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【U-Office Force管理手札】追尋企業獲利關鍵,除了走得深遠,更要看得長遠 -鞋美工業的e化管理之路 -

科技世代中追求創新已非新鮮事,如何轉化管理思維提升績效,才是迎戰未來的致勝關鍵。經營超過四十年,在製鞋業享譽盛名的鞋美工業,擁有大陸、越南、緬甸等跨國廠區,海外員工數更達一萬兩千人。面對全球知名品牌客戶的需求,鞋美工業只有貫徹『值得信賴的夥伴,負責任的態度,客戶最放心的合作對象。』這樣的經營理念,才能持續累積堅強實力,在鞋美擁有二十年服務資歷的陳欽敏經理,明確指出公司企業理念。

陳經理說到「我們公司主要服務國際知名鞋品,且是以少量多樣為主,其中休閒鞋跟戶外鞋是我們的主力,也是我們公司最大的利基點。那什麼是少量多樣? 舉例來說,我們的營業可能都跟別人一樣是一億,但別人可能只有一位客戶而且量又大,所以相對來說,我們客戶多,那我們的型體款式就會比別人多,材料庫存也相對會變得很複雜,所以我們對於庫存的管控就必須更加嚴謹,畢竟這跟其他公司以量制價的方式,是不一樣的概念。」就因如此,影響獲利的關鍵之一就是對庫存的精準掌控。又因鞋美在很早期就承接國際大單,全球化的訂單生意都走e化系統處理,溝通與下單都強調零紙本,本身也要求零庫存,因此鞋美工業也在二十幾年前就導入ERP系統來管理進銷存的數字。但問題是ERP主要是處理數字的部分,那真正與內控息息相關的文字資料、控管紀錄,我們當時就選擇交由一等一科技的U-Office Force雲端辦公室,來協助我們公司邁入e化管理時代。」

鞋美工業e化架構圖

當然,對每間追求卓越績效的企業而言,可不是導入系統就沒事了,真正的成功關鍵還是在於企業能否齊心推動,共創e化管理所帶來的實質效益。「台灣總公司是營運中心,各海外廠主要是生產與出貨,所以我們公司在U-Office Force雲端辦公室上面使用最多的就是討論區。因為我們每月都會要求各海外廠區的採購負責人員,將每月新增的採購資料放上去,然後針對這些資料一起開視訊會議討論,確保公司能隨時掌握海內外廠的最新資訊。」在透過一個完善的管理平台,公司的任何一筆庫存單,不僅在電腦前完整清楚的紀錄,同樣的在手機APP上也可以迅速的查閱到,一覧無遺,非常的方便。無論是既有的呆料或新增的,都可以去調閱出來,完全不用擔心因為負責人員流動或人事境遷等緣故導致資料有所遺漏,造成無法回顧查閱的情形。」陳經理詳細地剖析系統導入後的實際應用效益,對企業管理上的幫助是事半功倍,讓公司在海外的業務拓展也能做到一致性管理。

除了有效控管庫存之外,讓企業知識得以傳承,工作流程更順暢,也是鞋美工業從e化管理中獲得的優勢。「因為U-Office Force雲端辦公室可以設定權限,所以我們的ISO文件、內稽內控、要給老闆看的財務數據,或教育訓練資料,都會放在ISO文件管理上面,讓特定人員可以去觀看他權限範圍內的資料。另外像是各類表單,如出廠單、加班單、出差單等,以前都要紙本作業跟人工審核,現在老闆跟主管只要在手機上簽核,就能加快底下的工作流程,有效提升效率。此外,陳經理也常提醒新進同仁,很多放在系統上的教育訓練資料或製鞋知識,都是擁有數十年製鞋經驗的老前輩所提供與累積的,這些珍貴的心血結晶,就是公司希望你可以從這個知識庫裡面去挖掘了解,從中汲取寶貴經驗。所以U-Office Force雲端辦公室就像是一個寶庫,你不去看那就真的是你的損失了。」陳經理分享在系統中建立知識的好處,大家可以共享與學習。

企業經營是長久大計,不僅要專注當下,更要放眼未來。對此,陳經理也提出了鞋美在未來的e化目標。「正因為我們是跨國領域的技術製造業,所以我們很希望透過這樣資訊公開公正的平台,逐步實踐資訊對稱的願景,不管你是緬甸籍的員工或越南籍的員工,都可以在這個平台上面,看到一樣完整的資訊,而不是只有懂中文的人才看得懂或是會操作,這個共享資訊對稱的目標,將是未來我們會繼續推動的數位化目標之一。」

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