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微軟大中華區主任經理 宋煒珂:提早下班過生活

2019-10-23 08:36:43
Managertoday
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飛機從香港飛抵中正國際機場。步下飛機,微軟(Microsoft)亞太及大中華區主任產品經理宋煒珂(Chris Sorensen),打開他的智慧型手機,把稍早在香港機場候機室裡寫好、存在寄件匣裡的信件,

飛機從香港飛抵中正國際機場。步下飛機,微軟(Microsoft)亞太及大中華區主任產品經理宋煒珂(Chris Sorensen),打開他的智慧型手機,把稍早在香港機場候機室裡寫好、存在寄件匣裡的信件,立即寄送出去,新信件也開始一封封收進收信匣。他快步走到海關等候排隊查驗護照,剛好有幾分鐘空檔閱讀新信件。
上了計程車,宋煒珂開始回覆信件,剛好在到達旅館前把所有商務郵件處理完畢。所以,他進旅館房間後第一件事,不是打開筆記型電腦收發信件,而是放下行李,直衝附近的百貨公司,買幾條當季的牛仔褲!

借助新科技,管理零碎時間
「懂得做時間管理,不是讓你能有更多時間開會或寫報告,而是有更多時間與自己、家人和朋友相處,」宋煒珂把玩著剛買的智慧型手機說,沒人喜歡忙到晚上九、十點才下班,可是卻常常必須這麼做;加上跨國商業活動日趨頻繁,旅行和通勤把時間切割得更零碎,經理人必須借助新科技來利用零碎時間,才能更有效率地工作與生活。
宋煒珂曾在一家中國企業工作,但卻因為公司伺服器的設定問題,讓他無法用PDA手機收發公司郵件。他每天花80分鐘坐計程車上下班,卻困在裡面什麼事都做不成,這讓宋煒珂非常焦慮,「如果我可以利用這80分鐘處理電子郵件,就可以提早80分鐘下班!」
現在只要在計程車上,宋煒珂不是講電話、就是用手機收發信件,因為有藍芽設備,所以他可以一邊講話、一邊寫信。如果剛好是美國時間的早上,他也會跟太平洋對岸的父親用MSN話家常,回家後就不用再開電腦上網。如果工作壓力大,也可以趁這時候看手機下載的影片或玩遊戲,放鬆一下。
每天省80分鐘,一周就省了近7小時。可以上5次健身房、或跟4個好友吃飯、或看3部電影、或讀2本好書,甚至騎著重型機車去北海岸飆一趟。
被派駐在新加坡的宋煒珂是美國人,他每個禮拜至少有一次商務飛行,旅行約占他所有時間的60%,範圍廣及美國西雅圖總部、澳洲及各亞洲國家。但一台智慧型手機,就能把他零碎的等待、通勤時間拼成一幅完整的休閒時光,「我實在無法想像經常需要旅行的高級主管,沒了智慧型行動裝置要怎麼管理?」宋煒珂誇張地形容。

分辨輕重緩急,設定處理順序
身為中階主管的宋煒珂,沒有祕書代為打點瑣事,所有行程都要自己安排。所以,妥善設定事情的處理順序,也是時間管理上的大挑戰。「如果一天原本有5件事情要做,通常能做完3件就算很順利了,」宋煒珂的想法很務實,因為有太多突發狀況,會在最後一分鐘打亂你精心設計的計畫:客戶打來的電話、老闆丟出來的新任務、同事找你解決的問題……等。
「你要留給自己處理突發狀況的時間,」宋煒珂認為,如果把一整天的行程都排得滿滿的,最後一定會因為經常被突發狀況打亂,而感到非常挫折。
計畫永遠趕不上變化。所以,分辨輕重緩急,是經理人必須具備的重要能力。宋煒珂認為,主管要能幫團隊成員設定工作時序表,教他們分辨什麼是應該先做的重要任務,及什麼是無關痛癢的行政事務。能從容地處理事情,人才會顯得有自信。
那,什麼是必須要先做的重要任務?「我會先做對公司比較『敏感』的議題,也就是被我認定是『問題』的事情,」宋煒珂說,會對公司造成影響的負面衝擊或新商機,他永遠會優先處理。其次,因為每個人都是工作鏈的一部分,不能讓事情卡在自己這兒,所以第二重要的,就是「要是我不做,別人就被拖著不能繼續工作」的事情。
至於重要性最低的,就是即使不做也不會影響業績、不會影響別人、也不會影響自己的事,像是整理電子郵件信箱。宋煒珂通常會在飛機上做這一類瑣事。

善用「off」「on」,工作更有效率
宋煒珂笑說,不懂時間管理的主管,通常是造成員工晚下班的元兇。有些主管愛開會,員工臉上都出現了「我還有好多事要做」的表情,還堅持要討論陷入僵局的議題;有些主管不喜歡員工比自己早離開,搞得員工事情都做完了,還得留在辦公室玩MSN裝忙。「不需要把員工留下時,就讓他們走。這樣當他們再回到工作崗位時,會更有活力,也會更感謝老闆!」
有個關於時間管理的故事是這樣說的:當你把石塊丟進一個瓶子裡,瓶子看似滿了,但其實還存有放進小石子的空間;當你放進了小石子,瓶裡其實還留有放進沙子的空間;當你再放進沙子,其實砂石間還留有加水的縫隙。
電話、電子郵件和MSN等新科技,就像最後加入瓶中的那一杓水,不只填滿了原本難以利用的零碎時間,還把每一個大行程連結起來,讓過程更順利。只是,科技產品需要定時充電,管理時間,也是要給生活一個「off」的機會,「on」的時候,才能動得更有效率。

宋煒珂的時間管理方程式
Knowledge 知識
了解各種常用軟硬體的功能,應用於時間管理上。
Attitude 態度
工作時專心工作,下班後盡情放鬆。
Skill 技術 & Habit 習慣
1.為了區別專業和私人生活,上班時用螢幕較大的PDA手機,便於從事文書處理;周末則改用小型的智慧型手機。宋煒珂把手機收信的頻率分為尖峰與離峰時間:每周一~五的早上7點~晚上8點是尖峰時間,即時收件;但周六、日的離峰時間,手機則設定為每隔數小時才收信一次。避免讓有手機一直閃著「有新信件」的燈號,搞得人神經緊張。
2.如果周一要進美國辦公室,宋煒珂會先在周五請假,飛到美國後休息一天,周一再進辦公室。如果時間不允許,他就把第一天的會議都集中在自己清醒的時段。非必要不利用假日飛行,但可以選擇有網際網路服務的航空公司,用MSN和Skype與地面上的同事保持聯絡。
3.上班時間把朋友的MSN帳號封鎖,免得把時間浪費在聊天上。或是直接開兩個MSN帳號,上班帳號上有同事和客戶,下班帳號則有朋友和家人。

宋煒珂 Chris Sorensen  Profile
明尼蘇達大學通訊學士(University of Minnesota),在亞洲的科技公關業有5年工作經驗,曾任上海理工大學行銷公關講師,現任微軟(Microsoft)亞太及大中華區移動與嵌入式產品部主任產品經理。