Managertoday 經理人

長處也需要管理 

2019-12-10 05:16:22
Managertoday
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卓越的領導人或經理人之所以卓越,或許可歸因於他們具備了獨特的人格特質,至於這些人格特質是什麼,則沒有標準答案。 換言之,並沒有哪一種性格是成功的保證,端看你如何將自己的正面特質發展到極致,並且將

卓越的領導人或經理人之所以卓越,或許可歸因於他們具備了獨特的人格特質,至於這些人格特質是什麼,則沒有標準答案。
換言之,並沒有哪一種性格是成功的保證,端看你如何將自己的正面特質發展到極致,並且將自己性格缺陷所產生的負面影響降至最低。
然而,你可曾想過,當你把優點發揮到極點、甚至過了頭,優點很可能會變成缺點嗎?於2005年10月來台的美國人本管理大師艾倫.凱契爾(Allan Katcher)博士,以德國精神分析學家佛洛姆(Erich Fromm)所言「當一個人的優點發揮過當,就會變成缺點」為核心概念,在1960年代與史都華.艾特金(Stuart Atkins)合力研發了LIFO?
系統,做為一套發掘個人優點和有效管理組織人力資源的方法。

缺點與優點為一體兩面

LIFO豆Y「人生取向」(Life Orientation)的縮寫,意指每個人都會有各自習慣或偏好的行事風格與價值觀,這當中不涉及優劣,只是每個人有所不同。
然而,就個人而言,做起事來自信滿滿,當然是一項優點,但自信過了頭,就會顯得傲慢;同樣地,當一個人謙虛過了頭,往往也會令人懷疑他是否能力不足,以致缺乏自信。 這就是凱契爾所說的,「缺點與長處並非截然對立,而是一體的兩面。」
一般人在看待傲慢、自卑等字眼時,很快就會貼上負面標籤,卻鮮少去思考那些特質其實只不過是個人長處的「過當使用」而已。
藉由這樣「相對」而非「絕對」的概念來看待個人的長處與缺失,就會懂得如何去尊重和接納人的差異性,而非進行好壞優劣的價值判斷。凱契爾指出,LIFO豕t統就是「長處管理」(strength management)和自我管理的技巧,希望每個人都能對於自我和團隊中的其他成員有深入、完整的認識,並且清楚掌握各自所具備的長處、能力與資源,相互欣賞、相互為用,以獲致最高成效。

人生取向的四個原型

凱契爾指出,LIFO豕t統將一般人在不同情境中所展現的行為偏好與風格,歸納出以下4種原型;而他和艾特金也曾依據這4四種原型,分析不同取向的經理人所具備的偏好與習慣:

1.支持/退讓(Supporting/Giving-in;簡稱SG):
這類型經理人的生活哲學是以無比認真的工作態度,來證明自己的價值,其特質為替人著想、樂於助人、迅速回應他人的指示與要求、信任、誠信、理想化等。然而,上述每一個長處都有其相對應的缺點。例如,替人設想可能會變成自我否定;信任可能會淪於輕信他人;理想化則可能流於不切實際等。

2.掌握/接管(Controlling/Taking-over;簡稱CT):
這類型經理人的內在哲學是,一切以行動為導向,希望迅速完成任務,渴望獲得成就感與明確的進度,其特質則是主導欲強、自信、有說服力、熱切、富冒險心、以及強制力。然而,當表現過當時,往往會流露出自負、缺乏耐性、操控他人、賭性堅強,並且讓人覺得壓力沈重等。

3.持穩/固守(Conserving/Holding-on;簡稱CH):
這類型經理人的人生哲學是態度謹慎,講求系統、邏輯與步驟,凡事都要以既有的資源為基礎,評估過所有風險與可能性之後,才會採取行動,期使發揮最大效用。這類人生性務實、保守、堅定且考慮周詳,然而一旦過猶不及,則會淪於固執、裹足不前、不知變通、缺乏創造力與創新等。

**4.順應/妥協(Adapting/Dealing-away;簡稱AD):
**這類型經理人非常重視人際關係和主流價值,在意自己是否為人所喜歡,以及是否與他人建立和諧關係。因此,他們善於發掘別人的感覺、需要和慾望,而且會嘗試去滿足這些欲求。
儘管順應型經理人常會被認為適應性強、熱忱、善於應對、彈性和富創意,但也可能變成前後不一致、缺乏定見、阿諛奉承,甚至於漫無目標等。
由上可知,支持、掌握、持穩與順應等「長處」,如果是應用得當,就能充分發揮出卓越、行動、理性與和諧等成效,但一旦運用過當,則會演變成退讓、接管、固守和妥協等「缺點」。
根據凱契爾和艾特金的研究,無論在哪一個國家,所有經理人都會展現與運用上述4種基本風格,只不過他們多半會偏好其中一種風格,使得該種風格凌駕於其他風格之上。
凱契爾在受訪時指出,這4種風格或類型的畫分,並不涉及價值判斷,而是在協助經理人去了解自己、部屬和上司的長處與特質,並且尊重他人因為長處使用過當所導致的缺點,進而以這些資訊為輔助,鼓勵人們改變自己的行為,在各方面變得更有效率。

