Managertoday 經理人

善用記事本與利貼管理

2019-10-17 05:51:43
Managertoday
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時間管理中,經常花了許多時間去克服從「想做」到「如何做」的落差,這個過程不但不容易,而且很花時間。 如果用物理現象來形容夢想與願望,「我想做」是一種氣體,看不見又摸不到;「我試試看」是一種液體

時間管理中,經常花了許多時間去克服從「想做」到「如何做」的落差,這個過程不但不容易,而且很花時間。
如果用物理現象來形容夢想與願望,「我想做」是一種氣體,看不見又摸不到;「我試試看」是一種液體,四處流竄卻無法導向目標;「我如何做到」則是固體,將夢想形成可執行的方案。各種時間管理的道具,就是協助我們將待辦事項從「氣體」變成「固體」的催化劑。

記事本:透過手記,和自己對話
在眾多的時間管理道具之中,數位式的工具當然具有很多優點,但是,傳統的方法也不一定不好。其中,兼具「不用電池」「價格便宜」「一目瞭然」的優點,也是最為類比式(analog)的道具,當屬記事本與利貼。有許多人喜歡透過寫字的過程,整理思緒的實際感。
光是記事本,也有活頁式與膠裝式的不同,依據每個人的使用習慣、出差頻率、資訊量、工作複雜度的不同,記事本也會有不同的使用喜好,因此,世界上並沒有十全十美的記事本。
正因為記事本隨著使用者的喜好有所不同,會有屬於自己的個性,但是相同的是,因為「寫下來」這個動作,讓記事本在時間管理中擔任著貫徹與持續的角色。
除了記錄行程之外,記事本其實還具有「和自己對話」的功能,類似沙盤推演的紙上戰場。記事本可以自問自答,將自己的思考寫下來,評估未來可能遇到的情形,讓沙盤推演更加具體。

利貼:排定待辦事項的優先順序
試著想像一下,如果記事本是本剪貼簿,那麼,利貼就是我們從報章雜誌上剪下來的資訊;將利貼黏在記事本上,就像是簡報貼在剪貼簿上一樣。如果說記事本是夢想的拼圖版,讓人看到全貌;利貼就是實現夢想的一塊拼圖,缺一不可。將記事本與利貼搭配使用,讓人更能掌握。
當目標已經細分到執行項目的細項時,可以這麼做:
1.將一張利貼寫上一則待辦事項。
2.將每張利貼以先後順序決定位置,由上往下排列。
3.找出每張利貼列出的工作之間,有沒有可以順便做的事情,換言之,這就是將待辦事項系統化。例如,如果要去拜訪客戶,客戶的公司附近剛好有書店,可以在拜訪完客戶之後到附近的書店買書,或是將應該要回覆的電話集中。
4.可以交給別人做的事情,就直接將利貼撕下來交給對方。
5.然後,重新排列優先順序,最緊急的事情可以貼在左頁的行事曆之中,右頁的左欄是今天一定要處理的事情,右欄則是這周之內一定要處理的事情,如此可以一目瞭然。
6.做完的事情就將利貼丟掉即可,如果有臨時的變化,優先順序也能方便更換。

寫下「不做」的清單
《做時間的主人》(Working Smart)作者勒伯夫(Michael LeBoeuf)認為,除了必須做的清單之外,也應該寫下「不做」清單,讓自己可以因為授權而節省寶貴時間,也能適時紓壓。 「不做」清單的內容,可以包括以下幾項:
1.低優先度的所有事情(如果真的很想完成它,前提必須是已經完成其他所有高優先度的待辦事項);
2.可以授權給別人完成的所有事情;
3.即使忽略、也不會有任何後果的所有事情;
4.幫別人做、但是實際上是對方自己應該完成的所有事情。
記事本上可以時間PSDC循環圖:計畫(planning)就是落實夢想、決定目標;訂行程(scheduling),將時間做適當的分配;實行(doing)就是按照計畫進行,不求最好,但要堅持到最後;確認(checking)即為如果達成目標,就給自己小小的獎勵,如果沒有達成,則思考為什麼失敗的原因,避免下次再犯。

記事本上如何活用利貼
利貼記事本的右頁,將其分成「今天一定要完成」與「這周內一定要完成」兩部分。    「這周內一定要完成」貼在右欄,由上而下排列緊急程度。    「今天一定要完成」貼在左欄,由上而下排列緊急程度。    貼在左頁行事曆框內的利貼,是那天最緊急的待辦事項。
記事本上如何活用三色筆管理:
明治大學教授齊藤孝(Takashi Saitoh)以「三色法」管理行程與資訊,這3種顏色分別是紅、藍、綠。
記事本左頁的行程管理:
**將三色法活用在行程管理上,紅色是最重要的待辦事項,藍色是不可忘記的次要待辦事項,綠色是與自己有關的事情,例如私人行程、興趣、嗜好。 運用三色法,最大的優點是沙盤推演一天的行程時,可以一目瞭然,例如記事本上每天在紅藍的空隙之外,一定要有綠色的部分。因為這是留給自己的時間,如果發現綠色的比例太少,那就要注意是否工作過頭了。
在記事本左頁是一星期的計畫,右頁為筆記空白頁。談話中獲得什麼經驗與點子,直接以紅藍綠筆直接以關鍵字寫在右頁,同時用方框圈起,這樣可以找出彼此的關聯性;將關鍵字圈起來用線條連接,即成關鍵字的延伸。同時,並可以立即與左頁的行程對照,知道這個想法是從誰那裡聽來的。
**記事本右頁的資訊關鍵字:

每天都有機會從聽到的事情獲得各種資訊時,不妨用三色筆整理關鍵字,紅色表示從別人口中聽到最重要的資訊、或是主觀事實,藍色表示次要的資訊,綠色表示自己的想法或是相互關係。