每天記帳、還是月光?用這張「記帳表格」管開銷,才能真正存到錢!

每天記帳、還是月光?用這張「記帳表格」管開銷,才能真正存到錢!

經理人 Managertoday
https://bnextmedia.s3.hicloud.net.tw/image/album/2019-07/img-1563864581-18701@900.png
記帳是一件容易半途而廢,甚至痛苦的事情!本文除了推薦2021最適合經理人們的3款記帳App外,還提供記帳表格範例,自製excel記帳表不再困難!
每逢月底,你身邊應該總有一些朋友,會以「這個月好像有點花太多了,先不要算我好了」「要等到發薪日才有錢」的理由推掉飯局或出遊。 賺多少、花多少、卻沒有存多少,是許多工作者的痛點,別只看著存摺中毫無成長的數字,與其懊惱自己到底把錢花到哪裡,不如直接拿出手機、筆記本開始製作屬於你的記帳筆記!本文除了提供記帳表格範例外,還精選了 3 款適合經理人的記帳 App,希望在財務管理的路上助讀者一臂之力。 不少財經專家或理財達人會建議,想存錢、理財,「記帳」是達成這些目標的第一步。然而,記帳對很多人來說,是一件容易半途而廢,甚至痛苦的事情。有時候已經記帳,卻發現留下來的錢並沒有增加,究竟要怎麼才能透過記帳有效控管開支? 提不起勁記帳時,寫下失敗記錄面對現實 「當一個人業務不佳,總是厭惡於研究帳本、面對現實。」 石油大王約翰.洛克斐勒(John Rockefeller)在《一美元開始的修練》強調,詳實記帳才能了解生意是賺是賠。這樣的道理套用到個人也適用,許多人就是不想面對錢一直流失的困境,所以總是提不起勁記帳。 碰到這種情況時《再見,拖延病!》建議,不一定要強求自己立刻記錄每筆支出,可以改成撰寫「失敗紀錄」,回顧曾經因為無法控制自己的消費方式導致錢不夠,而吃過哪些虧,先讓自己面對現實,知道不學會控管金流的話,這些不好的事情只會持續發生。 接下來進入落實記帳的步驟,其實記帳表格不難製作,除了記下每個月收入之外,可以依照自己的需求,建立不同的消費類別,例如伙食、交通、租屋等等,並記得標註是用現金或信用卡支付。 如果經常忘記自己花過哪些錢,平常要養成保存收據的習慣,或像是以電子錢包、信用卡支付時,現在許多銀行與業者會提供簡訊、App 通知消費金額,方便隨時查看花了哪些錢。 另外要提醒的是,由於我們日常都會養成一些「無意識」的消費習慣,當我們從錢包掏出零錢時,可能已經失去了花錢的實感,但日積月累下來也會形成一筆不小的資金,必須更重視這筆消費是否有需要,或是能否找到更便宜的替代方案。 同時,也可以製作一張浪費清單(參見下圖),更有感覺地認知它們不只是不足為道的小錢。因此,即使 10 元、15 元的跨行提領手續費或飲料錢等,都應該詳實記錄。 你的浪費清單:小錢也要管,抓出能省下的開銷 有一些習慣產生的支出,可能會因為金額不大,反而認為沒有省下的必要。但其實應該找出這些消費,彙整後並以年度來看,可以替自己留住多少錢。 經理人特刊:整理大腦的筆記術 資料來源:《呆薪族也能變身富一代》,天下文化出版 至於記帳形式的話,當然用紙、筆寫下每天支出的金額,會強化自己對於花錢的認知,可是如果擔心這樣傳統的記帳方法,總是無法持久的話,現在手機上也提供了各式各樣的記帳 App,只要一花錢就能隨手拿起來記錄,每個月底還能幫忙總結當月的消費金額與各類別占比,也是一種養成長期記帳習慣的方法。 3 款記帳 App CWMoney、記帳城市、雲端發票推薦 使用記帳 App 讓每月支出會以長條圖、圓餅圖來呈現,同時透過設定各類別消費預算,幫助使用者「抓漏」。使用者不僅可以「看到」財務資源分布狀況,事後回顧,還可進一步思考能否做更有效率的財務運用。 1.「CWMoney」記帳、繳費一把抓,連收支也能做專案管理 CWMoney 理財筆記(以下簡稱 CWMoney)堪稱是具備最完整功能的記帳 App,可以輸入收支紀錄、製作長條圖和圓餅圖,還可以提供手機條碼給店員掃描,讓你結帳時同步完成記帳。 除此之外,使用者可以事先設定各類別預算,像是每月飲食預算為 5000 元,如果目前已支出 3500 元,可以時時提醒自己目前已使用 7 成預算,確保達成省錢目標。此外,CWMoney 提供一站式繳費,包含綁定代繳電信費、交通費、水費和信用卡費等,繳款後會自動在 App 內新增記帳項目。 如果有長期的特殊活動,譬如橫跨 7 天的出國旅遊或長達數個月的婚禮籌備,CWMoney 還可以另設專案類別,讓使用者日後可以清楚看到單一活動的完整明細。 