（本文出自《經理人月刊》2018 年 2 月號，封面故事：活用PDCA做管理）

我們常會為自己制定工作計畫，但卻因為個人因素或外力而無法按時完成工作，導致每天都在追趕「死線」，覺得事情永遠做不完。不過，你有想過自己為什麼始終無法按照計畫執行嗎？

《讓自己快速進化的PDCA筆記術》指出，工作無法如期完成，是因為我們常常在制定計畫後，一股腦兒地執行，事後卻沒有針對行為進行分析、檢討。

這個時候如果懂得如何用 PDCA，也就是計畫（Plan）、執行（Do）、查核（Check）、行動（Act）檢視自己的工作方法，或許可以發現自己做事的盲點。

P：計畫

首先，先盤點自己手上所有的待辦事項，接著思考哪些工作可以捨棄、哪些工作的先後順序可以調換……。 假如沒辦法確實按照計畫完成工作，第一件事要回過頭檢視，自己的計畫是否時間分配不當。以《與成功有約》作者史蒂芬 ‧ 柯維（Stephen Covey）的「重要 ‧ 緊急矩陣」篩選工作為例，先畫出橫軸代表工作的緊急度，縱軸代表工作重要度，再將事情分別放入「重要且緊急」「重要，但非緊急」「非重要，但緊急」以及「非重要、非緊急」4個象限。

D：執行

通常，無法依據計畫執行是因為一旦有突發情形，我們會率先處理緊急卻不一定重要的事。但其實 「重要但非緊急」的事，才是我們應該要做的，因為它才能使我們成長、讓組織進步。 不過，這些事通常是「應他人要求」，如主管突然交辦的雜事、同事找你發牢騷等，如果能與對方協調溝通，無法照計畫工作的情況就會減少。

C：查核

使用PDCA循環管理時間，最重要的步驟是查核，有了查核，才會知道下一步該如何改進。每天花一點時間回想今天做的事，哪些需要改進、哪些做法值得學習記錄下來。 把計畫和已做的事用筆記呈現，將過程與成果視覺化。

《讓自己快速進化的PDCA筆記術》裡指出，要讓 PDCA 能順利轉動的原則有二：視覺化、習慣化，「PDCA 筆記術」即是將過程與成果視覺化、養成習慣的方法，筆記製作與心法如下：

A：行動

透過「PDCA 筆記術」看見計畫與實際執行的落差，進而提出改善方案。一段時間後，你會發現，自己犯錯的機率大幅降低，做事的效率也就更高了。