待辦清單是許多人每天工作排程的依據，但多數人清單上的事情通常都做不完，最後變成一張「永遠清不完的清單」！這是因為，多數人都把待辦清單當成備忘錄，而不是下一步行動的指示。

透過 GTD（Getting Things Done）工作管理系統，重整你對工作排程的認知：從蒐集所有待辦事項開始，先做到不遺漏，你才能真正專注眼前工作；然後按情境拆分不同清單，你才能有效批次處理；一旦當你能大事小事一把抓時，才知道哪些事情該被放上清單，真正做到「上班有進度，回家沒壓力」，而不是不斷累積待辦事項，讓自己的包袱愈來愈沉重。

GTD 系統的落實可分為橫向與縱向管理，系統發明人大衛 ‧ 艾倫（David Allen）強調，最重要的核心其實是「橫向管理」，唯有熟練掌握其中幾個步驟，才能有效掌控生活。

GTD 橫向管理的 5 大階段

無論在什麼情況下，每個人在處理工作時，一定都會經歷以下 5 步驟，這也是「橫向管理」的 5 大階段：

1. 蒐集（Collect）：
   蒐集一切引起我們注意的事務，也就是各種你覺得「需要做、應當做，卻尚未付諸行動」的事。把這些「材料（Stuff）」全部收入一個方便管理的「工作籃」中暫存。

2. 處理（Process）：
   面對各種材料，你首先必須判斷是否需要對它採取行動？如果要，再依據這件事「能否在兩分鐘內完成」，選擇馬上做或拆解行動步驟。

3. 組織（Organize）：
   針對需要多個步驟才能完成的任務，你可以將它的行動步驟做成「項目清單」（To-Do List），並配合行事曆，做為你的執行提醒系統。

4. 回顧（Review）：
   每周檢視與確認下一步行動方案是否適切，並進行調整。定期回顧讓你知道工作的進度、是否有事沒被蒐集到，或清單內容是否需要增刪，才能擁有一個完善、沒有疏漏的時間管理系統。

5. 行動（Do）：
   針對今天的「待辦清單」，你可以依照輕重緩急、身心狀況等不同原則，來安排執行的先後順序，一樣一樣完成待辦清單上的事項，直到最終完成工作。

艾倫表示，每一個階段都必須環環相扣、緊密結合，並按照統一的標準加以管理，否則時間管理就無法發揮效率。

例如，蒐集做得不徹底，行動時就會心有懸念；如果處理不確實，蒐集得再好也無法確認正確的下一步行動；又或是建立了良好了組織整理系統，知道自己下一步該做什麼，卻沒有定期回顧與檢查環節，當外在情境變化，很可能導致某些行動變成了無用白工，效率自然大打折扣。

在執行這 5 個流程時，艾倫提醒，一定要避免陷入「一開始就試圖按照輕重緩急來羅列『最重要的事情』，卻沒有擬訂具體行動方案」，因為一旦你判斷某件事「並非那麼重要」而暫時將它擱置一旁，它就會變成一個懸而未決的問題，反過來侵蝕你處理事務時的專注力。這也是一般強調「依照輕重緩急來安排工作」的時間管理系統，在落實上最常發生的問題，

那些「不重要的事」並不意味「不需要處理」，唯有讓小事和大事井然有序的並存，你才能真正掌握自己的時間。

「確認事情的重要性固然極其必要，卻不是用來管理每天會接觸到、數量龐大的日常事務的最好做法，反而會妨礙你對工作落實時機，做出恰如其份的判斷與決策。」艾倫強調。