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如何激勵中間員工

2012-02-07 MT 《經理人月刊》編輯部
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對於年薪高如天價的職業明星球員而言,少拿一半簽約金或許稱不上多麼偉大的犧牲,但對於球隊而言,這個舉動卻影響深遠。

由於美國國家足球聯盟(NFL)對球隊的薪酬預算訂有上限,因此布萊迪少拿簽約金,就代表隊友可以領到更豐厚的薪酬。據傳,布萊迪的說法是,「選擇為愛國者隊效力的球員都知道,團隊目標是超越個人目標的。」

他希望藉由此舉,激勵隊友更賣力地打球,以在2006年的超級杯再次奪冠。身為NFL身價最高的球員之一,布萊迪當然可以依約領取豐厚的簽約金,但是他也知道,即使個人再怎麼神乎其技,他也不可能獨力撐起球隊的戰績與票房。

**中間員工流失, 損失不亞於失去明星員工
**同樣的道理也適用於職場。企業都希望能爭取和留住一流人才,因此不是高薪禮聘,就是論功行賞,然而當薪酬差異過於明顯時,看在能力搆不上出類拔萃的其他員工眼裡,難免不是滋味。

電信業者南方貝爾(BellSouth)的財務執行總監摩爾(Patrick Moore)指出,「找出績效一流的員工固然重要,但如果太過專注於這群頂尖員工,往往會忽略『偉大的中間員工』。」這裡所指的「中間」,並非特別意指「中階」,反而較接近於「能力中等」之意。

然而,無論是中階員工或能力中等的員工,這群人可說是企業的「中堅分子」,輔助組織和明星級的員工開創卓著的績效。當然,少有公司刻意要忽略中間員工,但礙於時間資源有限,只能鎖定表現最傑出的員工。畢竟,乍看之下,這些人所能做出的貢獻最顯著。

於是,企業便在如何激勵一軍(A-player)的同時,遺忘了二軍(B-player)也需要被鼓勵,從而導致了中堅員工的高度流動率、企業聲譽的受損,甚至績效不彰。

北電網絡(Nortel Networks)的人力資源副總裁柯贊恩(Martin Cozyn)指出,在發掘旗下一流員工的同時,也必須留意此舉所傳遞出來的訊息,因為「一群產生了被剝奪感的中間員工,對於公司所造成的傷害,很可能並不亞於失去一流人才為公司所招致的損失。」

不過,包括奇異和微軟在內的許多知名企業,均採行「不成比例的激勵方案」,亦即表現愈優異,所領取的薪酬與獎金愈高。而根據顧問公司惠悅(Watson Wyatt)所進行的研究顯示,「薪酬的差異化絕對是關鍵,而且差異愈是懸殊,激勵效果愈是明顯。」

而這層激勵效果不僅在個人績效上發揮作用,就連企業股價表現優劣,也與薪資差異的幅度成正比。若果真如此,企業主管究竟該如何在獎勵明星四分衛的同時,還能確保表現稱職、協助明星球員成就其豐碩戰果的隊員,不致士氣低落?

**避免使用過度精準的數字評等
**畫分人才優劣的關鍵第一步,就是訊息的管理。

換言之,如何詮釋「中間」這個字眼,會讓員工感覺截然不同;更重要的是,企業旗下絕大部分的人力都是處於中間地帶;因此,企業在建立績效評估制度時,應避免使用過度精準的數字評等,或是有貶抑、污名化意涵的字眼,如「中等」「符合預期」等。

Yahoo!的人力長莎坦(Libby Sartain)指出,該公司甚至會避開「深具潛力」(high-potential)這個常用標籤。「當你把某人標示為極具潛力,就好像認定其他95%的員工都不太有潛力或沒潛力似的,這很容易引起摩擦,」莎坦說道。

在Yahoo!的績效評估制度裡,「中段」(middle category)就是表現良好,他們是負責完成工作的主力,是公司想留住的人。

因此,即使被歸入中等範疇,這些人在Yahoo!還是會領到優於市場行情的薪資和紅利(甚至還可領到股票選擇權),而唯有公司不想挽留的員工,才會被歸入「不符預期」的範疇裡。

北電網絡在過去5年內,亦曾兩度修正績效評等制度,以塑造對中堅員工更友善的環境。
該公司將過去把員工歸為「關鍵」和「不重要」的評等制度,調整成依貢獻度來畫分:包括「頂尖」「高度」「核心」「低度」,並取消只允許一定比例的員工被視為「頂尖」的限制。

制度推行後,雖然約有65%的員工依舊落在「中間」或「核心」貢獻者的範疇,但頂尖貢獻者的流失率不但是核心貢獻者的一半,更是低度貢獻者的八分之一。

柯贊恩表示,「如果你被標示為頂尖,我們將會給予你特殊待遇;如果你是核心貢獻者,我們也會給予成長的機會。」

**清楚界定公司目標及績效評定制度
**其實,無法躋身明星員工的中堅分子,絕非不能接受紅利獎金的差異化;前提是,公司的目標以及公司是如何依據這些明訂的目標來評估績效,都必須界定得非常清楚、明確、客觀。

只要一切都是公平且透明,不給人黑箱作業的感覺,員工自然就會心服口服地接受績效評等與紅利獎金的差異化。

知名的市場研究機構佛瑞斯特(Forrester Research)在8年前開始推行論功行賞制,該公司人力長萊利(Tim Riley)表示,一旦紅利是依據評等制度發放,「人們就會開始提出『何謂傑出』的問題。」

為此,佛瑞斯特研擬出數個工作能力模型(competency model),針對不同的工作類型和技能,界定出績效卓越、優秀、低於標準的定義,試圖盡可能在評等流程中排除掉主觀性。

如今,員工每一季都會和經理人開一次會,依上述定義評估績效、制定目標,並計算紅利獎金。萊利說,這套制度之所以運作順暢,是因為它非常透明化(甚至透明到大多數員工都可以自行計算可以領多少紅利);人們不但知道他們的目標為何,也知道他們將如何被評等。

一旦績效評等的標籤中性化,公司對於員工期望也都界定清楚,另一個能讓員工自覺受重視的策略就是,鼓勵有心變成頂尖員工的人,積極依循公司的職涯發展計畫,以求更上一層樓。

這些長期的做法包括:提供職務輪調、接受在職訓練、負責特殊專案,以及在高階主管面前有更多表現和曝光的機會等。 重賞之下必有勇夫,但所謂的重賞,卻未必是金錢報酬。
明星員工因為表現好,所以贏得了高薪、頭銜及讚揚,在某種程度上也算是各憑本事;但是身處中間地帶的員工,如果看見組織願意提供讓他們成長和發展的機會,則不但能激發他們的鬥志,對於組織而言,也是報酬豐厚的投資。(撰文/齊立文)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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