時間都浪費在找資料、專案只憑口耳相傳，微型企業的數位轉型之難，博醫公司如何克服？

推出全球第一片蘭花胚胎幹細胞精萃面膜，並榮獲台灣生技大獎的保養品牌──AMABILIS艾瑪貝蘭，背後推手是2013年創立、擁有專利成分蘭胚DNA傳導密碼Recode23®的博醫股份有限公司，由免疫學家鍾成晏博士、植物學家吳柏宏博士、細胞分子生物學家張瀞文博士與師承上海派的杜李威中醫師共同創辦。團隊分布台北辦公室、新竹實驗室，和以萃取臺灣特有種蘭花為原物料的台南農場，主要運營成員不過6人，負責配方設計、代工廠品管與通路經銷等大部分業務內容，是一家技術優良但組織微型的企業。

微型企業最大痛處：時間被瑣事切斷、缺乏整理心法

「這份文件你那邊有嗎？放在哪裡？」「面膜還剩下幾箱？數量跟整體價值是多少？」「這個月的勞保費繳納被通知還沒繳款啦？」……，這不只是博醫公司過去的日常，也是許多中小微型企業每天上演的場景。鍾成晏是博醫的靈魂人物，公司尚處微型團隊的階段，使其不得不身兼多職，要與廠商接洽，又要處理公司對外關係。不擅整理的狀況下，紙本簽呈和文件資料堆滿公司，難以搜尋過往資料，等於過去十多年的經營歷程沒有被留下來，業務辦理速度跟著受到限制，最常和同仁把時間花在找資料。可想而知，金流帳務的請款程序亦不盡理想，辦理速度緩慢，偶有延遲付款之情事。

儘管藉由Word、Excel處理文書作業，然因缺乏標準化，歷代同仁的表單寫法不盡相同，導致管理者欲檢視單一廠商的年度訂單及銷售表現，必須先把不同表單內容統整、解譯後，才能進行資料的使用或分析，十足費力耗時，又涉及團隊必須異地協作，遠距的溝通與管理有相當難度。深受現況困擾的鍾成晏認知到公司小、成員少，理應透過數位工具將每個人的功能與價值發揮到最大，而非浪費時間在行政瑣事、整理表單、設計Excel函數，故曾試圖瞭解其他股東、合作廠商所使用的雲端辦公室軟體，卻發現他們都存在一共同問題：一開始沒有規劃清楚，以致花費鉅資導入工具後，過於專業複雜的操作介面，反而令員工難以改變工作習慣，在內部推廣上成為一大挑戰。

以資產盤點為轉型起點，提升管理效能與決策效率

兩年前，資訊背景出身的業務副總黃以均加入博醫公司，並於2021年協助申請「臺灣雲市集」開辦的數位點數補助機制，經深入評估公司需求，在眾多方案中決定採購百加資通股份有限公司所研發的「101EIP雲端辦公室」方案。黃以均回憶：「過去所待的產業專攻數位化管理，所以當我看到經營十多年的公司，大部分資料都用紙本保存時，突然覺得好像進入原始森林……；後來，與鍾博士溝通導入雲端工具，我們只花了15分鐘就決定要做，他非但不排斥還全力支持，甚至親身使用系統，這是為什麼博醫可以在短時間內完成資料盤點，快速投入數位轉型的關鍵。」

「101EIP雲端辦公室」是提供中小微型企業一個可負擔、易於管理且安全的雲端平台，企業運作需要進行管理的項目，皆以介面人性化、操作直觀、簡單易學的方式來達成，但前提是企業本身必須先將組織的知識進行盤點，再使用101EIP雲端平台將分類後的重要檔案電子化並分權限歸類、建立檔案命名規則等。對此，黃以均分享博醫公司的資產整理術，先將累積數年的紙本資料全面盤點分類，並捨棄無效紙本資料；數位資產方面，要求三地辦公室將電腦中的資料全存放NAS，破壞原有檔案夾的分類方式把所有資料倒在一起，先從部門大方向分類，再細分年度。別一下子把所有時間都埋進去，想著一步到位，那將會消耗掉非常大的心力，建議依照使用頻率陸續整理。

當中的帳務環節是最花心思整理的部分，因為穩定金流是中小微型企業的心臟，利用101EIP線上簽核系統的流程引擎規劃財務請款流程，方便主管依據不同的角度檢視費用請領狀態，明訂清楚的計算規則，讓費用單據報銷時間大幅下降70％，同時人力成本下降40％，替公司流程運作大幅節省時間。其次因人員分處台北、新竹、台南，過去文件簽核時程不定；使用EIP後，不需要1天的時間即可完成。「近年國際經貿情勢快速變遷，當金流管控扎實，面臨風險來臨時，反而能游刃有餘的應對，決定何時該多叫點原物料、交期要不要調整……，這些決策是做了數位轉型後，我們才有辦法一步步看到的面向。」黃以均說。

雲端辦公室管理成功起點，操之兩大角色與一基礎原則

投身企業E化管理軟體研發以來，積聚多年服務眾多企業經驗，百加資通股份有限公司執行長林崇仁認為，數位轉型最重要的層面不在於使用的雲端系統有多彈性，應聚焦「 企業數位能力的成熟度 」，而影響一家公司數位能力成熟度高低，操之在兩種關鍵角色，一是經營者對數位轉型的支持、二是具數位化概念的內部執行者或外部顧問（導入師），協助將知識資產乃至企業文化推向數位化，這也是博醫公司能在短時間內從十多年傳統辦公習慣破框而出，成為雲端辦公室管理最佳演繹案例的因素。因為數位轉型不只是導入一個工具而已，更重要的意義在於全體員工一起投入「流程再造」。

百加資通團隊資訊服務的唯一基礎原則是「系統持續進化」，因此「101EIP雲端辦公室」不只要能滿足中小微型企業對雲端辦公室的基礎需求，還像積木堆疊般能隨著企業一起成長、擴充能力，譬如微型企業逐步壯大為中大型企業的過程，可能會需要進銷存、KPI、ISO等系統，未來都能根據各自產業別的需求導入系統，一個連未來需求都能考慮到的雲端工具，是數位轉型能持續運轉的極致關鍵。

「管理靠制度，制度靠表單」，建置雲端辦公室等同建立公司制度，「101EIP雲端辦公室」的特色在於，數位能力尚不足的企業照著系統的範例表單，就能簡單完成無紙化的數位轉型，而如博醫公司這類數位能力成熟度高的企業，則能藉由系統資源再變形、延伸，最後深入到自身企業文化，創造深度價值。

百加資通團隊今年依舊是臺灣雲市集的資訊服務商之一。臺灣雲市集以「小額投資的訂閱制軟體服務」與「10分鐘完成線上申請」兩大有力數位轉型服務訴求，彙集近400項雲端服務方案，再啟第二波最高可獲得3萬元數位點數的補助機制，目前已有超過3萬家中小微型企業響應，還有逾8000個名額！

本文所提資訊服務商與雲端解決方案以《臺灣雲市集》網站公告為主。

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