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【名師觀點】一等一科技總經理梁家彰:別輕忽企業隱形成本!用「系統」提升營運績效

你知道嗎,組織中看得見的成本只是一小部分,更大部分是隱藏在因為人員異動、訊息不一致、溝通不良或工作流程混亂而產生的隱形成本。這些因人為疏失所造成的問題,其實可以透過一套好的系統來解決,無形成本有效降低後,營運績效自然能夠提升。

企業在營運過程中,會產生許多成本,像是員工薪資、辦公設備以及租金等;同時也會有許多無形成本,例如人員異動、訊息不一致、工作流程混亂、企業反應速度太慢等,這些隱藏在冰山下的無形成本,平時不易察覺,卻可能對企業造成重大影響。

透過系統標準化,減少人為疏失

舉例來說,每家公司幾乎都會碰到人員異動問題,一般而言,新進人員至少要兩個月以上的教育訓練及嘗試錯誤後,才能讓工作上手;在這段期間內,新人很可能因為工作不熟悉、或是工作交接不確實而產生疏失,導致客戶滿意度下降,造成客訴或業務損失。從表面上來看,走了一位月薪5萬的員工,新進人員薪水可能只有兩、三萬,成本是降低了,但其中的隱形成本,卻可能是賠掉一筆幾百萬的生意。

又如在會議上決定的事情,每個人認知不同,導致重工或有些事情沒人做,過程中無人監督,一直到下次會議時才發現問題,亡羊補牢。或是內部的流程雖然標準化,但各吹各的調,表單簽到哪沒人知道,丟了也沒人負責;甚至因為主管出差或休假而拖延的情況,更是時有所聞。

上述這些問題都會直接反映在企業面對市場變化時的回應速度,要提升競爭優勢,就必須減少人為因素的干擾,透過制度的建立和系統標準化(辦公室自動化),強化企業對營運問題的即時掌握,提升解決問題的反應速度,在有效降低這些無形成本之後,營運績效自然能夠提升。

善用雲端辦公室,讓管理工作一步到位

企業e化可分為「數字e化」和「管理e化」。顧名思義,「數字e化」是管理數字的,諸如ERP、進銷存、BI、人事薪資、財務會計等,也稱為「數字管理」;而「管理e化」指的是訊息、工作/行程、文件、表單、溝通、企業知識等非結構化資料,也稱為「人的管理」。

管理e化做好了,數字e化自然就會好,U-Office Force(UOF)雲端辦公室就是一套管理e化的工具,UOF整合了EIP(企業資訊入口)、工作流程(簽核管理)、ISO文件管理、差勤管理等所有資訊及功能,讓管理工作一氣呵成。

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