對記帳初學者來說,CWMoney 免費版功能就很足夠,但亦提供付費(Android 版 120 元,iOS 版 130 元)的進階版本,可以分析年度收支、匯出 CSV 檔案等額外功能。同時,CWMoney 也在 App 內提供理財相關文章,幫助使用者在記帳時,吸收理財知識。 2.「記帳城市」使用者化身城式市長,連記帳都充滿破關樂趣** 記帳城市 記帳城市運用「遊戲化」理論,幫助人們建立記帳習慣。使用者在「記帳城市」內化身為城鎮市長,每一筆收支紀錄都會形成一棟建築物,像是記錄午餐吃了 80 元後,系統會自動生出一間「美食攤」,累積數量後,可以把兩個美食攤合併成更大一間「家庭餐館」,兩間家庭餐館可合併成一間「小餐廳」,以此類推。 長期下來,使用者可以打造出獨一無二的城市樣貌,並透過城市中建物的大小與多寡,了解自己的消費習性。同時,App 也具備基礎的統計功能,供檢視每周、每月、每年的記帳數據。 記帳城市團隊亦懂得運用「認知心理學(cognitive psychology)」,像是藉由對話方式,每天傍晚推播記帳提醒,通知內容寫道:「市長!記錄今天的花費來建造城市吧!」或是在使用者登入 App 後,給予立即的鼓勵如「繼續加油!」。程式也設計獎勵機制,如果連續一周都有登入 App 記帳,就可以獲得隱藏版的特殊建物。 電腦玩物 3.「雲端發票」用手機條碼一鍵登錄,揮別對發票惡夢 拿到紙本發票時,可以透過「連續掃描」發票上的 QR Code 和「手動輸入」兩種方式把發票存入「雲端發票」App,並透過內建的「消費分析」功能,讓使用者明白這個月收入是花在生活用品比較多,還是外食吃得太豐盛。 如果已經擁有個人「手機條碼」並設定好獎金匯入帳戶,「雲端發票」可以幫你擺脫過去一張一張核對發票號碼的惡夢,一「鍵」兌獎完畢。 考量到近年來各家企業品牌都推出 App 與會員制度,雲端發票也幫使用者彙整各家會員卡條碼,讓消費者在結帳時可以同時刷「手機條碼」和「會員條碼」,不用來回在兩個 App 畫面間做切換。此外,雲端發票還設計「探索雲端」功能,讓使用者可以針對每張發票的消費項目,對該店家、該品項發表評論,如同內建一個 Google 評價。 需要注意的是,如果是掃描紙本發票 QR Code 存到 App 中,仍須妥善保存紙本發票,因為中獎金額超過 1000 元,領獎時會需要提供。目前所有發票 App 都一樣。 光記帳還不夠:事後分析,找出花費最多項目 不過,記帳的前幾個月,可能會驚覺自己原來花了那多錢,但省錢無法只靠記帳。《下班後賺更多》直言: 記帳不代表財務狀況會改善,有效調整消費習慣的記帳需要最後一步:事後分析。 我們每天的現金流,都可以分成必要、需要與想要 3 種類型: 必要代表要過生活與工作一定得支付的金錢,例如你的房租、水電費等等。 需要是沒有這項消費也不行,但是金額高低可以由自己掌握,例如多數人每月大宗的伙食費 最後則是看電影、買遊戲等想要支出。 每個月回頭檢視該月各類型支出的比例,才能找到究竟是哪些費用,吃掉了多數的薪水。否則你可能總是「省錯錢」,例如故意不吃晚餐,卻把痛苦怪罪到記帳上,導致持續的意願跟著降低。實際上,你可能是因為支出太多娛樂花費,應該要從這一塊檢討才對。 記帳的下一步:製作預算管理帳戶 經過 3~6 個月的記帳之後,你應該可以大致上抓出自己每個月的消費分布,這時候可試著進階到預算管理的方式,拿到薪水之後就分配至不同用途的帳戶。 《下班後賺更多》作者艾爾文建議,理想中的帳戶分配是生活必須占 50%,投資股票或基金的投資理財帳戶、學習新知識和技能的自我成長帳戶,以及犒賞自己的盡情享樂帳戶分別各占 10%,最後為了出國、買車等未來大筆支出存錢的長期計畫支出則為 20%。 因為事前已經做好了適當規畫,知道自己每個月各項支出能有多少額度,花起來也可以更沒有負擔,確認預算制可行的話,也能考慮試著停下記帳。 然而,如果生活開銷總是超過 50%,可以調整各帳戶分配的比例嗎?艾爾文回答,這時候就得回過頭從記帳中,尋找生活開銷過高的原因。但如果短期之內真的無法減少花費的話,可以遵守「投資理財帳戶一定得維持 10%」原則,縮減其餘帳戶的比例,但最終還是要以生活費逐步降低至 50% 為目標努力。 記帳表格範例:增加一欄區分「想要」還是「需要」 記帳表格不需要太複雜,不然不想要記錄。另外要讓記帳發揮效果,記得以顏色、符號區分支出類型,每個月底要回頭加總計算,才能抓出財務漏洞。 經理人特刊:整理大腦的筆記術 本文出自《經理人月刊》特刊:整理大腦的筆記術 資料來源:《下班後賺更多》,三采出版