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善用外勤筋斗雲 一指搞定派遣考勤

Peter,上禮拜天下午三點要去客戶那邊作安裝說明,你怎麼沒去?」
「咦?你又沒有說!我那天明明發訊息說我排休假了啊?」
「我不是就發訊息在群組裡了嗎?你都沒在看!」
「哎喲訊息太多,被洗版了啦!」……
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當心一例一休 手動排班不慎讓你吃罰單

還在用社交通訊軟體做考勤派遣管理的經理人要當心了,Peter和老闆的對話,經理人們是否覺得有點耳熟?這樣的戲碼三不五時上演,往往造成三輸局面:客戶抱怨沒效率、老闆怪員工不用心、員工覺得好委屈。

近期勞動法規施行一例一休新制,過去您的外勤團隊可能沒有出勤紀錄,臨時派遣規劃也總是存在通訊軟體內,萬一帳號被盜或換手機號碼,很容易喪失紀錄,而新制規定外勤人員要有細緻分鐘數的打卡記錄,並且會定期勞動檢查,提不出說明會遭受巨額罰鍰,因此,如何維持外勤人員執勤彈性,並且可以符合法規?是讓許多經理人頭疼的問題。

三商電腦近期推出跨平台支援手機、平板、電腦皆可操作的「外勤筋斗雲」服務,提供經理人解套新模式,透過一站式的管理服務,整合手機綁定打卡定位,讓勞資雙向便捷溝通無礙,外勤人員可從家裡出發,到排定的客戶地點後打卡回報開始執行任務,結束後再進行結案回報及客戶電子簽名確認。當天所有任務的處理時間、所在位置及歷程時數,後台即時記錄一覽無遺,後台有提供查詢介面,隨時可查看,將資料匯出成電子檔案,要保存幾年都不是問題,也便於計算薪資。

跨平台支援手機、平板、電腦皆可操作的「外勤筋斗雲」,一站式的管理服務,同時貼心體諒中小企業主,不須另外投注軟硬體建置成本,上線註冊即可使用,超過使用門檻才須付費的營運模式,讓勞資雙方取得最佳平衡點,而且操作介面相當簡單易上手,免費提供導入顧問服務。

別當陰魂不散監視器 外勤管理有撇步

身處日新月異的網路時代,企業無不希望每位員工都具備智慧型手機的多工處理能力,能如齊天大聖孫悟空一樣十八般武藝樣樣精通,為了節省人事成本,不少公司改以專案聘僱具機動性的外勤派遣人員,而這些外勤人員的工作模式多數都不是整天待在辦公室內,如要隨時掌握外勤人員的工作時程與進度,就必須不斷透過通訊軟體對話,員工常常因為一時不察而遺漏重要指示。

另一方面,即使經理人可以透過通訊軟體管理外勤人員的所在地與人力調派,但老是盯著螢幕或奪命連環call的確認人員動向,常讓員工覺得不被信任、緊迫盯人,如何有效管理,兩難之間,讓許多經理人大傷腦筋,特別是過去大量聘用外勤人員的公關活動業、餐飲業、營造業等相關產業經理人,常為了外勤人員的差勤管理焦頭爛額。

揮別不即時的人工表單統計 完整解決一例一休和差勤管理問題

誼昌空調工程公司副總經理李彥澄,在接受專訪時就表示,空調工程業者服務客戶地點以外點居多,有大量的外勤人員,因應每個專案的需求差異化大,有些屬於定期裝修工程、有些屬於週期性外點巡查維護,每次派駐的專案人員數量、工時需求、人員專長大不相同,過去數年只能同時使用電話、通訊軟體、派遣人員登錄google雲端表單三管齊下管理。

李彥澄指出,隨著派遣人員與專案數量增加,通訊軟體的溝通容易出現人多嘴雜、大量零散資訊產生溝通落差,而外勤人員自填google雲端表單,也容易產生人工登錄和經理人管理簽核的「時間差」,發生延遲紀錄、怠工與工時誤算、補休加班不易安排等問題,加上年初施行一例一休的規範,要求資方需要完整保留最即時的差勤統計紀錄以避免觸法受罰,如果只透過通訊軟體的紀錄和無法即時更新的雲端表單資料,真的相當困擾。

因此,李彥澄決定選擇汰換過去的管理制度,全面採用外勤筋斗雲服務,首先,讓外勤人員能在外點用手機登入雲端系統即時打卡登錄上下班時間,即時差勤狀況的表單與紀錄在資料庫內一目了然;其次,外勤筋斗雲提供員工行程表讓管理者/排班者查看跟調動,除了可以事先匯入每日的固定任務外,有需要臨時處理的案件時,可以依據閒置人力所在地點分配下一個任務;此外,針對工程專案中有密集加班的員工,也能透過即時表單資訊預排補休假,讓人力控管及管理效率大大提升,完整解決一例一休和外勤人員管理的問題。

勞資雙方互信互助 攜手互利最實在

三商電腦創立以來始終專注於金融自動化系統服務領域,也是國內知名系統整合商,曾經完成諸如捷運票務系統、2010台北國際花卉博覽會卡務票務系統、台電電費帳務系統……,近年積極投入雲端應用服務(SaaS)及行動應用的開發,在轉型之際,從集團內看見ATM外勤維修服務需要外勤管理工具,以提升營運效率、簡化作業流程,推己及人,相信一般企業必定有同樣需求,因此投入研發,雲端外勤派遣管理系統「外勤筋斗雲」因此誕生。

提供一般企業管理所需業務的外勤人員,諸如配送人員、業務人員、維修人員等,「外勤筋斗雲」透過結合行動裝置與雲端服務,簡潔易懂的操作介面,取代傳統手工紙本操作的作業模式,提供最即時的貼心服務,無論是外勤人員行程規劃、打卡回報、地圖追踪、競品資訊蒐集,或者客戶管理、推播通知及相關記錄查詢等一應俱全,舉凡設備維修、業務促銷、物流配送、現地勘查、保全巡檢、家事服務、跑腿派遣、保險產業……等都適用,讓企業主一機在手就能隨時掌握外勤人員工作狀況。

外勤筋斗雲將所有工作資料皆有雲端數據,不再需要人工紀錄與比對,交代工作指令不再有落差與遺漏,外勤人員在忙碌之餘也不需要一再確認老闆指令與工作內容,簡單快速,效率高,讓勞資雙方能攜手互利。

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