Managertoday 經理人

英文 email 這樣寫才對!留意 9 個重點,讓收件者一眼看出你的專業

2019-11-17 00:01:24
Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2018-01/img-1514796791-50381@900.jpg
不論你是新手或老鳥,請看看以下關於撰寫電子郵件中的提醒事項,讓人從 email 就看得出你的專業:

每個人每天收到的電子郵件這麼多,如何讓人優先打開你的信,並且願意快速回覆呢?

不論你是新手或老鳥,請看看以下關於撰寫電子郵件中的提醒事項,讓人從 email 就看得出你的專業:

1. 下一個富資訊性、連結度高的主旨

主旨是商業信件的黃金地段。把主旨當作新聞標題來寫,向讀者傳達訊息,並且確保你的信件能被優先閱讀。

以「How to Get and Keep our Edge(如何取得和維持我們的優勢)」取代「Some Thoughts( 一些想法)」。

以「Meeting Rescheduled for June 3(6 月3 日的會議改時間)」取代「Meeting Schedule(會議時程)」。能表達出內容意旨的主旨最有效果。

2. 不知道收信對象是誰,信件開頭問候的稱呼該怎麼寫?

可以的話盡量以名字稱呼。如果找不到名字,用職銜稱呼,避免是用部門名稱稱呼。

此外,避免以下兩種陳腔濫調的稱呼:Dear Sir or Madam(親愛的女士或先生),以及To Whom It May Concern(敬啟者)。

3. 簡單扼要但不隨便

尊重他人時間。同樣的內容,電子郵件上看起來與比紙本信件多一倍。使用簡短的單字、片語、縮寫,同時避免重點分散與過於隨便。

以下縮寫用在給外部客戶的電子郵件中過於草率不正式:

Pls email yr respnse 2 me and incl amt needed.
請電郵你的回應給我,並包括需要的數量。

4. 讓讀者方便回覆

利用問句,讓讀者能針對你需要的訊息直接回答是或否,或是做出簡單回應。

問「Do you agree?( 你同意嗎?)」取代「Let me know what you think.(讓我知道你的想法。)」

問「Is Monday or Wednesday at 2 pm better for you?(週一或週三下午2 點,哪個時段你比較方便?)」取代「Let’s get together to discuss.(讓我們一起討論。)」

5. 容易閱讀

適當使用大小寫、空白,以及清晰的字型( 例如Times New Roman、Courier、Arial、Hobo 等)。

6. 好好收尾

說明下一步,如截止期限,以及善意正面的問候。

Please respond to the attached questionnaire by Friday, May 10. We welcome your contributions.
請在5 月10 日週五以前回應附件的問卷。我們感謝你的貢獻。

7. 校對

確保正確性,避免尷尬與不專業。以下兩個錯誤不僅讓人感到尷尬,也顯出寫作者的不專業:

The candidate we are considering was indicted last evening.
我們正在考慮的候選人昨晚被起訴了。
修正:inducted 正式委任

The committee will defiantly be present.
委員會將會狡猾地出席。
修正:definitely絕對

8. 不要全部用大寫字

不要全部用大寫字。整篇都是大寫的信件除了減慢閱讀速度外,也會點燃讀者怒火,全大寫的英文字母看起來就像尖叫一樣。

9. 不要沒有加註評論就直接轉寄

將轉寄的內容在信件中簡述,並說明轉寄原因。寄送附件時也一樣,別只是寫「Please see attached.(請見附件。)」,而是具體告訴讀者附件是什麼。

The attached guidelines explain the incentive contest rules.
附件為解釋競賽獎勵規則的標準。

The attached announcement will introduce you to a welcome addition to our management team.
附件的公告為你的介紹,歡迎你加入我們的管理團隊。