Managertoday 經理人

從Outlook開始

2019-12-11 10:04:10
Managertoday
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多數的人都知道時間管理很重要,真的做好時間管理的人卻是少之又少。原因並不是不懂得理論,但如果沒有適當的方法與工具配合,要改變習慣真的很難。 多數人會認為選擇高階的時間軟體或是專案管理軟體,才能

多數的人都知道時間管理很重要,真的做好時間管理的人卻是少之又少。原因並不是不懂得理論,但如果沒有適當的方法與工具配合,要改變習慣真的很難。
多數人會認為選擇高階的時間軟體或是專案管理軟體,才能做好時間管理,其實只要善用手邊常用的軟硬體,例如:MS Outlook、Lotus Notes、EXCEL、Project與及PDA通訊錄,做好簡單的整合應用,即可輕易做好時間管理。最多人用的主流軟體,往往是整合性最佳的選擇,以下就以Outlook為示範工具。

善用80/20法則,做好工作取捨
時間管理的第一要務就是善用80/20法則,了解80%的成果是來自少數20%的重要事務,建立良好的時間取捨標準。一般以重要性與緊急程度,分成ABCD四類:
A級工作:緊急而且重要
B級工作:不緊急但是很重要
C級工作:緊急但是不重要
D級工作:不緊急也不重要
多投入B級工作,可以省卻大幅的時間浪費。如果你每天都在從事C或D級的工作,例如:在繳款日最後一天去繳款、在活動前臨時去採購所需的物品、使用人工方式打電話通知聯絡、或為了找一個重要的電話或文件翻箱倒櫃等等,那麼生活就像救火隊,到處處理緊急的突發狀況。
反之,如果能做好B級規畫,例如:使用自動轉帳服務、擬定定期採購清單、使用數位科技大量傳送點子信件、傳真簡訊或是語音廣播、規畫建立良好的名片與檔案的管理架構,如此很多A、C級的緊急工作就會大幅減少。
在時間管理工具上,「行事曆」與「待辦清單」是兩個最重要項目,兩者相關但是用途不同,行事曆是特定時間要做的事情;工作俗稱待辦清單(To Do List),是沒有特定時間安排的待辦事項。
有關與別人一起同時作業或是特定時間必須執行的事情,都可列為行事曆的約會,例如:各種工作會議、客戶拜訪、私人約會與及有特定時間的工作。
然而待辦清單是比較沒有特定時間要求的工作事項,可能有截止日期;在截止日之前,安排空檔作業即可,例如:擬定工作計畫、準備會議文件、影印資料、寄送DM等。

時間管理:從工作紀錄開始
如果想要做好時間管理,第一步就是必須先做好工作計畫與時間紀錄。檢視自己時間使用的現況,才能針對效益不彰的事項,尋找較佳的改善方案。
可以使用任何行事曆軟體或是Excel,試著完整地記下每天的大小工作事項紀錄,至少記錄一周,盤點這些工作紀錄,大致可以了解你目前時間使用的狀況。

Step1:你可以使用Outlook的行事曆或是Excel做好工作時間規劃與記錄,輕易的查看你的一週的時間分配情況。
Step2:複製Outlook上的行事曆內容,貼到Excel上,如此可以使用Excel的篩選、排序、搜尋、計算加總、統計與及製圖等功能,進行更精細的工作時間分析。

**工作計畫:從定期整理To Do List開始 **
養成工作計畫的習慣,每天花20分種,安排明天的工作計畫;每周周末花費一小時,安排下周的工作規畫;每個月底花費至少一天,規畫下個月工作計畫。透過定期的檢討與計畫,可以找出改進時間效益的方案。
工作時間管理的重點原則有4項:清單化、模組化、系統化與及流程化。說明如下:

**1.把經常性的工作清單化
**整理你的以往的工作紀錄,你會發現很多效益不彰的工作、很多救火性質的重複性的工作,分開處理將會浪費掉很多時間。
將經常性的工作整理成清單,存放在Outlook的工作子資料夾中,分成每日例行工作、每周例行工作、每月例行工作、個人事務、不定期事務、經常性專案工作幾大類,然後以盤點清單方式,來做行事曆安排與工作規畫,將可節省許多工作計畫時間。
以檢查表(Check List)的概念,減少不重要事情的細節規畫與及執行重複動作時間的浪費,如此一來,不僅可以避免遺忘,還可以把時間留給更重要的工作的思考與創造。
每日或每周定期將工作待辦事項,使用Outlook的拖拉功能,安排到即將到來的行事曆上,或是透過電子信件進行工作指派與傳遞。
主管級的專業人士,需要將工作指派給部屬,請求部屬協助完成,透過電子信件指派工作,可以附上完整書面資料,電子信件的工作指派信件可留下完整書面時間記錄,有利於團隊時間管理。

**2.把重複性的工作模組化
**為了便於多重專案或是不同種類工作,可以將工作分為不同的類別模組來管理。
使用Outlook中類別的功能,可以依照專案種類分類,依照地區或是依照重要等級來分類管理,大幅減少瑣碎在工作管理大量出現的視覺干擾,讓你很清楚目前的工作安排。

**3.工作專案管理系統化與流程化 **
多數的工作並非單一工作,而是有連貫性,因此把相關的工作整理成一個完整的群組工作方案,就是「工作系統化」,也有人會稱為「專案」(project)。將具有先後順序的工作,整理成一個完整的工作流程,就是流程化。不同的工作會有不同的流程,例如:新進員工訓練流程、新會員問好流程、忠誠度培養、高度可能購買族群促銷方案、產品上市專案等。
也可以使用Excel將專案模組化存檔,重複使用時,大幅節省規畫時間。

**建立PKM數位時間管理架構
**時間管理是專業人員知識管理(PKM)中非常重要的部分,必須落實PKM中名片資源管理、文件管理、通訊管理、情報管理等,才能奠定良好的時間效率基礎。
善用行事曆,落實工作計畫、執行與檢討控管,把時間用在刀口上,才能有效整合資源,創造工作績效。