【U-Office Force管理手扎】 杰鑫邁向資料治理優化的旅程-UOF為完美夥伴

杰鑫國際物流-科技產業園區規模最大之倉儲運輸服務業者，以專業和多元的服務品質立足市場

杰鑫國際物流公司成立於2005年，主要經營倉儲、物流，承攬運送、重整及加工再出口等業務，已成為高雄港區國際物流事業的最大發展者。集團關係企業有百立報關、宗達通運、中國快遞..等公司，目前為高雄楠梓科技產業園區、高雄前鎮科技產業園區、台中潭子科技產業園區等三大科技產業園區最大的倉儲運輸業者。公司期許提供在報關，倉儲、運輸等「整合性一條龍」All in on的第三方專業物流服務，有效的節省供應鏈配送時間，減少庫存成本，提高貨物流通性。

提升企業效率-杰鑫數位轉型的資訊革命

在數位化浪潮席捲全球的今日，杰鑫國際物流公司也不例外地投入了這股趨勢。集團資訊部經理廖明騰提到，過去，杰鑫國際物流在資料傳遞與企業知識保存方面面臨諸多挑戰。例如資料傳遞時效性與確保性不足，人員異動後知識保存與追溯困難，工作流程強度不足導致工作遺漏，企業反應速度緩慢影響客戶滿意度，以及訊息發佈與認知不一致，造成公司內部溝通障礙，這一連串的的企業痛點無不促使他想找出良好的解決方案。因此，在事務機服務供應商富士軟片資訊對企業問題的診斷後，引薦使用在地廠商以及眾多使用者回饋的U-Office Force ( UOF ) 雲端辦公室軟體導入。之後集團董事長特助蔡耀霆使用後發現，這完全是站在使用者立場去想(設計)的系統功能，以我們還能做什麼為出發點，因此明顯感受到跟使用者產生密切溝通，是一套非常人性化的企業管理平台。廖明騰也說到在使用企業資訊入口EIP、工作流程BPM、ISO文件管理及手機APP的運用中，杰鑫國際物流在各業務單位間的溝通效率、訊息管理、文件保全及工作流程控管等方面都獲得了提升，他舉例：
1.集團內各單位能準確掌握工作。
2.總部統一公告行政管理政策、會議記錄、資安訊息。
3.面對國際大廠合作，對資安及內控要求嚴謹，各營運單位可利用權限分權管理保護企業文件，文件版次控管上也能紀錄與查閱。
4.UOF系統四大模組整合提升溝通效率與訊息整合。
5.運用BPM完整控管工作流程，確保各階段狀態跟進。
6.匯集資料分享企業知識，邁向資料治理優化。

集團董事長特助蔡耀霆也提到，公司內部在表單上使用非常的頻繁。因為物流業講求通透性，在等待物流作業中發生了什麼事，我們是利用UOF的表單去收集現場人員傳遞回來的訊息得知。所以這也是公司累積留下的寶貴資產，因此像同仁常用表單如:車輛檢查表和CCTV(監視錄影器)檢查清單-都是做好自我內控管理的日常作業，相對我們對於外稽的檢核查閱也是非常有信心的。

我們希望充分利用UOF系統，將其表單蒐集而來的資訊，用來作為作業流程input–process–output (IPO)的主要登錄介面，且毋須讓production系統暴露在外界的威脅。再者，物流作業追求的就是效率、安全以及資訊的透明，因此在資訊的通透度上面一直希望能找到更好的解決方案，在用了此系統後，不僅解決之前的問題，並且更利用行動裝置填寫表單與簽核，效率明顯提升！目前也期望公司全體普及應用，也是我們要做的一個嘗試。

資安意識前瞻，策略與實踐

在資訊安全日益受到重視的今天，杰鑫國際物流深刻理解資安在企業永續經營中的核心地位。資安不僅僅是某個部門的責任，資安意識是大家應具備的共識，是共責。它是一項貫穿集團各事業體各部門的綜合性任務。為此，杰鑫國際物流建立了中控平台，以有效管理資料，確保在ESG、資料治理、資源治理、資安治理等方面能夠全面實施企業治理所應具足的資安措施，滿足監管機構和供應鏈的嚴格要求。
集團資訊部經理廖明騰說明，通過文檔管理系統，杰鑫國際物流完成了以下關鍵的資安工作：
1. 發布ISO 27001資安政策。
2. 納入ISO 27001四階文件管理。
3. 每季進行資安教育訓練。
4. 每季實施資安測考調查。
5. 公告最新的資安情報。
6. 公布針對資安防禦的知識（例如：釣魚郵件的預判）。

另外，他也提到另一事即為杰鑫國際物流的資安顧問很讚許UOF系統，因為資安意識做的很前面，已有超前佈署。他回憶剛在接觸使用此系統時，導入顧問即給予測試套使用，等到測試過關，才轉到正式套上線使用。因此先有測試環境之後才上到正式環境，這點讓杰鑫非常很安心也符合他們要的資安要求。

杰鑫國際物流在資訊安全與ESG企業永續經營理念與期許

未來，杰鑫國際物流對於雲端管理、社會責任、企業永續經營ESG等方面有著清晰的規劃與期望。在無紙化推動方面，公司已經走在前列，未來將持續挑戰傳統觀念和法規限制，進而優化作業習慣。
- 在「E－環境Environment」方面：公司致力於逐步使用新能源堆高機，確保車輛遵守最新環保法規並減少紙張使用。
- 在「S－社會Social」方面：杰鑫致力於創造多元化工作場所，在業界也是女性駕駛員為數最多者、平衡及改善勞資關係、提供優渥的薪酬福利。
- 在「G－公司治理Governance」方面：持續加大對資安治理的投入與要求，以確保公司長遠發展。

集團董事長特助蔡耀霆說明，唯有將ESG融入到企業日常工作的營運，才是真正落實。因此企業推動ESG的第一步，就是建立全體正確的認知，根本強化公司內部治理，深植在企業文化的DNA，並與時俱進優化數位化流程作業，減少碳排放，實現企業永續經營目標，成為卓越物流的領導品牌。

杰鑫國際物流股份有限公司 https://www.jshine.com.tw/
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［本文由經理人整合行銷部與一等一科技共同製作］