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商務溝通
2020-08-03
整理‧撰文 高士閔、韋惟珊
整理‧撰文 高士閔、韋惟珊
PPT表格美化小訣竅!簡報活用甘特圖、熱區圖,抓住觀眾眼球
2020-08-03
整理‧撰文
高士閔、韋惟珊
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一旦簡報出現表格的樣子,觀眾會自動從左欄讀到右欄,從上列讀到下列,比較不同數值。然而,使用表格也有壞處,就是在簡報時,觀眾有時會太認真地看表格,反而沒有注意聽講者想講的重點。因此,非必要,簡報中盡量少用完整的表格。
PPT表格錯誤示範:框線過粗、顏色過於鮮明
若非得使用表格,務必注意框線的粗細,太粗反而會干擾閱讀,建議使用灰色框線。
PPT表格較好的做法:熱區圖,凸顯想講的重點
另一種解法則是熱區圖(如圖2),在表格內加上顏色,以凸顯「年收入下降的季度與地區」。使用熱區圖手法,必須想清楚你要闡述的論點是什麼,才能發揮最佳效用。如果使用超過一種顏色,各種顏色代表的意義要另外列出。
修改表格設計的 3 個步驟
如果想修改表格設計,操作的步驟如下。
- 點選你的表格資料。
- 找到「表格設計」索引標籤。
- 修改「網底」及「框線」。
進階:你可以用表格功能做到兩件事
放大重點
- 複製想放大的那一欄資料(B手機)。
- 在投影片空白處貼上複製的資料,將它等比拉
- 疊加到想放大的那一欄資料上方(原本的B手機欄)。
- 調整表格設計中的「網底」,將顏色改為亮黃色。
- 使用表格設計中的「效果」,增加立體陰影。
甘特圖
- 建立表格、輸入要安排時程的專案、橫跨的月份。
- 使用「表格設計」中繪製框線功能,選擇「虛線」重製同部門內的專案框線。
- 按照專案走期,在對應的儲存格使用「網底」,填入顏色。
- 同部門的專案以同一種網底顏色表示,可看出兩部門的區隔。