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【U-Office Force管理手札】降低上手門檻,提升自動化效率 — 看凱銳光電實踐e化管理的卓越思維

「機器能做的事要讓機器去做,人要做機器不能做的事。」凱銳光電副總經理 温泰皓(Michael Wen)堅定的表達自己對企業e化的觀點。

帶領著包含資訊部在內的四個部門,Michael是位擁有資工背景的專業經理人。對於開創事業極具熱情的他,除了在美國留學期間自行開發了中翻英網站 chtoen.com與男裝網站 mensfashionforless.com外,同時也替網站設置許多自動化程式,讓網站的營運加倍流暢。也正是這樣的經歷,讓Michael倍加深諳「企業e化」與「資訊自動化」對企業管理的重要性。

「2010年董事長邀請我加入凱銳光電。那時候公司有很多美國車商的案子,就讓我擔任PM主管,帶領一支團隊管理案子,後來我們帶的案子越來越成功,包含那時候凱銳最大的車廠案子。雖然我們的準備期很長,但後續出貨的利潤較一般消費電子好需求也較穩定,所以說只要撐下去,還是有很大的發展空間。也因為隨著案件的拓展,及其他車廠對我們的肯定,凱銳光電的成長是一年比一年更加顯著。」

善用e化管理、資訊自動化,讓管理績效精彩可期!

為了肩負更大的責任,卸下PM主管一職的Michael,轉而帶領公司的資訊部門、文管中心、數位媒體部門、智慧財產部門等四個部門。順應著企業規模的持續擴張,Michael也認為公司必須要有一套更完善的管理系統,才能有效提升工作效率。論及與一等一科技相識的過程,Michael表示「之前我們用的簽核系統雖然很強,但學習門檻很高。即便我有資工背景會寫程式,也要學一段時間,更何況是沒有背景的同仁。所以,不易學習這一點,是我們面對的一大挑戰。因此我們希望能有一套更好的簽核系統來幫助我們,透過母公司的引薦,讓我們有機會接觸並導入UOF的工作流程BPM與文件管理系統。」

「經過多方比較評估後,我認為UOF還是最好用的,因為它很容易上手,任何人都能在數小時內開發及維護新流程。」Michael認為憑藉著UOF易於上手的優點,能降低同仁對系統的學習門檻,提升同仁自行維護表單的能力。

此外,談到系統整合能力部分,Michael表示「另外一個我很肯定的部分,就是UOF跟其他系統的串接能力。假如我在這個系統輸入的資料,又要在其它系統再輸入一次 ,不是很浪費時間,有可能輸錯嗎? 所以串接能力的好處是,在前端輸入資料的同仁只要操作UOF,資料就能自動匯入或更新在其他系統(例如ERP)裡面,而且完全沒有錯誤,這真的替我們省下很多時間!這是UOF非常好的地方,而這就是我一直很注重的企業e化與資訊自動化。 」

在文件管理的部分,Michael亦表示「UOF的文件管理系統也很好用,可以做到上傳、觀看、下載權限控管,並記錄何時誰上傳、觀看、下載了哪個文件,以及版本控管。這是目前企業很需要的功能,因為對於公司的機密文件,公司必須有辦法追蹤這些紀錄,以確保責任歸屬等目的。」

未來,除了持續落實企業e化管理,Michael也提到企業對於資料系統的「災難還原」亦不能輕忽。「老實說,現在伺服器真的很耐用,好像都不會壞,但你永遠也不知道什麼時候會壞,所以隨著母公司集團下面的企業越來越多,我們也會繼續推動災難還原與e化管理,並讓企業與企業之間可以不斷去探索如何互相幫助成長,這是我們的目標願景之一。」

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