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寫出一份超詳細的備忘錄,竟讓我錯失升遷機會!如何從小地方證明自己有領導力?

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重點摘要
  • 從文字精練與否,就能簡單看出一位主管的思慮是否明確、清晰。
在寶潔公司,公司職員如果想升職,就先要學會寫備忘錄。現在,寶潔公司的經驗更是推廣到了大大小小的公司。看來,這備忘錄的作用還真是不可小覷。

公司副總的升遷

今天公司的常務會上通過了一項決定,那就是公司副總的任命。原銷售部門主管黃明升任公司副總。這項決定使我的心裡酸溜溜的,怎麼也緩不過勁來。

兩個月前,公司原來的副總升任 CEO,CEO 調去了總部,副總的位置就空下來了。幾個有可能升上去的部門主管都對這個職位虎視眈眈,並進行了明裡暗裡的較量。

高層似乎也有意在幾個主管當中確定人選,所以,也就默許了大家的鬥智鬥勇。經過幾個回合,我和銷售部主管黃明成了高層主管考慮的對象。比賽由此進入了半決賽。就我所知,公司裡有很多人支持我升上去。可是,CEO 最終力排眾議,把黃明推了上去。我突然想起了以前公司的流言,說黃明是 CEO 的表弟。我這人,有時特別遲鈍,在人際關係方面更是愚笨。無風不起浪,黃明肯定和 CEO 有些關系,我還爭什麼呢?

想到這裡,我起身給自己沖了杯即溶咖啡:職沒有升,可工作還是必須幹,收拾心情,好好工作吧。這時,CEO 給我打了電話,約我到他的辦公室喝咖啡,說朋友從國外給他帶了些咖啡豆。到了 CEO 辦公室,已是滿室濃香了。「請坐。」CEO 把一杯煮好的咖啡放在了我面前,「我知道你對上午公司的決定有些不解,所以,我準備為你釋疑。」

簡潔明瞭的備忘錄

CEO從資料夾裡取出了兩份檔案:「你看,這是你和黃明在半個月前各自提交的一份備忘錄。」

我拿起黃明的備忘錄仔細地看了起來。這是一份資訊備忘錄,很短,只有一頁紙,但這一頁紙裡面仍然包括研究分析、現狀報告、銷售與市場業績匯整及競爭力分析。備忘錄裡多用數字來說明情況,看得出每部分都是精心撰寫的,上下連接自然,而且問題特別突出、顯眼。雖然僅此一頁紙,可是字字珠璣,字字都不可或缺。

看著旁邊我的那份 20 多頁的備忘錄,我隱隱知道自己輸的原因了。「黃明的備忘錄寫得很精彩,相信這一點你是認同的,但你現在疑惑的是,備忘錄與升職又有什麼關係呢?對吧?這樣說吧,作為一個管理者,特別是高層管理者,必須學會寫備忘錄。因為,一份好的備忘錄是公司決策的基礎、方向,甚至就是公司的決策。它要求簡潔、明瞭,爭議性小。從一份沒有條理的備忘錄裡,我只看到撰寫者混亂的思維。」CEO 眼神定定地看著我。

在發生這件事情之前,我從來沒有想到一頁備忘錄竟會有這麼大的力量,它竟能決定一個公司的副總人選。當然,現在我相信了它的力量,也信服了它的力量。

高效能的執行能力

工作效率和高效能的執行能力也會始於一頁備忘錄。寶潔 CEO 雷富禮說過這樣的話:「我們所有的高級管理人員都從內部提拔,但如果你想要升遷,最好先學會寫備忘錄。」

寶潔公司規定,備忘錄不能超過一頁,因為它的字數少,引起的爭論也會減少;另外,在一頁紙上檢查和核實 12 個數字,比在一百多頁裡檢查和核實每頁 20 個數字容易得多;而且,它可以使問題突出、醒目。一頁備忘錄能將冗長空洞的文字、陳腐低劣的見解殺於無形,保證公司高效能的運轉。

(本文出自:為什麼菁英都是細節控,幸福文化。)

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