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除了記流水帳 App 之外,7 種滿足特殊記帳需求的記帳工具

2018-05-31 授權轉載 電腦玩物
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知名的記帳 App 很多,其中許多都經營多年,累積大量用戶,並且持續更新,像是現在可以掃描發票、當作載具的「CWMoney」。或是演化到現在具備跨平台、多人記帳的「AndroMoney」。而介面好看、操作親切的選擇更是眾多,「Monny」、「Spendee」等等,族繁不及備載。

但是除了單純個人記錄流水帳、個人資產之外,有時候有些「特殊的記帳需求」,或許一般記帳 App 不一定能滿足需求,就需要特殊的記帳工具來解決。

今天這篇文章,來整理看看我介紹過的特殊記帳 App,或是我研究過的特殊記帳工具,從需求出發來介紹,說不定剛好你有其中某個特殊記帳需求。

1. 記錄開車支出:Drivvo 開車族專用記帳 App,汽車油耗保養記錄聰明管理工具

開車其實是一個很特別的支出專案,除了油錢、過路費、保養與維修等費用加起來很驚人之外,也因為他的記錄可能還會跟里程數、時間間隔等有關。

於是一般的記帳 App ,或許沒辦法給你最精闢的開車帳目分析,這時候就可以試試看「Drivvo」這個開車專用記帳 App 。

Drivvo-04.png
Drivvo-03.png

2. 管理多人拆帳:Splitwise 最強分帳 App 教學:出國旅行、室友合租拆帳自動化

一般的流水帳 App 就只是單純的記錄每一筆開銷,但是當朋友一起去旅行、室友合租公寓生活時,我們要記錄開銷,更需要分拆好每個人要負擔的款項。如果有時候不是單純的整除就好,那麼算起帳來很可能很麻煩。

這時候就需要使用專門的「分帳工具」,這類分帳服務與 App 也很多,有興趣的朋友可以試試看我推薦過的這個「Splitwise」。

Splitwise-01.png

3. 旅行多人記帳:出國旅行記帳分帳不混亂教學:免裝 App 的記帳表格範本下載

有時候記帳不是自己的事情,而是需要讓很多個人一起記帳,例如一起記錄某個活動上的所有開銷、某次旅行中的所有花費,然後最後才能分清楚帳目。

這時候,除了使用前面的分帳 App 外,也可以試試看我用 Google 表單設計的多人分帳方法。

電腦玩物的旅行記帳分帳App-01.png

4. 家人共同記帳:我的家庭記帳方案:實作 Google 雲端記帳一個月心得

有時候你並不一定想跟家人一起記帳,但也可能你跟我的想法一樣,兩夫妻剛剛開始生活時,想要一起記帳一段時間,除了有份帳目表,更重要的是了解小家庭開支狀況。

我那時候就在這樣的需求下,幫自己和老婆設計了一張共用的家庭支出記帳表,用 Google 表單設計,可以多人合作填寫,就能滿足特殊需求。

google sheet form account book-19.png
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5. 用筆記記帳:丟掉記帳軟體與 App,轉個彎,我養成了記帳的習慣

特殊需求不一定是有什麼特別的帳目要記錄,只是覺得記錄流水帳很麻煩,以及自己喜歡寫筆記,想要在筆記本上(不管數位或紙本),就能簡單完成有效的記帳。

那麼,這時候你可以用任何筆記本,試試看我嘗試過很長一段時間(現在也依然這麼做)的預算錢包記帳法。

accounting

6. 特殊目標儲蓄的記帳:一張簡單「計算表格」做好目標型儲蓄計畫

另外一種特殊的需求,則是比起記帳,更關鍵的是「存到足夠的金額」。可能是為了某個大計畫的開銷,建立一個有效的開支與儲蓄計畫,目的不是要看到流水帳,而是要能逐步累積到自己想要的儲蓄金哦。

你可以試試看上面文章連結裡的儲蓄計劃表。

或者可以把同樣的方法,用到自己的一些專案管理工具中,例如:「如何活用 Trello 記帳?我的理財計畫心得與看板範本」。

Trello Manage Your Money-01.png

7. 為了養成記帳習慣:記帳城市:最會遊戲化台灣團隊幫你「直接上癮」每日記帳習慣

其實我發現有很多朋友在用記帳 App 後,並不一定會回頭看自己的統計報表,也不一定會仔細回頭去看流水帳帳目。但是他們使用記帳 App 的目的,則是在記帳當下「提醒自己重視每一筆開銷」。

所以需要的其實是養成一個記帳的習慣、行動,那麼這時候或許就非常適合利用這款遊戲化的記帳 App:「記帳城市」了。

記帳城市-01.PNG
記帳城市-02.PNG

以上,就是我自己介紹過的特殊記帳需求工具,我也很好奇還有沒有其他特殊的記帳需求,並且有專門的工具來滿足?歡迎大家一起來分享。

有興趣的朋友,還可以參考:「記帳不是只能流水帳,養成有效記帳習慣可以用這七種記帳方法」這篇文章。

(本文出自電腦玩物

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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