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別急著裁員!台灣理光:疫情下想站穩腳步、掌握商機該做的兩個準備

2020-08-13 19:46:25
Managertoday
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台灣理光常務董事許博惇認為面對新冠肺炎疫情,企業必須進行疫前中後三階段超前部署,才能降低營收衝擊,並在疫情結束後能以更彈性的組織、更優化流程站穩市場。

今年3月初,新冠肺炎疫情在歐美各國快速蔓延,連帶造成台灣個案數快速攀升,不少企業也跟著受到影響,像某外商金融業就因為有員工確診,導致同間辦公室同仁需居家隔離14日,中研院也因為爆發群聚感染事件,宣佈同一棟大樓的員工居家辦公2週。

為免疫情影響日常運作,許多企業開始規劃居家辦公、分組辦公等制度,然而,台灣理光常務董事許博惇認為,光是減少員工群聚機會還不夠,企業必須從風險評估開始,分成疫前、疫中、疫後三階段超前部署,啟動轉型管理、檢視企業體質、優化及簡化流程、員工再訓練等措施,如此才能降低衝擊,並加快疫情結束後重新立足市場的腳步。

台灣理光常務董事許博惇
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超前部署三階段 降低疫中衝擊、掌握疫後商機

許博惇進一步解釋,疫前、也就是疫情剛開始發生的時候,企業管理者第一步要做的是風險評估,思考疫情對外部客戶、供應商與內部現金流的衝擊,再根據風險評估結果去制定對應策略,例如:透過異地辦公制度規避風險、根據當下的市場需求調整資源分配,並積極培養員工的危機意識,從而建立緊急應變能力。

以台灣理光為例,在2月初過完農曆年後,當時台灣的案例雖然還不多,但台灣理光已經開始演練分組辦公制度,透過反覆演練去做改善,像是在演練過程中發現某部門A組員工竟然與另外一個部門B組員工是室友,緊急調整兩人的編組,又如徵用一間公司會議室作為臨時倉庫,透過一次次演練去落實不同組員工不相互接觸的風險規避原則。

當企業擬定風險對應策略後,接下來就進入疫中部署階段,此時重點在於:維持既有營運效能、適時與員工分享公司應變計畫與進度,以及進行人員組織再訓練。

許博惇認為,受到疫情衝擊,部份員工的工作量可能會減少,在工作時間不變的前提下,企業可以增設專案型組織,讓員工去執行過往想做但沒有時間的計劃,例如:流程改善,也或者進行人員的再教育,例如:工程師可以接受業務訓練,當員工具備多重技能時,不只企業在人才調度與分組上可以更有彈性,也能提高自身競爭力,為疫後回溫的市場及早做準備。

完成疫中部署後,企業管理者便可以開始思考,疫情將會對市場造成什麼樣的改變,並抓住這股市場趨勢,及早做好轉型準備。以餐飲業為例,疫情可能會創造新一波外送服務需求,餐飲業者就該思考如何掌握外送市場商機,而台灣理光新組織「商務流程顧問服務事業處」BPCS (Business Process Consulting Services)的成立,也是瞄準疫情所帶來在家工作的趨勢,希望透過BPCS提供商務流程顧問服務,幫助企業改善既有工作流程,提高組織工作效率。

給企業主的兩個提醒

而在疫前、疫中到疫後的三階段部署過程中,許博惇也提醒管理者要注意以下兩點,一是不隨便刪減人力,二是建立在家工作的管理思維。

提醒1:不輕易削減人力

疫情可能會造成公司出現閒置人力,此時管理者不應該透過裁員的方式降低人力成本,而是要檢視自身的組織型態,選擇再教育訓練或組織整併的方式,同樣也能達到優化人力成本的目標。如果是效率型組織(Efficiency),企業可以進行人員再訓練,以利日後的人力調度,若是應變型組織(Contingency),則可進行組織整併,增設新組織去執行新的業務計劃。

提醒2:建立遠距工作的管理思維

提到現在很多企業採用的遠距工作制度,許博惇認為在採購相應的IT設備前,應該先調整管理思維、掌握以下四大管理重點:
第1、每一項指派的工作任務,都應作到內容清楚明確。
第2、主管的思維應具有同理心,畢竟家中工作環境與辦公室不同,工作表現可能會不同於在公司上班,建議成立專案型組織,以因應工作型態不同。
第3、藉由平日建立的互信原則,與員工約定好工作回報時間。
第4、針對技術含金量較高的工作,例如:設備維修工程師,可以指派新的工作內容,例如;匯整平常工作問題、思考工作流程如何改善。

在管理者改變思維後,接下來才是思考遠距工作需要的平台,至少要具備溝通、檔案存取、流程簽核等功能,才能讓員工順利完成工作。像台灣理光的雲端會議室,可以整合各個視訊會議平台,讓企業不只用於內部溝通,也能與外部客戶或供應商順暢溝通。還有可以和紙本勾稽的雲端文件系統,方便員工遠距查找工作所需資料。

最後,許博惇再一次強調,疫前、疫中、疫後的部署策略,並不是一定要照著疫情變化來進行,即便今日,疫情已在全球大爆發,企業也應該從疫前的風險評估機制開始,循序漸進完成部署,尤其過往企業礙於種種顧慮,可能無法立即啟動數位轉型計劃,如今的疫情雖是危機,卻也是轉型契機,企業可以藉此機會重新檢視、改革並沿用管理流程、凝聚全體員工共識,實現降低衝擊、掌握新商機的目標。

台灣理光

台灣理光各部門主管將最重要的防疫工作列出,製作本手冊供企業們參考。期許為各位在防疫及轉型之路上提供最佳幫助。

下載台灣理光防疫工作報告:https://www.ricoh.com.tw/support/downloads