找出共同的語言溝通

凱契爾說,每個人都是不一樣的,也都會以自己習慣的方式和最擅長的優點來做事情,而LIFO豕t統便是希望協助歧異的個體,建立起一個尊重彼此差異的溝通平台,讓每個人心中的預期與實際得到的結果能夠一致。 以常見的親子關係衝突為例。
凱契爾說,父母常會對孩子說,「我是因為愛你,才會管那麼多」,然而子女卻不覺得被愛,因為父母總愛批評他們的言行。這就是典型的意圖(intention)良善,但因為不了解對方的特質與習性,導致行為運用不當,造成了適得其反的後果。
同樣地,經理人一定也會出於善意而批評部屬,希望他們的績效能因此提升,然而如果對於部屬能夠接受建議的方式缺乏了解,往往只會令員工感到挫折,折損了他們的自信。
一位曾經就教於凱契爾的高階主管,苦惱地表示,他不惜高薪、費盡心力,就是想找來最優秀、最聰明的員工,發揮他們的聰明才智,對公司有所貢獻。
然而每次開會時,現場卻總是一片寂靜。凱契爾親自出席了該公司的會議,觀察該名主管的風格,結果發現他在每次會議的開頭,就滔滔不絕地把他希望部屬怎麼做的事情講完了。於是凱契爾就對他說,如果你已經把該做的事情的交代完了,還要求員工積極參與些什麼?
在凱契爾的建議下,該名主管在下次會議時,換了一個開場白,「我手邊遇到了一個問題,希望大家能集思廣益,告訴我可以採取哪些做法」,而且講完這句之後就馬上閉嘴,結果現場的討論氣氛,果然就漸漸開始熱絡。
藉由認識自我,該名主管改變了溝通方式,終於得到了他想要的結果。不過,凱契爾也指出,並不是所有人、所有行為都願意改變或能夠改變,而在碰到這種情況時,無論是自己和周遭的人,都要學會如何去因應與處理。
比方說,凱契爾也曾碰到另一位與上述主管有相同問題的主管,但是兩人在一再嘗試之後,卻始終找不出解決方式。後來凱契爾終於了解到,這位主管雖然嘴巴上很開明,但性格上其實是非常堅持獨斷的,因此凱契爾就告訴他,「算了吧!你是不會改變的,所以你何不開誠布公地跟部屬說清楚,你就是希望他們按照你的方式做事。」
結果,所有員工都鬆了一口氣,再也不用承受一再提議,卻一再被駁斥的挫折。

發掘長處 有效管理

組織的目的在於達成目標,獲致成效,至於完成任務的方式則有很多種。如同凱契爾所言,「每個人都可以是領導者,只是領導風格各有不同。」
然而,無論是哪種領導風格或管理方式,都要切記,任務是有待「人」去完成的,因此如果想從人身上獲得最大的產出,就必須對人有更深入的了解,知道對方長處與限制何在,進而激勵他們去從事最能發揮專長的工作。
例如,如果部屬是支持/退讓型人格,那麼管理者就要知道,這樣的員工若是處在缺乏支持或愛批評的環境,便很難有所表現。同樣地,不同風格的人,也都有適合自己的工作場合,才能將長處發揮到極致。
甚至,經理人如果對於自己的風格有更準確的掌握,不但能適時修正自己的行事作風,以符合上司、組織、乃至於部屬的需求,還可以藉由和其他具備不同風格與長處的人合作,來補足自己的長處。
凱契爾說,將組織的願景與任務明確地傳遞出來、並加以執行,才是身為領導人最重要的職責。而如果了解自己並不具備溝通長才,那也沒關係,更重要的是能欣賞具備此項專才的人,請對方來擔任此項任務,彼此相輔相成。
了解人,不但有助於管理者知人善任,也能讓身為部屬的人懂得「揣摩上意」,找到因應與自處之道。如果你是屬於行動派的人,但是卻碰上了作風持穩保守的老闆,那就要不要因為上司總愛在行動之前做足分析與評估而感到挫折;相反地,你應該進入對方的思維方式,才能提出最能說服對方的解決方案。 同樣的方法也可適用於顧客關係管理。
足跡遍及多個國家的凱契爾說,當他在中國時,熱情的當地人總會主動夾菜給他,但其實這樣的舉動反而令他覺得不習慣,因為他想自己決定要吃什麼樣的食物。
因此,凱契爾認為,光是做出優質的產品、提供服務還不夠,因為如果只是站在自己的角度來思考顧客的需求,為顧客決定什麼才是對他們最好的,可能也會造成意圖與結果產生落差。
凱契爾以當年花旗銀行在紐約推出自動提款機為例,雖然這項措施的提供,是基於服務顧客的良善動機,但由於花旗銀行當時並未考量到紐約是一個多元文化、多種族的城市,使得原本只有英文介面的自動提款機,在推出後反應欠佳。
而在新增了英文以外的其他語言之後,顧客對於新機器的接受度果然大為提升。 從Life Orientation的字面可知,這套長處管理的系統絕非僅限於管理領域而已。
就像凱契爾所說,無論是在親子關係、兩性相處、生涯規畫、銷售服務等各個領域,都可以將前述4種人生取向應用其中。
前提是在對於自己和他人有更清楚、深入的認識與了解,尊重彼此的差異,不要對於缺點貼上負面標籤,轉而思考自己能否將該項缺點加以適度的調整,進而發揮出所欲的成效。
畢竟,所謂的缺點,只是優點的過當應用。 艾倫‧凱契爾(Allan Katcher) 學歷:美國加州大學心理學博士 現任:美國BCon LIFO辰篕琱膝q總裁 經歷:花旗銀行、全錄等企業顧問;曾任教於芝加哥大學、加州理工學院等校