜事、同事找你發牢騷等,如果能與對方協調溝通,無法照計畫工作的情況就會減少。

C:查核

使用PDCA循環管理時間,最重要的步驟是查核,有了查核,才會知道下一步該如何改進。每天花一點時間回想今天做的事,哪些需要改進、哪些做法值得學習記錄下來。 把計畫和已做的事用筆記呈現,將過程與成果視覺化。

《讓自己快速進化的PDCA筆記術》裡指出,要讓 PDCA 能順利轉動的原則有二:視覺化、習慣化,「PDCA 筆記術」即是將過程與成果視覺化、養成習慣的方法,筆記製作與心法如下:

A:行動

透過「PDCA 筆記術」看見計畫與實際執行的落差,進而提出改善方案。一段時間後,你會發現,自己犯錯的機率大幅降低,做事的效率也就更高了。

《經理人月刊》第159期