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完整輸出管理服務,京瓷替企業降低總成本

全球領先的文件解決方案供應商京瓷(KYOCERA),秉持著顧問化行銷的精神服務每位客戶。於台灣京瓷服務超過15年的事業戰略部經理 楊亦琦表示,這種顧問化行銷方式有別於過去僅是將機器設備賣給客戶,而是會先透過訪談了解客戶使用的痛點,再提供其客製化的解決方案。

5步驟打造京瓷文件管理服務

客戶優先一直是京瓷的首要任務,了解到不少企業的開支常浪費在各式各樣不易被察覺到的地方,例如當機器設備效率低時,便會影響員工的工作效率。因此,透過京瓷所推出的「文件管理服務」(Managed Document Services;MDS),能夠優化組織整體的輸出設備,也能全方位協助IT部門人員管理員工輸出情況,在降低企業的經營成本同時也提升其營運效益。

楊亦琦解釋道,文件管理服務之所以有如此高的效益,關鍵在於利用靈活且謹慎的五個執行階段,分別為:評估、設計、執行、管理和優化,步步協助客戶解決文件輸出管理問題。

「我們不希望客戶只是覺得換了一台影印機,而是想讓客戶感受整體文件作業流程有了改善。」楊亦琦強調。從第一步評估開始,台灣京瓷會有專業的業務支援團隊去拜訪客戶,了解目前他們所遇到的問題,並針對蒐集到的訪談資料、企業規模及預算,為客戶量身打造專屬的服務方案。

等雙方確立方案後,台灣京瓷便會配合客戶方便的時間至辦公室安裝機器設備及應用軟體,在最短時間內完成安裝,並且進行使用教學。在最後管理及優化兩個階段,更是台灣京瓷十分重視的環節。「管理是指我們除了提供最佳的設備保養外,也會透過遠端監控提供預防性的技術支援,加上主動式的耗材補充,及定期的性能評估,以確保客戶滿意度。」楊亦琦說明道,京瓷的業務人員會定期去拜訪,了解客戶導入系統後的狀況,盡可能優化服務內容,讓導入MDS服務的客戶完全沒有後顧之憂。

客製化+高價值,滿足客戶需求

楊亦琦經理以近期服務的兩件台灣知名五星級飯店的成功案例說明「京瓷文件管理服務」服務優勢,以及台灣京瓷如何順利解決客戶的輸出管理問題。

事實上,這兩位客戶的需求相去不遠,皆是因為員工人數多且流動率高、設備台數多以及IT人員須負擔複合機的維修比率高。因此,他們希望能夠提升設備管理能力、使用管理能力、帳務管理能力、服務品質、整合能力及資訊安全。

對於客戶所提出的這些需求,楊亦琦說明道京瓷文件管理服務能夠依客戶需求設定每位員工的影印權限,例如:配置特定黑白及彩色列印的額度,並且影印時需以員工證刷卡或輸入Pin碼,才能進行影印作業。另外,京瓷文件管理服務也提供員工各式各樣的服務,包括:漫遊取件、Email to me、自動報表產出以及影像備存等功能,提升員工整體工作效率,並達到有效的資安管理。

在訊息快速流通及傳播的情況下,資訊安全成了不少企業管理的新課題。對此,京瓷文件管理服務同樣能達到企業需求,能夠預防機密文件外流。例如:當影印設備偵測到有員工試圖影印含有機密文件戳記的文件時,影印面板便會出現「禁止使用訊息」。

楊亦琦表示京瓷之所以能滿足客戶每一項要求的成功主因,在於設備的軟體及硬體皆是京瓷自行研發,所以全系列產品的操作介面差異不大且容易明瞭,客戶使用上不會遇到太大的困難。另外,台灣京瓷同時身為製造商及服務廠商,能夠提供客戶即時且客製化的軟硬體服務。

京瓷文件管理服務不僅服務大型的跨國企業,同時也提供針對中小型企業的服務方案。透過京瓷文件管理服務,能夠協助企業有效降低營運成本,滿足組織的各種服務需求。

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