email 已是普遍的溝通工具，不少人因為用得太過習慣、頻繁，所以沒發覺在無意中犯的錯誤。尤其初進社會的新鮮人，更常因為沒有學習過工作 email 的撰寫細節，屢屢惹怒收件者，甚至被合作單位認為缺乏專業素養。

以下 4 點是最需要注意的 email 心法：

1. 回信總是不改主旨標題

許多人習慣在原信直接回覆，雖然方便也能看出溝通的前後脈絡，卻容易造成不相關的主題夾雜在其中。尤其當這封信同時發給好幾個人時，所有人你一言我一語，談論的話題就會偏移。

如果回信談論新主題又不修改標題時，以後就難找到有關信件。因此，重啟新標有助於降低未來搜尋的時間。

2. 期待立刻獲得回應

如果有緊急的事，不要寫 email。這大概可以說是一項職場潛規則了，如果你不是無時無刻都在收信，或者總是有空回信，為什麼要求別人就得立刻回覆你的 email？

要是你需要馬上得到某件事情的答案，建議直接找同事親問或打電話，消除因為時間差帶來的不便與麻煩。真的要 email，就得有無法立即得到回應的準備，否則只會惹人厭煩。

3. 不使用副本（CC）和密件副本（BCC）

使用副本與密件副本，被許多人認為是寫 email 的基本智慧及禮儀。要是一股腦把人全放在「To」（收件者）的名單內，有時就會引發同事、主管間的誤會，甚至讓人認為你沒有禮貌。

那麼，這三者之間該如何區分？「To」是該封信內主題的直接關係人，像是對方的窗口、需要執行 email 任務者。CC 是需要知道信內事件，但沒有直接相關或責任的人，例如你的上司、專案經理、跨部門同事等等。了解信內主題，能幫助他掌握狀況或下決定。

使用 BCC 後，收件者將不會看到其他收件者的 email 地址，常常用在發送對外通知上。比如，如果你是公關人員，發信給各大媒體時就應該點用 BCC，以保護各個媒體窗口的隱私，不然容易被砲轟缺乏專業常識。

4. 在星期一發送 email

經過周末兩天假期，回到工作崗位的第一天總是需要時間熱機，這時人們並不處於最佳狀態，也最容易出錯。因此，若是在星期一寄發重要的 email 時，務必比其他時間謹慎再小心地檢查，確保無誤。

而 email 管理公司 Boomerang 的研究指出，星期一也是 email 標題行裡，出現最多負面情緒、字眼的時候，使它最不可能獲得回應。下次在星期一寄信時，稍微再多留心一點吧！

資料來源 / FastCompany