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【名師觀點】一等一科技總經理梁家彰:先發制人!善用雲端辦公室做到主動式管理

「先發制人、後發制於人」,管理也是一樣,企業如果能做到「主動式管理」,在問題還未產生之前,預先掌握狀況、進行改善,就能防範於未然。UOF雲端辦公室將傳統以「人」為主的被動式管理,轉變成以「制度」為主的主動式管理,協助中小企業有效提升管理效能。

科學管理之父泰勒(Frederick Winslow Taylor)認為,「管理就是確切地知道你要別人做什麼,並使他用最好的方法去做。」大多數企業的管理方式都是用人去管人,但人會有情緒、喜好、壓力,往往疏失就是這樣造成的。

打個比方,原本這個禮拜要完成10件事,但在時間壓力下,可能只能完成兩件。大部分員工會選擇先做主管知道的那兩件事,而不是最緊急或最重要的;如果10件事情主管都知道,員工就會問主管哪件事比較重要或要先處理,如此就可避免工作上的疏失。但前提是,主管必須掌握所有狀況,或是透過「系統」將資訊公開化,才能發揮管理效能。

再以開會來說,沒人喜歡開會,但開會卻是組織有效運作的關鍵要素。一般會議流程,是各單位輪流報告上禮拜工作完成度、以及這禮拜的預定進度,等所有人報告完少說也要花掉半小時到一小時,只得到一個結論就是「一切正常」。這樣不是浪費時間嗎?如果能夠事先將工作進度或報告放在雲端上,會議時只需針對有問題的部分進行討論,就能縮短會議時間,有效提升開會效率。

先發制人的主動式管理

《漢書•項籍傳》說:先發制人、後發制於人。管理也是一樣,企業如果能做到「主動式管理」,在錯誤(問題)還未產生之前,就能掌握狀況並進行改善,才能避免造成更大的錯誤;比如許多企業經常會碰到人員異動時交接不清的狀況,一開始時沒發現,等到發生問題才亡羊補牢,這就是「被動式管理」。

以多年前發生的「胖達人」事件為例,當有網友質疑其產品添加人工香精,該公司在第一時間予以否認,經過媒體不斷追蹤後,公司高層才承認使用人工香精,結果幾個月內陸續關掉幾家門市,突顯企業對事件的反應速度太慢,就會成為輸家。

協助中小企業提升管理效能

相較於大型企業,中小企業的優勢在於經營決策快、成本及綜合風險相對較低,同時對市場反應速度較快。但若將組織中的各個部門比喻成車子的輪胎,大企業的每個輪子有多顆螺絲(員工),但中小企業一個輪子可能只有一顆螺絲,甚至一顆螺絲還得供兩個輪胎輪流使用,所以當這些螺絲遺失或故障時,小公司所受的影響往往非常大。

UOF雲端辦公室以企業常用的企業入口網站平台(EIP)、工作流程系統(WorkFlow)、文件管理系統(DMS)等需求應用,從企業管理的6個面向:工作管理、訊息管理、溝通管理、流程管理、文件管理及知識管理,協助中小企業解決管理的問題,透過平台的運作能有效將傳統以「人」為主的被動式管理,轉變成以「制度」為主的主動式管理,不僅能降低因人為失誤而產生的問題,也能改善企業的管理體質、增加企業運作的效率。

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