【U-Office Force管理手扎】 保泰精密數位轉型的起點_電子簽核的目的與重要

保泰精密引進電子簽核，加強企業管理與效率

成立已8年的保泰精密，是台積電、世界先進、美光記憶體等半導體廠合格供應商。保泰精密一直致力於協助半導體廠，以「服務、品質、效率」提供製程整合的專業服務，從光罩傳送載具、晶圓傳送載具、自動化設備及周邊零組配件，以合作夥伴的角色，關鍵性的解決方案，協助客戶端生產製程改善，提高生產效率以及降低生產成本。

呂保儀董事長提及，當年一個契機跑去新加坡，解決了客戶一直頭痛的問題。因為當時客戶分佈不同國家的工廠載具規格都不一樣，因而產生有的國家產能過量，有的閒置，彼此工廠間也沒辦法互補，就在呂董事長積極接洽並設計製作統一規格過程中，客戶看見他的能力與努力克服問題的毅力，也讓保泰精密成功拿下客戶長期配合的訂單。因此，解決別人困難問題的同時也可能使自己的事業獲得轉機。日後，隨著公司的穩定擴張成長，保泰精密已有四個廠，且分布距離很廣。「以前公司送簽呈，除了會送到不見以外，還有後續紙本歸檔留存的問題。記得當時還需要專人派送，運送過程中容易發生交通意外，這些都不是我所樂意見到的。」呂董事長回憶提到。表單需人力送單與收回，這樣的往返耗時且人工作業錯誤率高，簽核進度無法掌握也是問題。在種種考量下，呂董事長一心想找適合公司的表單e化系統，經朋友介紹認識了一等一科技UOF，在實際操作後，確定這就是適合保泰的電子簽核系統。

數位轉型有方法，降低人為錯誤與時間成本

呂董事長對電子簽核有深刻說明，「主要目的，我想要朝數位轉型方向去經營公司。現在很多企業沒有數位轉型，資訊管理是有困難的。因為企業本身有一定的資料量，必須加上良好的管理系統，兩者去應用才能把數據變成決策分析的基礎。再者，我們做半導體產業，也是智慧製造。製造最要求的就是尺寸精密及準確度，這是公司最細微也最關鍵的數字，如果採用紙本作業，是沒辦法在短時間內做分析的，而且手工抄寫容易造成筆誤，少寫一個小數點是不是就差很多呢？」

「所以，我認為數位轉型首要必須先導入電子表單。將這些資料數據有效運用並儲存當作依據。這樣就可以利用儲存的數據資料去分析成品是否符合公司需求。而且客戶也會希望有這些數據資料分析能提供，使資料圖表更一目了然。」

另外導入電子表單，是因為ISO稽核。
「對ISO而言，公司文件需有3年保存期限，而保泰精密目前程序書及表單超過200餘件，近千張表單放在文件庫，這樣龐大的資料數量累積起來很可觀。為了解決紙本產生的問題，還有後續快速查找的需求，保泰精密體認到必須透過電子化來管控。在與一等一科技電子簽核系統接洽後發現不僅能解決以上問題，更明顯是降低紙張用量。線上簽核在層層往上送單中，所有資訊即時且透明，流程中需要溝通或待解決的，簽核者可以詢問也可以退簽，流程中的每個人也都能清楚了解進度。簽核系統不僅有記錄，出錯率減少，更能節省大家開會的時間。」

結合手機行動辦公，管理公司更有效率

對許多主管來說，因為出差無法即時處理公務而造成延誤的困擾也不少。保泰呂董事長提及，「出差時期，只要有網路訊號就可以簽核，不會因為地區及辦公設備受限。電子簽核有很多好處，隨時隨處都可以辦公，並且結合手機App，不需要特定的辦公設備，在手機裡就可以即時簽訂重要合約，方便又有效率」。呂董事長強調「企業數位轉型是未來的管理趨勢，公司內部累積一定的資料量，對這些數字加以進行分析，就能產出有價值的數據，也能看出企業內部的隱形成本在哪裡，進而協助高層做出準確的決策，更能體現公司的強項與弱點，對公司管理有實質上的幫助。」

呂董事長堅持的企業社會責任：守護孩童、持續環保與淨零碳排

呂董事長在企業社會責任中，長期關懷在地孩童，尤其看見國中小學導護志工媽媽不分晴雨穿梭在車陣中，為了孩童安全，依然守護在馬路邊，目的就是能讓孩子平安回家。保泰精密感念這群無名英雄，贈送了一千餘件警用雨衣給近40間桃園市的國中小學，以行動支持守護孩子們的志工，讓志工媽媽值勤時不用再擔心風吹雨淋。

保泰精密以企業永續發展做為經營的重點方向，呂董事長正在規劃的3,000坪新廠房，將會調整自身的營運及發展方向來符合ESG指標。保泰精密在內部數位化資訊管理的提升、回饋社會社區的公益活動及新廠房結合綠材與太陽能光電設置，將落實永續理念的評量標準，追上全球共同推動的2050淨零目標，開始為自家企業導入永續概念。

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