Managertoday 經理人

想早點下班,就不能只列待辦清單!GTD 工作管理系統的 5 大步驟

2019-11-12 07:40:11
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2018-05/img-1525241451-56508@900.jpg
待辦清單是許多人每天工作排程的依據,但多數人清單上的事情通常都做不完,最後變成一張「永遠清不完的清單」!這是因為,多數人都把待辦清單當成備忘錄,而不是下一步行動的指示。 待辦清單永遠做不完!怎麼辦?一張表教你安排工作,上班不再崩潰 別想到什麼做什麼!一張圖幫你梳理工作流程,終結崩潰職場生活 想早點下班,就不能只列待辦清單!GTD 工作管理系統的 5 大步驟 只列待辦清單遠遠不夠!管理工作的 5 個步驟,你做了幾個?

待辦清單是許多人每天工作排程的依據,但多數人清單上的事情通常都做不完,最後變成一張「永遠清不完的清單」!這是因為,多數人都把待辦清單當成備忘錄,而不是下一步行動的指示。

透過 GTD(Getting Things Done)工作管理系統,重整你對工作排程的認知:從蒐集所有待辦事項開始,先做到不遺漏,你才能真正專注眼前工作;然後按情境拆分不同清單,你才能有效批次處理;一旦當你能大事小事一把抓時,才知道哪些事情該被放上清單,真正做到「上班有進度,回家沒壓力」,而不是不斷累積待辦事項,讓自己的包袱愈來愈沉重。

GTD 系統的落實可分為橫向與縱向管理,系統發明人大衛 ‧ 艾倫(David Allen)強調,最重要的核心其實是「橫向管理」,唯有熟練掌握其中幾個步驟,才能有效掌控生活。

GTD 橫向管理的 5 大階段

無論在什麼情況下,每個人在處理工作時,一定都會經歷以下 5 步驟,這也是「橫向管理」的 5 大階段:

  1. 蒐集(Collect)
    蒐集一切引起我們注意的事務,也就是各種你覺得「需要做、應當做,卻尚未付諸行動」的事。把這些「材料(Stuff)」全部收入一個方便管理的「工作籃」中暫存。
  2. 處理(Process):
    面對各種材料,你首先必須判斷是否需要對它採取行動?如果要,再依據這件事「能否在兩分鐘內完成」,選擇馬上做或拆解行動步驟。

  3. 組織(Organize):
    針對需要多個步驟才能完成的任務,你可以將它的行動步驟做成「項目清單」(To-Do List),並配合行事曆,做為你的執行提醒系統。

  4. 回顧(Review):
    每周檢視與確認下一步行動方案是否適切,並進行調整。定期回顧讓你知道工作的進度、是否有事沒被蒐集到,或清單內容是否需要增刪,才能擁有一個完善、沒有疏漏的時間管理系統。

  5. 行動(Do):
    針對今天的「待辦清單」,你可以依照輕重緩急、身心狀況等不同原則,來安排執行的先後順序,一樣一樣完成待辦清單上的事項,直到最終完成工作。

GTD 橫向管理的 5 大步驟與流程
製圖 / 楊婷宇

艾倫表示,每一個階段都必須環環相扣、緊密結合,並按照統一的標準加以管理,否則時間管理就無法發揮效率。

例如,蒐集做得不徹底,行動時就會心有懸念;如果處理不確實,蒐集得再好也無法確認正確的下一步行動;又或是建立了良好了組織整理系統,知道自己下一步該做什麼,卻沒有定期回顧與檢查環節,當外在情境變化,很可能導致某些行動變成了無用白工,效率自然大打折扣。

在執行這 5 個流程時,艾倫提醒,一定要避免陷入「一開始就試圖按照輕重緩急來羅列『最重要的事情』,卻沒有擬訂具體行動方案」,因為一旦你判斷某件事「並非那麼重要」而暫時將它擱置一旁,它就會變成一個懸而未決的問題,反過來侵蝕你處理事務時的專注力。這也是一般強調「依照輕重緩急來安排工作」的時間管理系統,在落實上最常發生的問題,

那些「不重要的事」並不意味「不需要處理」,唯有讓小事和大事井然有序的並存,你才能真正掌握自己的時間。

「確認事情的重要性固然極其必要,卻不是用來管理每天會接觸到、數量龐大的日常事務的最好做法,反而會妨礙你對工作落實時機,做出恰如其份的判斷與決策。」艾倫強調。