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【U-Office Force管理手札】從啟發到轉型,看華槶如何應用e化系統讓辦公效率與知識傳承雙軌並行。

在業界享有盛名的華槶建材創立於1987年,以「創新求變,精益求精」的企業精神,致力帶給客戶最好的產品與服務。陳厚溢副理進一步介紹公司的發展過程,「早期的裝潢都流行用木材,加上台灣氣候本來就比較潮濕,所以很容易就有發霉、蟲蛀的問題。一次偶然的機會中,老闆發現可以將PU材質應用在建材上,不但能減少發霉情形還易於維護,所以在開始經營PU線板後,華槶的業績也開始蒸蒸日上。另一方面,老闆也很重視產品的環保概念,他希望盡量減少對環境的影響,讓產品可以做到被自然環境分解。所以,華槶今日能夠站穩市場,其中一個原因就是我們對品質的嚴格要求。」

隨著業績的亮眼成長,華槶也意識到要管理龐大的產品進銷存,勢必要借助E化系統的力量。「早期公司還沒導入E化管理系統的時候,曾發生一件帳務上的誤會事件,從那次事件後,公司開始注意到要替產品進銷存建立完善資料,對以往數據和溝通訊息要能保存和追溯,如此一來,必定要導入資訊管理系統,而這也是華槶邁向資訊化管理的關鍵點。」

另一項協助華槶持續推動E化轉型的關鍵,就是一等一科技的經銷商-菱威電腦吳志權總經理所提供的專業服務。「公司在PU線板與建材技術上很專業,但是在資訊整合方面就略為不足,而吳總對於軟硬體系統整合和操作很專業,所以那時候我們就邀請他來協助我們完成企業資訊化的目標,並引導公司的技術跟非技術人員能夠順利上手資訊系統。」陳厚溢副理表示。

「因為當時華槶在資訊系統上有蠻多面向需要協助,而老闆的想法與目標有時候比較先進與前衛,甚至超越市場三到五年,所以對於第一線這些實打實的業務與技術人員來說,那個目標在銜接上是會有落差並需要引導的。所以我也應華槶 孫總經理的邀請,在2015年的時候進來協助華槶,逐步完成資訊化的規劃整合目標。」吳志權總經理微笑地表示。

在新的ERP系統開始順暢運行後,下一個目標就是針對早期的紙本作業進行E化整合。陳厚溢副理詳細的說明這個情形「像以前常遇到的簽核、請假、一些緊急請款的問題,常因為老闆在國外出差的因素,導致那時候常為了表單簽核的事相當不便。後來吳總認為一等一科技的U-Office Force雲端辦公室不僅適合,還能解決我們的困擾。在實際應用後,我們也認為這套產品不只是在功能上符合需求,對於我們想要改善過去在簽核上的各種問題,也都迎刃而解。」

以E化管理系統為推動力,讓「知識傳承」易如反掌

U-Office Force雲端辦公室的上線,不僅解決了華槶過往的管理痛點,也大幅提升內部工作效率。「一開始,我們先導入電子簽核、公文發送等功能,讓我們可以做到即便老闆出差在外,也可以很快的簽核表單或掌握公司的數據資料。第二,就是應用U-Office Force雲端辦公室的權限管理功能,讓我們可以很清楚掌握人員的使用權限,讓特定使用者讀取特定資料,讓公司內部資料可以獲得妥善的保護。第三,公司的公告訊息誰有讀、誰沒有讀,我們的行政部門都可以透過系統很快掌握,避免訊息傳遞上的時差或爭議發生。對我們來說,U-Office Force雲端辦公室帶給我們的優勢,就是它很容易上手,也很容易與其他系統進行整合串接,操作畫面又很視覺化,同仁只要容易接受系統,那我們想要改善的管理目標就可以很順利的推動。」陳厚溢副理有信心的表示。

提及華槶最重視的業務知識管理,吳志權總經理亦提供更詳細的說明,「為了建立這個部分,我們就是利用U-Office Force雲端辦公室的電子表單,讓業務們把每天認為該回報的,以及老闆想知道的資訊都回報過來。再把這些資料分類邏輯化,用心智圖的思維方式展開並歸類後,再於表單上用下拉式選單讓他們去填選。那麼業務在回報這些表單之後,我們就能利用簽核系統的特性,讓它繼續跑下去,假如案件是屬於設計方面的,我們就讓它去知會,如果是業務類的,那我們就讓它去簽。等這些資訊都在U-Office Force雲端辦公室上跑順後,我再運用大數據系統,將這些資訊很清楚很有系統地呈現給管理者掌握。」

企業在成長,管理效率也要跟上來。在陳厚溢副理的努力與菱威電腦的專業服務下,除了繼續應用U-Office Force雲端辦公室解決管理問題外,打造E化業務管理更是另一重點。另一方面,華槶也期待透過U-Office Force雲端辦公室的協助,使它成為公司在未來管理決策上的重要助力,也讓華槶繼續邁向全方位的企業管理環境。

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