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一本筆記,校準員工的工作重心!改良式OKR目標管理法,把力氣花在最重要的事

2019-11-19 18:08:50
Managertoday
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「Google的OKR管理法是給聰明人自我管理使用的。」希望種子國際企管顧問創辦人林明樟,一語點破他對於目標與關鍵結果(OKR,Objectives and Key Results)的看法。他指出,這種讓所有員工自行訂定目標、管理進度的方法有個前提,「你的員工必須是一群能力極強、態度主動積極的人。」

「Google 的 OKR 管理法是給聰明人自我管理使用的。」希望種子國際企管顧問創辦人林明樟,一語點破他對於目標與關鍵結果(OKR,Objectives and Key Results)的看法。他指出,這種讓所有員工自行訂定目標、管理進度的方法有個前提,「你的員工必須是一群能力極強、態度主動積極的人。」

林明樟直言,多數人的能力沒有比 Google 的工作者來得傑出、也不一定能在工作領域裡擁有自己決定發展目標的權限,因此台灣企業的管理者,若想直接挪用 OKR 到自己的組織裡管理員工,勢必會產生諸多窒礙、最終導致模式失靈。

為使 OKR 更「接地氣」,自 2017 年 8 月開始,他在自己的組織裡實驗、改良、運作,至今在人力僅增加 50% 的狀況下,效率提升 50%、業績增加 3 倍。

個人目標設定,須與公司發展策略結合

為何會想要改良 OKR 並且加以使用呢?林明樟指出,過去組織內也曾運用 KPI 制度(Key Performance Indicators)管理員工,最後發現「 所有人只關心自己的工作成果,卻忘記組織的共同目標 」,員工在各個山頭努力,反而無法提升公司整體效率。

而在原本的方式中,「目標」(objectives)交給員工自由訂定,但他為更聚焦,明確定義:「每個目標必須與提升營收、使用者或口碑相關。」並以該定義檢視員工訂定的目標,強制結合員工的工作目標與公司發展。

確認目標後,才能接續訂定「關鍵結果」(key results)。林明樟以舉辦課程為例,「假定目標是課程滿意度 100 分,那麼每個可能造成失誤的環節,都是我們的關鍵結果。」

林明樟展開學員從接觸活動、繳費、正式上課到課程結束的體驗路徑,改善學員心情低潮的節點,比如因教室地點偏遠,學員彼此相對陌生,心情相對低落,就會在這個節點想方法,提高學員滿意度。

針對上述環節產生的關鍵結果是,「縮短學員抵達教室的時間」,林明樟便派接駁車接送。在這個階段裡,員工可以自由提案,最後再以「導入的困難度、成本、改善程度」作為衡量標準,選出可行性最高的方案執行。

每日檢視產能,公平看待員工績效

經過幾次實戰演練,林明樟又設計了 OKR 筆記本,讓員工管理工作進程。筆記本上,除了基礎的「目標」「關鍵結果」等欄目之外,也新增「預計工時」「新點子」「下件大事」「雜事」等,便於每日檢視工作進度與產能。

林明樟坦言,剛開始導入時,確實有管理難題,除了員工不懂得如何訂定之外,也發現員工不清楚,上班時間究竟是忙於「瑣事」還是「正事」。所以他規定員工在填寫關鍵結果時,也要一併寫上執行的方法,讓員工知道何謂正事。

而當他與員工回顧當周進度,「把 5 天共 5 張便條紙攤開,就可以看出本周貢獻。」若工作進度都只填在雜事欄中,就代表工作排程有問題、或是員工對該項專案掌握度太低,必須重新評估安排,或適當給予協助。

林明樟最後強調,即便是頂尖企業運行許久的管理模式,也會有「水土不服」的可能,管理者最重要的功課在於,從該模式中去蕪存菁、加以改良,整合出符合企業現況的方法,完成組織策略的終極目標。

4 步驟,找出最能達成關鍵結果的方案

在討論如何完成達成關鍵結果時,可能會出現許多不同的執行方案,林明樟提供了 4 步驟、25 宮格決策工具,讓所有人可以理性評估每個方案的優劣勢,便於選擇、比較。

  • 步驟1:列出所有方案
  • 步驟2:依照對公司的幫助、實行的難易度,分別給 1~5 分
  • 步驟3:依照給分標出座標
  • 步驟4:找出最簡單又最有幫助的方案,列為優先執行選項