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【U-Office Force管理手札】輸送熱情,供應快樂! 讓墾丁凱撒大飯店與卓越並存的數位轉型之路

以「輸送熱情、供應快樂!」為信念的墾丁凱撒大飯店,連續14年成為「世界頂級島嶼飯店聯盟」EIHR 2007-2020會員,2010年更躍身為全國首家五星級休閒飯店,不僅是遊客造訪墾丁的飯店首選,對飯店業而言,其象徵的指標性地位更是不言而喻。墾丁凱撒所致力追求的,不僅是要為客人創造最完美的服務品質,在數位化轉型的浪潮中,墾丁凱撒更要替每位工作夥伴,創建一座便捷的數位化管理環境。

墾丁凱撒資訊部門侯經理,深知企業進行數位化轉型的優勢與成效,絕非在表面上就可輕易見到,更值得被關注的,是它所帶來的後續效益。「其實,飯店業算是一個比較傳統的產業,在資訊化過程中我們常常面臨到,有些部門同仁的工作性質,未必有機會或是有使用電腦的習慣。這種情形在以前來講,就可能會造成公司佈達訊息,員工與員工之間的溝通過程,因為傳遞工具不適當,造成溝通上的不順利。」侯經理首先說明,關於飯店在過往資訊傳遞產生落差時的一些情境。

「但隨著手機的普及,我們就可以利用這樣的行動裝置,增加員工參與數位化轉型所帶來的好處。因此我們期望透過行動辦公APP,去將EIP系統推廣與觸及到每個員工,讓員工之間的資訊傳遞能夠更加順暢。這也是我們採用U-Office Force雲端辦公室的EIP系統的主因,因為它的功能符合我們的需求,重要的是它還能透過專屬的行動辦公APP來支援EIP系統。」

新時代的變革,行動辦公全面啟動!

隨著EIP系統的正式導入上線後,一些實務上的接待工作也逐漸在轉變。「在以前,業務接到一個新的團體,他就是發一個內部訊息到所有相關工作同仁都在的群組中。但在過程中,彼此想要反映什麼問題,就只能一對一的個別回覆,而不會產生一個有時序性的討論過程讓大家都可以掌握最新資訊。因此在應用UOF的討論區之後,每次有新團體的單進來,就可以成為一個新議題!也因為每個時期的團體單、需求都不盡相同,所以我們就可以在討論區上依照月份來區分,詳細記錄各個時期的團體及當時的需求,也能針對議題的需求或問題,同仁去做提問、回覆,並讓所有人都能清楚的看到完整的溝通過程。」侯經理表示。

而同樣專注致力於提升飯店數位化轉型工程的資訊部王主任,進一步說明EIP系統的優勢。「 關於接待團體的部分,有時客人的需求是臨時的,那對以前當天早班八點的人員來說,他就是先把客人的需求印成一張紙然後帶在身上,但可能到了11點的時候,需求有所變化了,但他就無法仰賴那張紙去做及時更新。但是現在,就可以用手機直接去看討論區,去掌握有哪些更新後的需求。」

無論毛小孩或電動汽車,交給墾丁凱撒通通沒問題!

除了接待團體外,墾丁凱撒對新型態的遊客需求,亦投注了無比用心的準備。例如有些客人會帶著心愛的毛小孩出門,或駕馭著帥氣的特斯拉電動車(Tesla)來墾丁度假,這些需求通通可以在墾丁凱撒大飯店被輕鬆滿足。

我們有一間專為毛小孩們打造的「寵物小築」,配有空調與每個毛小孩的單獨小屋,並可透過遠端監控APP隨時觀看,讓客人能帶著毛小孩一起度假,像我們平均每個月大概有40次的預約需求,那這時候我們就必須透過EIP去協調管理這項預約服務,像幾月幾號被訂了幾間等等,就是運用借用設備的概念在裡面。」侯經理清楚地說明「寵物小築」的管理模式。

「另外,還有特斯拉電動車的充電站,那也是客人要事先預訂的服務,因為充電站只有兩個位置,平均每個月大概都有10次左右的預約次數,所以客人如果有需求一定要先預借,不然數量有限。」王主任則針對充電站的借用服務進行說明。

此外,與員工直接相關的內部「公告」,則無須再像以前還要擠在佈告欄前,現在只要輕鬆透過手機就可閱讀最新的公告,「我們有很多公告都會透過EIP系統來發布,不管是公司的最新訊息或是優惠訊息,當然啦,如果是有關調薪或是升遷的公告,大家就會更加的關注,上線的人也會爆滿,呵呵!」侯經理風趣地表示。

回到墾丁凱撒在未來將持續推動數位化轉型目標來看,侯經理指出,非常樂見未來可以持續運用UOF在行動化辦公的優勢,為飯店推動更便捷更有效率的工作環境。讓墾丁凱撒的卓越,不只體現在客人滿意且肯定的眼神中,更能在雲端辦公的新世代裡,開啟另一條邁向卓越效能的數位化管理之路。

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