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嘿!老闆!上雲端你應該從這樣做起…

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對中小企業來說,要導入雲端,最痛苦的是,不知道要改變什麼?又能達到什麼幫助?成本費用會不會高的驚人?
一般習慣使用傳統單機連網的企業,在建置雲端作業時,最怕遇到管理困難、作業模式複雜、IT人員因負擔加重而反彈、伺服器容量不夠等,更可怕的是,成本預算無限上綱……。
如果有一套雲端訂閱服務,能輕鬆的解決上述問題,包括可提供最符合中小企業需求的Office文書軟體與託管電郵服務;或者可以跨平台、跨裝置,隨時保有最新版的Office軟體;還能得到24小時全年無休的電話支援服務;重要的是,訂閱費用透明好估算、價格又低廉等許多優點時,對你來說,不是一大福音嗎?
微軟推出的Office 365就具備了所有優勢,能享受與全球大型企業並駕齊驅的雲端生產力平台及郵件服務,對提升企業生產力與競爭優勢有相當大的幫助。

各種裝置都可使用,直接檢視編輯文件

業務人員最怕在南北往返跑業務時,半路接到要求「立刻、馬上」處理的客戶來電,這時手邊若恰巧沒帶上檔案,想請同事幫忙還得重新解釋一番時,同事痛苦,你也難過。
Office 365可以隨時運用手邊的行動裝置,直接檢視放在雲端上的文件。如果客戶緊急要修改合約或預算等,還可打開編輯功能當場修正,且邀請對方一起檢視並共用文件,對經常出差的業務人員,幫助很大。

信箱容量大,內建掃毒機制可檔垃圾與病毒信

對於員工人數只有5至50人的中小企業,甚至是更小型的微創企業來說,Email連繫是最基本的溝通方式,但如果是使用免費信箱,不但單封信件收發信容量有限制,還會因總容量不足必需經常刪信,甚至可能收到100封信中,有超過20封是垃圾信件,困擾不已!
Office 365的企業級信箱容量有50GB,功能強大、系統穩定,不需要經常刪信,且能保證99.9%的可用度,可幫助企業擺脫過去信箱經常當機的風險,而且,內建有完善的垃圾郵件防堵及郵件掃毒機制,能阻擋如潮水般湧入的垃圾、有毒信件的侵擾。更方便的是,單一信件容量為25M,一封超過10M的設計圖也能輕易寄出,不必再為了維護郵件伺服器而傷透腦筋。

內建方便好用通訊軟體,溝通更有效率

一次超過20人的中大型會議,傳統上需拜託助理人員一一聯繫、敲定主管可行的時間後再訂定會議時程,不只耗時也費力;若需要簡報資料時還要先列印給與會人員,很不環保;或者,開會必須等人員到齊後,才分別報告工作進度,讓會議時間拖的又臭又長。
Office 365具有高功能的通訊軟體,如果想召開會議,只要點選與會人員的行事曆標註開會時間,系統就會主動發送開會通知。想進行網路會議時,能彼此分享桌面、白板、剪報資料,而且還可設定線上投票、群組對話功能。更方便的是,還能直接錄製會議紀錄,或者邀請合作夥伴在公司外部一起參與會議,單一會議室參與人員可達250人,讓溝通更有效率。

成本低廉,省去企業IT設備與人員的增加費用

如果遇到非常時期需要增加臨時人手時,還得面臨擴增硬體設備、增加臨時系統帳號等情形,不但會讓原本已有既有專案處理的IT人員怨聲連連,也要擔心是否符合成本效益,創業維艱,錢省一點,競爭力就多一點!
Office 365平台,是採取人頭計價,完全不需要購買硬體,能節省企業自建IT架構的負擔、省了人力與資源,成本估算透明簡單,且一個帳號能支援15台裝置,相當適合處於成長期的中小型企業。而24小時隨時待命的客服人員,能直接線上以中文溝通解說操作步驟,也不必擔心找不到IT人員解決問題,大大化解了主管的成本與人事難題。
Office 365是中小企業雲端管理的利器,不但能讓執行工作者更有效率,也能有效解決企業主在提升競爭力與成本上的兩難。老闆你每天日理萬機,這種小事就交給專業的Office 365當你最堅強的後盾吧!

什麼是Office 365?

Office365是微軟推出的雲端訂閱服務,包含最符合中小企業需求的Office文書軟體與電子郵件託管服務,只要訂閱就能輕鬆以每個月低廉的價格,享受跟全球大型企業並駕齊驅的雲端生產力平台及郵件服務,不但跨裝置、跨平台、永遠保有最新版的Office軟體,也能獲得24小時全年無休的電話支援服務,可免除沒有IT人員的困擾,大大提升企業生產力與競爭優勢。
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圖片來源/ShutterStock

(本文為台灣微軟與《經理人月刊》整合行銷部共同企劃。)

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