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關於雲端,你必須知道的五件事…

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如果你還以為電子郵件系統自己建置最好?要工作非得回到公司?要開個視訊會議,還需要一個個打電話敲定與會人員的時間?或者,整理開會記錄時,必須先蒐集大家的意見,再慢慢修訂整理在同一份文件上嗎?那你就落伍了!
已經習慣使用傳統的單機作業,想跟上雲端潮流時,可能會遇到許多難題。但你知道如果選對資源,就能解決許多管理上的困擾嗎?讓我們看看Office 365能解決中小企業的哪些問題!

自建電子郵件系統過程繁瑣,發生問題時,IT人員疲於奔命?

自建電子郵件系統,IT人員不只要建置與維護,還必須費心架設DNS伺服器、整合垃圾郵件防毒過濾等等重複性高、又繁瑣的工作,疲於奔命!
透過Office 365,可以讓企業擺脫自建mail server的負擔,不僅可以節省IT人手與資源,也能讓IT人員專注在企業營運更重要的地方。如果發生任何問題,還有微軟原廠24小時隨時待命的中文客服人員及工程師,不必擔心找不到人解決問題。

公司信箱容量總是不夠,收發信經常被檔又常當機?垃圾信件反而如潮水般順利湧入?

你一定遇過,公司的mail 總是在緊急時刻當機,信件不是寄不出去就是無法收信,急死人了!或者,一封只有2Mb的圖檔信件,卻被server檔信?打開信箱,只有垃圾郵件能輕易的塞滿信箱?
Office 365的50GB企業級信箱容量,不止功能強大、系統穩定,沒有刪信壓力,且能保證99.9%可用度,可幫企業擺脫過去信箱時常當機的風險,內建完善的垃圾郵件防堵及郵件掃毒機制,可以阻檔垃圾、有毒郵件的侵擾;且單一信件可傳送高達25M的郵件,溝通上更方便。

人員擴增,公司內的IT設備就要跟著增加,成本無限上綱?

非常時期若遇到需大量臨時員工、或者企業擴增增加人手時,就要騰出辦公室、添購電腦器材,設定臨時系統帳號等,既大費周章又不符成本效益?
Office 365採取人頭計價,完全不需要購買硬體成本,免除了中小企業評估IT投資預算的困擾,成本很好預估,也多了營運上的彈性;一個授權可支援安裝15台裝置,也能幫企業省下一大筆費用。
對中小企業來說,Office 365除了能減少開銷,也能解決許多管理上的困擾,要與大企業競爭,你,還在等什麼?

臨時想修改文件,檔案卻存在公司電腦,必須回公司才能工作?

人在高雄跑客戶,台北的客戶卻來電,要求緊急修改合約細節,還要快速提報活動預算,這時即使想打電話回公司求救也無濟於事,因為檔案資料只有自己最清楚,該怎麼辦?
試想,如果這時可以運用手邊的行動裝置,打開檢視存放在雲端上的Office文件,且直接進行簡單的編輯,還可以邀請對方一同檢視並共用文件,快速做出回應,就可以避免機會流失!

想召集分散各地的與會人員,敲定會議時間,還得一個一個用電話聯繫、確認時間?

無論是超過10-20人的中大型會議,或是隨時想召集專案小組召開會議,必須一一聯繫、列印一式多份的會議簡報,等待人員到齊後,分別報告工作進度,不但費時費工,還不環保?
Office 365還有強大的線上會議功能,如果想召集會議,只要點選與會人員的行事曆標註開會時間,系統就會主動發送開會通知;進行網路會議時,也可分享桌面、白版、簡報,甚至可以設定線上投票、群組對話,讓溝通沒有死角。更有效率的是,可直接錄製會議記錄,並邀請公司外的合作夥伴一起參與會議,單一會議室內參與人員還可以最多達250人。

什麼是Office365?

Office365是微軟推出的雲端訂閱服務,包含最符合中小企業需求的Office文書軟體與電子郵件託管服務,只要訂閱就能輕鬆以每個月低廉的價格,享受跟全球大型企業並駕齊驅的雲端生產力平台及郵件服務,不但跨裝置、跨平台、永遠保有最新版的Office軟體,也能獲得24小時全年無休的電話支援服務,可免除沒有IT人員的困擾,大大提升企業生產力與競爭優勢。
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圖片來源/Beryl_snw via Flickr

(本文為台灣微軟與《經理人月刊》整合行銷部共同企劃。)

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