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想到開會就覺得煩?主管少做 4 件事,會害部屬無法好好做事

2019-11-23 05:26:20
Managertoday
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「打開行事曆,一個禮拜擠了超過 5 場會議,到底什麼時候才能坐下來好好工作?」這是不少上班族的心聲,有些主管、專案負責人有事沒事就叫你來開會,一開兩個小時,如果又排在下午,可以說當天下午就這麼荒廢了。

「打開行事曆,一個禮拜擠了超過 5 場會議,到底什麼時候才能坐下來好好工作?」這是不少上班族的心聲,有些主管、專案負責人有事沒事就叫你來開會,一開兩個小時,如果又排在下午,可以說當天下午就這麼荒廢了。

會議經常是打擾員工上班的大敵。過於頻繁地開會,不僅打斷部屬進入「心流」的工作狀態,更是浪費時間。身為企業領導者,最好盡可能地減少開會次數,還給員工「乾淨無噪音」的工作環境。你可以透過下面 4 個方法達成會議減量,可以混和搭配也能單獨使用:

1. 每個禮拜只開一天的會

程式學習公司 One Month 的聯合創辦人暨執行長瑪坦.格里菲(Mattan Griffel)困擾於會議太多,占據不少時間,因而將會議集中,固定排在每個禮拜三,其他日子則不排任何會議,好專心工作。好處是,每當禮拜三一到,他就會有心理準備這整天的工作就是開會,使上班節奏更簡化、更清晰。

如果當天已經排滿行程,新的會議就要安排到下個禮拜三。結果,不僅讓他在其他時間能專心工作,而且還幫他過濾掉不重要的會議,例如有些人開會的目的,就只是想要見面聊一聊,其實打個電話或寫 email 就能解決了,實在沒必要坐下來面對面開會。

2. 打造「無會議」時段

在公司裡常常聽到眾人抱怨因為會議太頻繁,無法擁有足夠思考時間完成工作。這個方法經典但很有效,就是規定不准安排會議的時段,像是每禮拜二上午 9 點到下午 3 點,或者是每天中午前不開會。

攝影平台 PhotoShelter 執行長安德魯.芬格曼(Andrew Fingerman)就受惠於此,他指出,他一年多來力行在中午前不舉行會議,早上時段對於需要專心思考公司策略、規畫等事務非常重要。而他實行的結果──讓生產力大幅提升

3. 定期調整會議

有時候,必要的會議就是這麼多,那麼該怎麼減量?你可以定期檢視行事曆,回顧過去一段時間所開的會議,到底是不是真的需要花這麼多時間,或者甚至可以將討論以別的形式繼續,以減少開會次數和時長

舉例來說,過去有些會議表定 1 個小時,其實只要節奏快一點、不多閒聊,完全可以縮短在 45 分鐘,甚至 30 分鐘就結束。而有些沒這麼重要的議題也不需要拿到會議上討論,像是例行的庶務事項想要詳細知道,用 email 或雲端文件就可以解決,讓會議在更短時間裡完成相同的工作。

4. 定期清理會議

醫療媒合平台 Healthify 為了解決會議繁雜的問題,每 6~9 個月就會先刪除所有例行會議,並開會制定可以把它們添加回來的規則

這些被刪掉的例行會議,在兩個禮拜內不能加回來,也就是說,員工們會在這段時間裡體會沒有這場會議,是否真的影響到工作。若眾人都認為不能沒有某一場會議,則可以在兩個禮拜後要求「復活」它。但要是大多數與會者認為不開某場會議不怎麼影響工作,往後就不再舉行,以達到會議減量的目的。

資料來源 / The Muse