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你會在周一發送 email 嗎?沒注意到 4 個細節,小心一秒惹怒收件者

2019-11-19 00:13:22
Managertoday
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email 已是職場普遍的溝通工具,不少人用得太過習慣、頻繁,沒發覺在無意中犯了錯誤。尤其初進社會的新鮮人,更常常因為沒有學習過工作信件的撰寫細節,屢屢惹怒收件者,甚至被合作單位認為缺乏專業素養。

email 已是普遍的溝通工具,不少人因為用得太過習慣、頻繁,所以沒發覺在無意中犯的錯誤。尤其初進社會的新鮮人,更常因為沒有學習過工作 email 的撰寫細節,屢屢惹怒收件者,甚至被合作單位認為缺乏專業素養。

以下 4 點是最需要注意的 email 心法:

1. 回信總是不改主旨標題

許多人習慣在原信直接回覆,雖然方便也能看出溝通的前後脈絡,卻容易造成不相關的主題夾雜在其中。尤其當這封信同時發給好幾個人時,所有人你一言我一語,談論的話題就會偏移。

如果回信談論新主題又不修改標題時,以後就難找到有關信件。因此,重啟新標有助於降低未來搜尋的時間

2. 期待立刻獲得回應

如果有緊急的事,不要寫 email。這大概可以說是一項職場潛規則了,如果你不是無時無刻都在收信,或者總是有空回信,為什麼要求別人就得立刻回覆你的 email?

要是你需要馬上得到某件事情的答案,建議直接找同事親問或打電話,消除因為時間差帶來的不便與麻煩。真的要 email,就得有無法立即得到回應的準備,否則只會惹人厭煩。

3. 不使用副本(CC)和密件副本(BCC)

使用副本與密件副本,被許多人認為是寫 email 的基本智慧及禮儀。要是一股腦把人全放在「To」(收件者)的名單內,有時就會引發同事、主管間的誤會,甚至讓人認為你沒有禮貌。

那麼,這三者之間該如何區分?「To」是該封信內主題的直接關係人,像是對方的窗口、需要執行 email 任務者。CC 是需要知道信內事件,但沒有直接相關或責任的人,例如你的上司、專案經理、跨部門同事等等。了解信內主題,能幫助他掌握狀況或下決定。

使用 BCC 後,收件者將不會看到其他收件者的 email 地址,常常用在發送對外通知上。比如,如果你是公關人員,發信給各大媒體時就應該點用 BCC,以保護各個媒體窗口的隱私,不然容易被砲轟缺乏專業常識。

4. 在星期一發送 email

經過周末兩天假期,回到工作崗位的第一天總是需要時間熱機,這時人們並不處於最佳狀態,也最容易出錯。因此,若是在星期一寄發重要的 email 時,務必比其他時間謹慎再小心地檢查,確保無誤。

而 email 管理公司 Boomerang 的研究指出,星期一也是 email 標題行裡,出現最多負面情緒、字眼的時候,使它最不可能獲得回應。下次在星期一寄信時,稍微再多留心一點吧!

資料來源 / FastCompany