【U-Office Force管理手扎】 碩頂精密_傳統製造業力求轉型的e化之路

碩頂精密追求創新卓越、品質保證

碩頂精密自1989年成立以來，一直專注於光學、金屬沖壓零件、電子連接器等精密零件、模具開發和加工。隨著科技時代的瞬息萬變，為了確保產品質量的穩定性和模具精度的要求，公司投入了大量時間進行技術研發、人才培訓以及設備的擴充。其中在面對不斷變化及競爭的市場環境中，碩頂精密嚴格控管產品品質及生產進度外，瞭解客戶對產品上的時效需求，因此公司堅持在內部進行沖壓模具的設計和組裝，希望能夠更靈活的滿足客戶，也確保產品在交付給客戶前經過嚴格的品質控管，讓客戶最終能收到最優質的產品。在透過專業技術所提供的產品及企業整體的努力下，碩頂精密在激烈的市場中仍保持著競爭優勢。

e化有方法，電子表單全面應用，效率升級

數算碩頂公司已有34年之久，文件量也一定相當多，他們是如何處理呢？「一開始我來時很驚訝，那時候同仁們都還在用打卡鐘打卡上班，很多文檔都沒有系統的保存，我發覺到這是間非常傳統的中小企業。」新任總經理邱銘隆回憶說到，原本我一開始需求是文件庫，主要想要管理文件，但後來覺得電子表單也很需要導入，起因為「碩頂很多資料都是紙本，或有些登打Excel和Access，要同時維護兩套Office軟體，因此很多東西沒有制度化，且大多是人員之間口述或根據曾經的管理慣例來做事，完全沒有統一管理規則，所以我剛開始接手管理公司時，沒有很完整的資料可依循，因此我來第一件事就要找一等一科技，我要導系統，我知道他可以為我做什麼！」

為什麼那麼明確呢？因為總經理邱銘隆本身為研發半導體背景，之前服務過公司有用過一等一科技的UOF系統，體認到導入系統在企業管理上效能有明顯提升，印象十分深刻。他也認為機械、人員對公司而言是生財工具，同樣管理系統也是。以投入一套動輒百萬千萬的大型機具而言，一套系統可能只是他的幾分之幾，然而發揮作用卻是超乎想像，但之前管理者看到硬體上投入的立即效益卻忽略了軟體也有其建構的必要性。

邱銘隆有此認知，因此導入系統後主要第一就是內部行政效率明顯提升，電子化表單可以做很多公司內部流程的情境應用，首先他先上常用又不影響日常生產作業的人員外出單，讓同仁習慣登打操作後，再上物品租借單，「又如問卷，我拿來徵詢大家意見時，以前回收至少要兩天，現在統計結果馬上就好。還有各類表單設計要模擬使用者的角度來想，我的原則是每一張表單填寫都在15秒內完成，如果你讓員工打太多欄位對他而言就是難用，他接受度一定不高。目前公司約有70多張表單上線，有行政類的生產類的，而我和主要設計者表單原則會很清楚哪些欄位你只能輸入什麼，要很直覺的，你輸入錯誤他就不允許表單送出，有防呆機制。這就是為什麼我們導入系統能在一個月內上線那麼快，因為表單設計簡單人性化啊！一看就懂，不要設計太多不需要的欄位，如果是那又走回頭路了，一樣在浪費時間。我就是要讓使用者稍微接近無痛使用啊！」邱銘隆幽默表示。

他也提到，這家公司60人平均年資是16年，很多都是中高齡資深同仁，因此初期如何第一步漸進式的減紙化是首要工作。結果導入系統中，他們的接受度頗高。他分析導入成功的重要因素，認為高階主管的帶頭學習與落實應用的影響很重要，身先士卒或者說是營造了一個很強大的帶領氛圍，大家看(上頭)你做了，也會認真看待此事。

最後是文件管理的資安問題。邱銘隆說，我們公司有許多專有的圖面設計，我希望凡走過都必留下痕跡(瀏覽紀錄)。我們要能控管觀看文件者的權限，有誰看了(有浮水印顯示)，都在看什麼，瀏覽次數下載次數的歷程…等等，我們後端管理者要很清楚，要有保護公司文件資產的能力，有異常時我們要能提早發現與應變。

他也統整以下一等一科技UOF系統符合碩頂需求：
1.表單設計彈性高，一定要符合公司內部的作業程序去跑流程
2.跨部門共享資料，共享資料資源，有效節省溝通時間
3.加速簽核的效率，提升整體作業流程進度
4.流程站點透明化，每關站點公開透明，負責人無法推諉延遲進度
5.資料保存無困擾，絕對不會不見
6.行動簽核很方便，出差出國一樣可以簽核決䇿

導入系統前做好良性溝通，擅用時代趨勢工具引領同仁一同成長

邱銘隆也開放每人都能行動簽核表單，目前大家使用手機很頻繁，本身操作沒有問題，系統手機介面呈現畫面很簡潔，他也讚譽有加，讓操作者一目瞭然方便使用。在公司全面進入e化對碩頂而言，一切也都還在學習中，那隨著導入愈深大家會不會排斥呢？「我舉例說服他們，如果你現在能用智慧型手機、你會用Line、你會上臉書，那就代表你是能接受新事物的人。所以以上你都可以了，學習新系統也就沒有想像中的難，學習這套軟體不用求快但一定要落實在自己的工作上。每個人都進步了，公司整體營運效率才會真正提升，相信不久我們碩頂精密規劃資訊化的藍圖，也會愈來愈札實和穩健。」邱銘隆也相信傳統產業更要有轉型改造的計劃，他預計這一年內把eHRMS、EIP、ERP整合起來，要讓企業營運效能更靈活的整合運用，串成內部可用的資訊鏈，對外反應才快才有競爭性，這樣企業才能永續長遠的走的更開闊。

［本文由經理人整合行銷部與一等一科技共同製作］

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