eHR搭上雲端行動科技，CHATISFY敏捷管理人才資產

「公司成立的第一天，確實沒料想到有機會登上世界級舞台。當公司LOGO被投射在螢幕，接受全球觀眾的鼓掌歡呼，那一刻的感動難以言喻，也是創業以來最大成就。」CHATISFY法可創新股份有限公司執行長劉文翰分享的是，2019年公司正式成為Facebook官方認證的「臉書全球行銷解決方案合作夥伴（Global Marketing Solution Partner）」，並代表台灣登上 F8開發者大會 （註1）主舞台的感受。

CHATISFY是以SaaS模式經營「Messenger聊天機器人」，讓企業客戶免程式開發，套用後台對話模組就能自由創建結合導流、客服、結帳、推播、以及數據分析的社群電商機器人平台，2017年正式發表後，兩度成為Facebook官方認證合作夥伴。事實上，平台從服務百名、千名到萬名企業客戶，其所乘載的訊息量截然不同，然而CHATISFY依舊以穩定可靠的系統品質，支應所有企業客戶背後每天2、3千萬的顧客訊息，是其受到國際性企業關注與肯定的關鍵。

新創公司高自由度，團隊規模擴大面臨管理考驗

CHATISFY初成立時只是5人公司，以臺灣為基地，切入「對話式商務（Chat Commerce）」領域推廣聊天機器人（Chatbot），短短幾年內該SaaS應用程式橫跨亞太地區，企業客戶數逾12萬，團隊規模跟著成長4倍。CHATISFY草創期具自由風氣、職場彈性的迷人新創文化，但隨著組織擴編，「如何提供同仁友善的人資機制，同時保護公司免於勞資問題」成為劉文翰經營上的課題。探究其組織架構以研發與行銷為核心人才資產，企業客戶服務方面規劃有兩位線上客服同仁搭配上自家的聊天機器人，就足夠處理每天的詢問量，人資方面則有一位專職行政負責。即便是如此精實的人事布局，營運日常中的臨時性行政事務不斷。

譬如：門禁系統設有指紋機，仍難免有人忘打卡，當事人必須調監視器以茲佐證，再走紙本流程補打卡；其次，業務人員無須進辦公室的補打卡方式，常是一到月底才開始狂簽簽到單。一個個小紕漏延伸累積的人事問題，讓行政流程變得繁瑣，對勞資雙方都是件麻煩事。加之受COVID-19疫情影響，CHATISFY啟動居家辦公因應，當全體人員都得補打卡且不知道居家辦公將進行多久，劉文翰開始覺得「人資問題不改善不行」。經過在臺灣雲市集的一番瞭解，找到主打中小型企業適用的新加坡跨國新創公司──Swingvy星緯股份有限公司雲端人資系統，一舉解決遠距工作打卡和薪資資料整合問題。

直覺式操作人資平台，無痛轉移減省9成作業時間

當CHATISFY遇上Swingvy，同為SaaS新創公司會迸出什麼火花？研發工程師出身的劉文翰坦言，最初考慮過自己開發打卡APP，實際研究後，發現要做到足以媲美「Swingvy雲端人資系統」的專業等級，沒有那麼容易。在CHATISFY的人資管理邁向數位轉型的試用過程，Swingvy有專人輔導行政部門熟悉雲端人資系統，之後才推展到成為全體同仁的日常使用軟體，直覺式的簡潔操作介面讓大家能快速上手。

「Swingvy雲端人資系統」上線以來最有感的部分，莫過於利用手機就能線上打卡與補卡，不再受限於指定硬體指紋機，出勤打卡不再侷限上班地點，同仁可隨時隨地打卡，因應現今工作型態；其二，請假資訊透明且流程簡化。以前同仁不清楚還剩多少休假就找行政部門查詢，現在打開APP，自己請過多少假、今天公司誰請假，一目了然；再者，假別天數能有效數據分析，與薪資單整合，可一鍵寄出，省下至少9成行政作業時間。

人資問題環環相扣，相對於舊式管理方式，非但行政部門多出1／3的餘裕處理更重要的事務，劉文翰進一步表示，本來預期自己要去想機制解決的部份，基本上都藉由「Swingvy雲端人資系統」解決。整體而言，等於減省了所有人於人事問題的溝通成本。此外，「Swingvy雲端人資系統」能自由轉換中英文介面，讓公司的外籍同仁使用上也毫無障礙。

活用SaaS友善人資服務，1天快速上線輕鬆上手

「國內中小型企業家數約為155萬家，占全體企業98.93%，雇用了8成勞動力，相當於1000萬的勞動人口，此規模雖造就臺灣長久以來的競爭力，但這些做了20、30年的中小型企業其經營模式守舊，E化程度相對低，可謂是雲端人資軟體的一大挑戰，卻也是利基。」以上是三星創投領投的雲端人資軟體Swingvy正式進軍台灣前的市場觀察。

Swingvy台灣區總經理許大成兩年來帶領團隊，與無數臺灣企業家交手的經驗，點出中小型企業於人資管理方面三大常見問題：

1. 無法跳脫舊思維：
企業仍獲利的狀況下，經營者對數位轉型的意願低且認為無急迫性，以致無法精進營運質量，易侷限二代接班的可發揮程度。
2. 員工身兼多職：
通常因人力有限，「人資事務」由會計或秘書兼著做，對勞資專業知識薄弱，可能造成因小失大的勞資糾紛。
3. 忽視人資服務：
願意花錢在ERP、CRM系統，卻對投資人資軟體不夠重視，像是用EXCEL統計薪資、請假口頭告知、薪資單用截圖方式給員工等，因此經常出現作業疏失，還留下一堆陳年的紙本紀錄。

然而，這都是對SaaS應用的不瞭解，傳統觀念認為使用新軟體需要一筆投資、一段時間的熟悉訓練，低估現今雲端人資系統所能帶來的效益，Swingvy針對臺灣市場在地化，提出「你的第一個雲端人資系統」作為訴求，以不綁約的訂閱制模式，雇主只要為每位員工投資約100元，準備好人事資料，在1天內搞定上線。許多中小型企業嘗試使用「Swingvy雲端人資系統」後，不僅人事優化漸入佳境，還令所有員工覺得備受尊重，真正實踐「員工是企業最重要資產」的信念，邁向企業員工創雙贏。

本文所提資訊服務商與雲端解決方案以《臺灣雲市集》網站公告為主。

閱讀更多數位工具轉型成功案例>>

擁抱 AI 自製短影音行銷， 山衛科技 借重數位新媒體為品牌加值
加工製造業的數位時代， 碇國人造石 案場現況簡單上雲
以科技經營運動產業， 丸鐵運動 深化品牌魅力與會員黏度
在校園書店賣水果給大學生！ 蔬果益 千萬業績背後的數位資產管理學

註1：F8開發者大會，是Facebook始於2007年舉辦的一項年度活動，聚集世界各地為Facebook網站開發周邊產品的開發者和企業家，作為與業界分享重要消息的年度盛會。