全球3500家企業都在用的減碳方法！點點簽如何藉由電子簽名省下超過650公噸碳排放量

隨著ESG浪潮興起，節能減碳成為近二年企業的營運重點，而數位化則是實現減碳目標的最快途徑。「減碳其實很簡單，企業不需要導入架構龐大或功能豐富的IT系統，只要採用電子簽名，將紙本合約變成電子合約，就可以看到顯著的減碳效益。」凱鈿行動科技商務開發副總經理張博瀚說。

根據中華電信綠色企業報告統計，一張A4紙的二氣化碳排放量為18公克；至2023年上半年，使用點點簽DottedSign完成電子簽名的文件已超過200萬份，如果換算成一般紙本合約的紙張使用量，等於可以少砍3,600棵樹木，節省的碳排放量甚至超過650公噸。

4大評估要點，找到最適合的電子簽名解決方案

「很多人以為拿支觸控筆在平板電腦或手持式裝置上簽名，或複製簽名圖檔到PDF文件中就是電子簽名，其實這只能說是簽名電子化。」張博瀚強調，所謂電子簽名必須整合內部作業流程， 從安全性、有效性、易用性、擴充性四個面向進行評估，找到最合適的電子簽名解決方案，才能將減碳效益發揮到最大。

先就安全性來看，電子簽名解決方案必須具備高度的安全性，避免簽署方遭到惡意攻擊或文件外洩風險。一如凱鈿將點點簽服務架在AWS上，藉由國際雲平台業者的資安防禦網確保系統運作安全性，同時凱鈿點點簽也通過資訊安全管理系統ISO 27001認證，確保內部作業流程安全性。

其次是有效性，電子簽名解決方案必須有完善的認證機制，以確保文件的簽署效力。張博瀚說明，在身份認證機制上，不能只要求輸入帳號密碼，最好結合動態密碼、電子憑證等機制來核實簽署者的身份，同時還要有電子軌跡或數位憑證，以確保文件的不可否認性和完整性。

舉例來說，點點簽會紀錄簽署者的IP位置、時間戳和行為，還會將文件變更紀錄另外存放在區塊鏈上，使文件具備不可否認性，同時在電子文件壓上數位憑證，就像紙本合約蓋騎縫章一樣，確保簽署文件的完整性。（延伸閱讀：淺談企業電子簽名與法律保障 – 專訪法律白話文運動 楊貴智律師）

第三個評估面向為易用性，無論何種IT解決方案，友善的操作介面和簡單的流程設計，皆是降低員工抗拒心態、提高使用意願的關鍵。以點點簽為例，其結合QR Code設計將手機化為簽名板，當簽署者用電腦開啟電子文件時，只要拿出手機掃描QR Code，就可以直接在手機上簽名，避免用滑鼠簽名的不方便。（延伸閱讀：使用點點簽的行動畫板簽署文件）

第四個評估面向為擴充性，電子文件通常不是獨立存在，而是企業營運流程中的一環，例如：回簽報價單或合約，就是企業與客戶進行業務往來的一個流程；因此，企業應該選擇具有API或On-Premise本地端的電子簽名解決方案，以便整合其他系統或服務，才能有效提高作業效率。

節能減碳外的3大效益

目前全球已有超過3,500家企業導入點點簽服務，涵蓋金融、科技、製造、旅遊、網路服務、媒體、教育等不同產業，綜觀這些企業導入電子簽名後的改變，除了減少紙張用量與能源消耗，還有提高作業效率、文件管理更有保障、維持業務不中斷三大效益。

張博瀚以某製造業為例，說明「導入電子簽名如何提高作業效率」。該製造業將點點簽服務應用在員工聘僱合約上，過往都是在新人報到當天，HR才能向新人收取資料或要求簽署文件，倘若新人忘了攜帶或帶錯資料，就得再等個幾天才能完成新人報到程序，但在導入電子簽名後，HR可以提前作業，讓新人在報到的第一天就可以直接熟悉工作內容、瞭解工作重點，而不是將時間花在填資料上。且點點簽直覺的操作介面，也可以讓新人在沒有教學的情況下於短時間內快速上手，大幅提升HR管理及流程效率。

再就第二點效益「文件管理更有保障」來看，某美食外送平台應用電子簽名有效管理與餐飲業者的外送服務合約。張博瀚指出，在紙本合約時代，該美食外送平台業務員常常要帶著空白合約在身上，相當不方便，而且當餐飲業者決定簽約時，業務員身上可能剛好沒有空白合約，只能隔天再來拜訪一次。

此外，即便餐飲業者簽好合約，業務員也不一定會立即帶回公司，通常等到當天拜訪行程結束後才會回到公司歸檔，而合約在身上免不了會有被雨淋溼、破損、遺失等風險，日後也不易管理；而導入電子簽名後，業務員只要拿出手機或平板上，就可以讓餐飲業者簽署合約，不僅方便且風險低，後續管理也容易許多。

第三個效益則是「維持業務不中斷」，像凱基證券在COVID-19疫情爆發期間，運用點點簽服務突破地理限制，讓客戶即便無法至臨櫃申辦服務，也能透過App線上完成。

張博瀚表示，當時受到疫情影響，許多人皆避免出入公共場所，為了同時兼顧防疫與客戶需求，凱基證券將全年櫃交易業務中，客戶需求比例最高的「申請證券交易額度調整」服務搬到電子下單App中，並整合點點簽服務進行視訊電子簽章，客戶只要登入App啟動視訊並提出申請，系統就會傳送申請合約的連結，再點開連結完成線上簽名，就能順利調整交易額度。「目前凱基證券正規劃將更多臨櫃服務搬到線上，以網路櫃檯概念，打造更便利且無地理限制的申辦流程，」張博瀚說。（延伸閱讀：點點簽助凱基證券首創「視訊電子簽章」）

展望未來，點點簽將朝提升產品力、擴大生態系及發展國際市場三個面向全力發展。點點簽已導入台灣的工商憑證、自然人憑證，未來將持續導入美國、歐洲和東南亞地區的國家級別的身份認證。另外點點簽也已和多家國際科技品牌進行技術整合，包含Microsoft Teams和LINE WORKS，提供全球客戶一站式的線上簽署平台，減少跨軟體使用流程上的繁瑣。最後則是市場發展，點點簽將持續深耕台、美、日、英和東南亞等地的企業市場，除了透過與經銷夥伴的合作，提供在地的解決方案外，也將深入各產業提供最適切的電子簽名流程，希望打造最完善的電子簽名服務，不只幫助企業降低成本、提高營運效率，更加速達成ESG永續目標。

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［本文由經理人整合行銷部與凱鈿行動科技共同製作］