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【U-Office Force管理手札】 台北旅店集團實現雲端數位轉型落實暖心服務 體現愈在地，愈國際！
台北旅店集團擁有創新獨特的四家飯店品牌，空間結合文創也邁向數位轉型
台北旅店集團成立於2005年，首次將飯店和公共空間變成一個設計的平台，以策展概念結合多元文化創意，透過設計手法包裝台灣文化，讓台灣新創藝術家找到空間揮灑才華，空間中觸眼所及充滿了驚喜與創意， 更將藝術家的文創產品放在大廳，有如藝廊般，不僅讓來自世界各地的旅客能多多了解台灣，讓在地和國際相互交融，體現了愈在地，愈國際的文化視野之旅！這種特別的創新體驗方式，深獲顧客好評，也維持相當高的住房率，這不僅鼓勵在地創作者不斷的推陳出新，也讓台北旅店集團擁有四家風格各異的飯店品牌，喜瑞、新驛、新尚和丹迪。
隨著四家品牌的擴張，目前集團已有11間館店分別座落在台北與台中，可想而知隨之而來的行政事務也增多起來，過去公司內部使用紙本的傳統簽呈方式，不僅花費時間在簽呈往來上，整體流程效率也相當沈重不方便，很難去追蹤目前的簽呈卡在哪一個關卡，並且在事後的查閱也有困難，因此體認到旅館業的資訊化發展是營運上的必要投資，尤其資訊化發展的程度也影響服務顧客的品質效率，因此在導入UOF雲端辦公室後，不只大幅地減少文件傳遞的時間，也增加文件追蹤的便利性，當遇到哪張簽呈遲遲沒有簽完時，可以很快的知道在誰那裡卡關，然後可以適時的提醒對方。
企業行政數位化資訊管理， 複雜的流程與人力成本統統Out
不過市面上的系統很多，如何找到適合的呢？劉依品副總經理回憶說到，因為有朋友的公司也是用一等一科技的產品，經推薦且接觸後感覺非常符合公司的需求，她分析以下三點。第一，表單的設計非常人性化，使用直覺式的圖像拖拉方式，不需要懂複雜的程式語法，可直接從欄位設計樣式中挑選想要的放上去，就連表單的簽核流程設計也是一樣，無論需要的流程有多複雜，內定的設定種類總是可以滿足需求！其次，有專屬的手機APP，這是高階主管受益最多的，因為之前常有國外出差公辦的機會，可能會延遲到簽核，但現在可以無時無刻不受場地、設備及時間的限制，透過手機電子簽核與查閱簽呈表單，這一點是深具電子化應該具備的即時性與機動性。第三點，在於一等一科技配合的系統商中，人資薪資系統符合台北旅店集團對人事與薪酬管理上的兩種需求，可同時讓使用最頻繁差勤表單在完成簽核流程之後，直接將結果帶入e-HR中，省去需要藉由人工輸入的麻煩。她笑稱，連合約審核也跑電子化，已經把系統使用到淋漓盡致。
人資吳主任也提到，公司集團每年都會進行兩次重要的績效評核，每次的評核流程都是集團員工總動員，在過去使用紙本評核很難隨時掌握各館店的狀況，往往只能在結束整理紙本的評核表後，才發現哪些評核內容不符合規定或是誰還沒有完成評核，還要再將評核表發還回去補正，這樣往來又花費許多時間。因此在績效評核表電子化後，管理者對於每個欄位的填寫規則都可以做設定，不符合規定的，系統自動會跳出提醒，還能隨時查看各個職務是否完成該階段的評核狀況，讓整個評核流程按照時程順利的進行。在滙整績效考核的結果，也可以從系統中直接叫出統計報表，省去一張張人力輸入的麻煩。最後也讓每位員工可以透過系統進入，看到自己此次被評核的成績，進而調整自己的工作績效，真的非常方便！
重視人才培育管理，用以資訊化系統提升競爭優勢
台北旅店集團一直以來非常重視員工的教育訓練，培訓人才不遺餘力，並把課程分為五大領域：新人訓、語言領域、專業領域、通識領域和主管學院。每位同仁在不同的階段，皆有相對學習的課程，藉以不斷的提升同仁的能力，以因應公司營運和擴張需求。因此如何落實「知識管理」將這些課程內容保存下來，並放上共享平台，並依照每種課程的性質設定不同權限開放給同仁使用，讓剛報到的新人可以隨時檢視與練習，溫習主管指導過的工作流程。
台北旅店集團在各領域都不斷求新求變，如何在競爭激烈的服務業中走出創新的方向，有別於一般傳統服務業將員工視為人手，唯有將每位員工都視為最重要的資產，才能使全體員工與企業一起成長前進！
[本文由經理人整合行銷部與一等一科技共同製作]
