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經理人特刊:整理大腦的筆記術

每年存多少錢、身價有多高?一張表格掌握財務狀況

2019-07-29 整理‧撰文 陳彥丞
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每隔一段時間,回頭看看這些日子的努力,或許你達成某些當初設定的目標,也可能因為表現良好,受到主管賞識,但別忘了確認一下這些工作成果,是否反映在「財務狀況」上

就像是企業每一季都會公布財務報表,讓投資人了解公司的營運情形,財報的概念同樣可以運用在個人身上,幫助你確認自己這間「公司」,營運的狀況如何?存款有沒有增加?投資標的是否有達到一開始設定的報酬率?這時候,你可以編列專屬於自己的「資產負債表」。

列出個人財產清單,評估可否靈活動用資金

認證理財規畫顧問(CFP)王麗文解釋,

資產負債表可以清楚列出一個人的資產全貌,更重要的是能夠看出自己制定的理財計畫,是否如期完成。

因此,除了單看每年度的資產變化,建議還要以 3 到 5 年作為區間,利用這張表檢視中、長期的目標能否實現。

編列這張表並不困難,只要先區分出手頭上的資產與負債即可。首先要盤點現金、活存、定存,到投資的股票、基金,以及名下的房地產,這些都屬於資產的類別當中。

另外,保險也可以是你的資產,但只有具備「保單價值準備金」(意指保戶累積所繳交保費,扣除必要支出後,多存在保險公司、可用來支應未來保險金給付的金額)的保單,例如壽險、儲蓄險等,才可以放入資產當中。

要留意如果你認為這張保單的目的在於保障,而不只是資金停留處,王麗文就認為不需要列入,以免資產「膨風」。

列出各項資產還沒結束,接著要區分「流動性」與「非流動性」。所謂流動性資產,代表能迅速轉換為現金的資產,例如定存、股票都是,至於像房地產需要一定時間才能賣出,就會被歸納為非流動性資產

之所以要用流動性區分,目的在於檢視償債能力。假設你有 1000 萬的資產,卻有 950 萬都是在房地產當中,萬一緊急需要用錢時,就會出現周轉不靈的情況。藉由分類資產,才能正確掌握自己的資金靈活度

買房前檢查財務體質,確保有足夠償債能力

再來整理手上的負債,包括房屋、汽車貸款等,當年度預計要繳納的所得稅、還沒繳完的分期付款,都要一併記入。

負債同樣區分為流動性與非流動性,只是判斷標準變成該筆負債是否要在一年內還清。王麗文指出,如果只觀察總資產與總負債之間的比例,容易陷入流動性風險當中

舉例來說,總資產 1500 萬、總負債 500 萬,看似不會出現財務問題。但經過分類後,發現總資產中有 1200 萬元屬於非流動性,總負債卻都是流動性時,就代表財務出現警訊。她建議,

流動性資產至少要是流動性負債的兩倍,才是較為健康的財務體質。

詳細列出資產與負債,並進行分類之後,再用總資產扣除總負債,得出淨資產,也可以說是自己的「身價」

王麗文最後提醒,碰到一些重大用錢的事件例如買房買車之前,可以透過模擬資產負債表,評估自己是否有足夠的償債能力。

總資產與總負債相減,了解自己財務有沒有進步

編制資產負債表其實相當容易,以下就用阿偉的例子,他有一些存款與投資,並背負學貸與房貸,示範應該如何計算出自己目前的「身價」究竟值多少:

資產負在筆記_1_1.png
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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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