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如何訂出具說服力的職等及薪資結構?

2019-12-14 16:25:55
Managertoday
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<span style="color: #999999;">陶尊芷 香港上海豐銀行資深副總裁暨台灣區人力資源處負責人。曾任可口可樂、美商雅芳等多家知名國際企業人力資源處負責人,長期致力於培養人

陶尊芷
香港上海豐銀行資深副總裁暨台灣區人力資源處負責人。曾任可口可樂、美商雅芳等多家知名國際企業人力資源處負責人,長期致力於培養人資領域專業優秀人才。

在我多年的工作經驗中,常會聽到同仁抱怨,「為什麼我的薪水或職等,比某某部門的某個人低,我覺得我的工作內容比他多、責任也比他重。」對人資部門而言,如何做好職位評價(job evaluation)和薪資結構(salary structure),是極大的挑戰。
那麼,什麼是職位評價?為什麼要做職位評價?以及如何做?
所謂「職位評價」,是一種對職位進行評價,以確定這個職位(如行銷、財務人員)在市場上相對價值的過程。評價的對象應該是這個「職位」,而不是「任職的人」,因此這個職位不會因為一個博士來做,職等就比較高;或是一個高中畢業生來做,職等就比較低。
這麼做的好處,是能夠建立一個內部公平、同時在市場上具有競爭性的薪資管理制度。但在進行職位評價前,必須先對職位做出定義,也就是所謂的「工作說明書」(job description)。

▉工作說明書→職位分析→職位評等
任何一家公司都會有一個營運目標,而為了達成這些目標,就必須設計出相對應的組織架構;組織架構、部門別出來之後,就會產生不同的職位。但因為每家公司對同樣職位所要求的責任不同(如A公司對業務人員、跟B公司對業務人員的要求就不盡相同),所以要對每個職位做出具體的工作說明。
工作說明書的內容包括組織對這個工作的期望、這個工作存在的主要目的、必須要做的事項有哪些、面臨的挑戰,以及這個工作需要的資歷跟經驗等;因此當主管的人一定要能夠設計部屬的工作。以豐銀行來說,主管必須寫他直屬職位的所有工作說明書,寫完之後要送給他上一層主管簽核,核准之後再送到「職位評等委員會」評等出這個職位的職等,然後連結到薪資管理制度。
透過寫工作說明書,主管可以真正了解部門裡有沒有工作是重複的、或是有些工作太輕、有些工作太重。這麼做的目的,是在確保組織的效率。

▉Know-how+解決問題+責任範圍+溝通技巧→職等
那麼,委員會是如何訂出每個職位的職等呢?主要從4個構面來看:
1.Know-how的基礎:就是「這個工作所要求的各種知識、技能、經驗的總合」,然後從深度、廣度來看。深度指的是專業的程度(從例行性一般事務的專業、到特殊的專門知識,分成好幾個等級),廣度則是指範圍(只需要一種知識、還是兩種以上的知識,才能勝任這個工作)。
2.解決問題的難度:主要看「決策的自由度跟挑戰」,也就是這個職位有多少做決策的空間,只是要照著規定,還是需要經過分析判斷才能做出決策。挑戰愈多、難度愈高,得分愈高。
3.責任範圍的權限:指的是「有多少行動的自由」,也就是被授權到什麼程度。另外一個就是看這個職位對公司營運的影響是直接的(如業務單位)、還是間接的(如支援單位)。
4.溝通技巧的高低:以上3項,都必須加上第四個構面的考量,就是這個工作需要多專業的溝通能力,工作者是只要具備基本的人際應對技巧就可以做,還是必須要能夠影響別人、或需要說服人。
這些都做完之後,就會產生一個加總的分數,委員會再根據分數訂出這個工作的職等。

▉市場調查→薪資定位→薪資架構
但必須先決定公司的薪資定位是在市場的P50、還是P75(指100個人中的前25名的薪資水準);然後透過具公信力的顧問公司做市場調查,決定該職位的薪資範圍。薪資定位視職位替代性的難易度而定,像超市收銀員,替代性高則不需定位在太高的位置,可能訂在P50。但如果這個工作是比較需要專業,同時要培養一段時間才能夠做好的,就可能要訂在P75,甚至更高。
每個職位在市場上的定位可以是不同的,比方5~7職等在P65,8、9職等在P75等,HR必須要有能力做出具競爭性的公司薪資架構,才能有效管理公司的人才。
豐從2005年1月開始採用寬頻的薪資結構,不用職等,而是用「職群」(band)的觀念──也就是把幾個職等結合成一個職群,好處是,能夠更彈性地吸引市場上的優秀人才。
在過去以職等為基礎的薪資結構制度下,可能在HR職等5的人、跟在財務部門職等5的人,會落在同一薪資範圍內,但他們在市場的價值是不一樣的,硬要把他們放在同一個薪資架構上時,就會顧此失彼。但現在用寬頻職群的方式,看的就是這個職位在市場上的真正價值,當然可以吸引到好的人力加入公司。
另外一個好處是,人事、組織的異動可以更靈活,而不受職等的限制。以往當有職位出缺時,員工會先考慮「是不是升等」,而不是「能夠學到什麼,未來的發展是不是需要這個知識」。但現在只要換一個職位,如果那個位置在市場上的薪位是比較高的,就有調薪的機會。但對HR來說,如何有效運用薪資調查資料做好薪資管理工作,則是更大的挑戰。(口述/陶尊芷 採訪.撰文/張鴻)