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工作規畫術步驟7:檢討

2019-12-16 10:01:38
Managertoday
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工作規畫是一道不斷循環的流程,唯有反覆檢視計畫與實際的落差,找出問題發生原因,做為下次工作規畫時改善的依據,才能讓工作流程臻於完美、止於至善。 各種事前沒預估到或難以掌握的變因,多少都

工作規畫是一道不斷循環的流程,唯有反覆檢視計畫與實際的落差,找出問題發生原因,做為下次工作規畫時改善的依據,才能讓工作流程臻於完美、止於至善。

各種事前沒預估到或難以掌握的變因,多少都會造成計畫執行不如預期。因此,工作規畫的最後一步,就是在事情結束後,針對整體過程進行評估,發掘問題、找出對策,進而制訂新的工作機制,以期讓未來工作方式更臻完美。

**廣徵各方意見,釐清問題本質
**在評估時,首先必須「蒐集與掌握問題點」,找出過程中所有的困擾、不平、不滿和期望。《超完美工作規劃術》作者神谷一博表示,所謂「問題」,是指計畫與現實的落差,除了自我評估之外,更應盡可能請他人提出看法,例如聽取上司或工作夥伴的意見、對顧客進行問卷調查等,才能避免主觀盲點。

《一定做得到的效率工作法》作者吉山勇樹則建議,評估可從以下4個面向分析計畫的落實程度,發掘問題所在:

1.****目標:是否達成原訂的目標或目的?
2.****時間:是否依照原定時程表進行?
3.****資源調度:預算、人力是否足夠?
4.****計畫發想:有沒有發生任何預期外的問題?

分析計畫落實度時,吉山勇樹認為最好採用「之前****vs.****之後」(Before vs. After****)的比較方式,並將前後結果以數字或圖表呈現,例如「預估廣告可使來店人數增加30%,結果只提升10%」「原訂銷售業績為前年度的250%,卻只做到150%」等,藉由明確的數字對照,讓做不到或失敗的部分一眼就能看出。

接著,再從各項具體的問題點中,分析現狀,鎖定主要原因。《大工作術》提醒,根據上述方法蒐集到的資料,乍看之下常都是些瑣碎而毫無脈絡的事,多數人很容易便犯下兩項錯誤:一是把焦點集中在「當下如何應對」,二是輕率地把原因歸咎為「人為疏失」。

然而,每個問題的發生一定都有其結構性因素,唯有透過整理、歸納與分析,才能抓出問題發生的根本原因,從而對症下藥,否則相同的問題往後一定會再度發生。

**從失誤中學習,建立新的工作機制
**當評估結束,歸納出所有的問題原因後,此時就要學習從失敗中汲取教訓,建立一套新的工作流程,避免重蹈覆轍,才是真正有用的改善之道。

針對預防錯誤再度發生的對策擬定,《大工作術》一書指出,工作者應就以下三個層次進行思考:

第一層是「預防問題再度發生」:例如讀英文字母給他人時,想要減少說錯的機會,可用「BOY的B」的方式敘述。

第二層是「建立可以發現錯誤的機制」:例如為避免密碼輸入錯誤,可將登錄方式設計成必須輸入兩次,以驗證輸入正確與否的雙重檢查流程。

第三層是「就算發生錯誤,也不會產生問題的對策」:例如為避免資料損毀,公司伺服器要做雙重備份;或是為避免資料外洩,將公司電腦設計成無USB插槽的格式等。

至於在制訂新的工作機制時,神谷一博提醒,最重要的原則就是絕對不可依據個人意識、幹勁或做事方法來設定工作方法,而應從工作的系統面上做改變,才是具有實效性的對策。比方說,若是想簡化文書作業,便應構思如何將文書設定成固定格式,或採用打勾確認的檢核表方式,才能達到一勞永逸的解決。

正如《專案管理聖經》作者詹姆斯‧路易斯(James Lewis)所說,「如果你總是用慣用的方法做事,得到的永遠是一樣的結果!」工作規畫不是一個線性過程,而是一道不斷循環的流程,唯有反覆檢視計畫與實際的落差,找出問題發生原因,做為下一次工作規畫時改善的依據,才能讓工作流程真正臻於完美、止於至善。

(本文出自《經理人月刊》2011年7月號。整理‧撰文 / 謝明彧,編輯 / 齊立文。)

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