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【U-Office Force管理手札】 新聿科技在邁向企業數位化的路上,帶上UOF輕鬆轉型!

新聿科技 凃俊宏 總經理(右)、林志賢 資訊經理(左)

能具體提升公司效率,是數位化轉型的必要條件

十年前成立於新北市土城區,專精各類電感元件設計、製造及應用,其中尤以專業電感類(L)被動元件為開發主力的新聿科技 (https://www.zenithtek.com.tw/),長期深耕在這塊領域,對客戶的服務始終一步到位,也秉持著「Power Design for Future」的理念,專心致志於客戶需求及新產品的開發作業。近年來在廣州成立辦事處後,接著規劃在北京、上海等地也建立服務處,並積極向電感元件需求高的歐美、日韓及東南亞市場成立據點,以擁有成熟產品及絕佳服務之姿一舉打向海外市場。

正是因為辦事處跨足多點的特色,作業及資訊難以同步始終是新聿的一大問題,每當稽核日期到來,或是客戶有更改規格的需求,以及那些散落各處的考勤資料,這些都令他們常常忙的不可開交,嚴重影響效率。還有主要在業務端和工程端,資訊無法及時流通更是直搗傳統流程的問題核心。然而,新聿自始至終抱持著抓緊核心向外擴散的理念,除了藉由設立海外辦事處擴展版圖之外,另一個因應的點則是要求全面數位化轉型。公司上上下下對這個概念的重要性早已瞭然於心,這也是奠定於他們對UOF系統的高使用率的關鍵。

「數位化轉型是驅動我們公司優化工作流程的重要能量」總經理凃俊宏提及,對一個產品和服務都相當成熟的企業而言, 流程數位化的好處不可勝數,第一,可讓工作流程更加符合實際所需,第二,能順應市場的發展,第三,可從根本調整企業體質。因此,數位化轉型成為新聿最為迫切的課題。因而,從「良好的行動化整合到多元功能於一系統上,及從IT長久營運面來看,U-Office Force雲端辦公室無非是最合適新聿的系統」資訊經理林志賢這樣說到,一開始他只想先從BPM切入,進而優化公司海內外的全部行政流程及簽核作業,沒想到實際使用後,更加速系統與員工的良好使用經驗,甚至是無痛接軌。直至上線後,在短短時間內即達到千份表單申請量的創舉,讓使用的表單充分應用於公司業務的價值。

重視長遠有價值的事,即使難,也要去做。 新聿科技 林志賢 資訊經理

100%的流程,來自於100%的表單使用率

在導入系統期間,公司上下一條心,上頭不僅藉由實際操作帶動基層使用表單,更在三個月內達到2000筆以上的表單申請量,此外,員工們還展現出新舊交替無過渡期及不拖泥帶水的率性,背後的原因全是因他們積極使用系統,也還訂下明年資訊使用率提升25%的整體目標,從中感受到他們對數位轉型的企圖心。 林志賢經理也提到,客戶的需求單以往經由業務紀錄後再轉達研發中心,要上呈開發作業申請,在這之前得要開啟一連串的效益評估,及來回溝通才能得到相關人員的允諾。然而,在導入 UOF後,新聿員工來回溝通的過程變得更加彈性也有依據,相關單位透過「開發需求表」中清楚載明的產品規格,及客戶的需求背景描述等,更有助產品開發。而「站點式設計」則加速了以往簽核過程的盲點,也建立各單位良好的溝通管道。

數位化轉型從來都不是口號,公司期盼員工可以從「做」中學,感受數位化的加值,培養巧用管理工具、降低成本並全面引動績效成長,並於未來兩三年內醞釀出更成熟的智慧化流程。面對未來,新聿時時刻刻做好掌握關鍵位置的準備,秉持著「過去的任何經驗無法代表整體,身處當下必定要勇於接受新挑戰,正面迎擊才能因應這個不斷變動的國際市場。」凃總經理明確的指出,眼神也展露對未來市場的堅定信心。

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