【U-Office Force管理手扎】 大倉久和大飯店-卓越的數位轉型之旅

大倉久和大飯店_現代經典空間蘊藏精緻文化傳承

台北大倉久和大飯店為大倉品牌Prestige系列超五星級飯店，飯店位於深具日系風韻、金融商務與購物娛樂匯聚的南京中山商圈，坐擁商務大廈、國際精品、頂級餐廳的繁華地段，是世界屈指可數的豪華酒店。大廳風格為歐洲古典元素，展現低調沉穩氛圍。在每一空間裡，也都蘊藏著傳統日式優雅纖細脈絡，並於208間配備先進的客房與套房中，完美結合現代經典與日式美學，盡享極致舒適住宿氛圍。

看見旅宿業的隱憂與提前佈署

在數位化浪潮席捲而來的今天，許多企業都正面臨著轉型重大考驗。作為一家擁有悠久歷史的日式飯店集團，如何在競爭激烈市場中突圍而出，並為自己未來發展注入新動力? Hotel Manager王膺傑提到，他對大倉久和大飯店有著特殊的情感和經歷。他回顧在飯店業工作多年歷程，從加入飯店的開幕團隊到轉至不同部門和職場，再到回歸的過程中，這段獨特背景也展示了他對飯店業及數位轉型深刻的理解。大倉久和大飯店數位化之路始於提升服務體驗，作為一家以日式精神為核心的飯店企業，一直致力於為顧客提供優質的貼心服務，我們秉持著"Omotenashi日式款待精神"的服務理念，鼓勵同仁本著發自內心的熱忱去服務每一位客人。這種以人為本的服務宗旨，不僅受到了顧客好評，也成為了品牌一大特色。隨著時代變遷，飯店逐漸意識到，單純依靠人力服務已經無法滿足現代消費者日益個人化及多元需求。因此，我們開始積極在數位化轉型路上前進，希望運用科技方法來提升服務效率，同時滿足年輕客群喜好。

王膺傑認為，導入雲端電子簽核，主要目標是提升內部表單簽核效率、降低表單遺失率，並減少查找表單所需的時間成本。同時，希望減少同仁因為跑紙本表單流程或追蹤簽核進度而分心，其在人手短缺時，同仁可以更專注於自己的工作項目。另一方面以公司響應政府推動ESG永續發展為動力，逐漸邁向無紙化，減少紙張浪費。因此「數位優化」是現在進行式、但長遠「永續轉型」才是我們要追求的未來式，所以導入雲端電子簽核是我們飯店持續數位化的一環，更是很重要與穩健的一步。

企業行政數位化有效管理的關鍵

擔任大倉久和大飯店資訊經理林峻正說明，在疫情後，飯店陸續完成了許多數位優化，如網路架構升級，提升了客人更順暢的上網體驗，導入了IPTV系統提供整齊的客房桌面和完善的飯店專案介紹、資訊與互動元素；對內行政應用上，導入了影印機刷卡取件，提高資料安全性也有效降低了印量；最重要的也同時導入一等一科技的電子簽核，量化表單數量並更完整保留所有簽核流程與附件等資料。自從電子表單上線後，流程不斷優化，能快速查詢表單紀錄與主管回覆意見能一目了然更是讓許多同仁讚許有加。同時，支持手機端操作，也更進一步提高了行動辦公簽核效率，許多主管更是隨時隨地透過APP簽單或查看各類表單的處理進度變成日常，同仁亦也已非常習慣的直接手機開單，提升許多行政便利性與效率。

透過導入電子簽核系統，甩開企業行政痛點

在提到當初如何選用合適的系統時，兩位主管均有志一同表示：
1. 系統介面簡潔易懂且多國語言是國際集團飯店的重點，適合旅宿業各個不同階層同仁使用。
2. 表單設計與流程設計，必須讓所有同仁都容易學會並迅速開單。
3. 組織調整時可快速調整表單內容、流程來符合實際應用狀況。
4. 能與人資系統(HRM)的薪資、出勤表單(請假、加班、銷假等)做系統串接。
5. 具備功能擴充服務，例如能內部使用的企業入口頁面、文件管理、合約管理、線上打卡等功能擴充。
6. 價格合理、客服問題能快速解決。
所以在多方評估後，選定了最符合我們需求的一等一科技的UOF系統。

林峻正表示，在目前使用UOF系統將一年時間中，上線表單40張以上，總申請表單張數已累積到了28,500張以上，平均一個月有近2,400張表單在線上簽核，而新進同仁在報到第一天就須到Apple Store或者Google play商店下載APP並學習如何使用，已是加入我們大倉久和大飯店這大家庭所有同仁息息相關必要系統了！另一方面，影印費用也從原本不含月租費每月4~5萬，已降到含月租費每月2.5萬左右，除了真正減少碳排，更是有顯著的數位化成果！

企業永續經營是持續性過程，朝向更全面的ESG前進

在數位轉型同時，大倉久和大飯店也十分重視資訊安全和數據管理。作為維護客戶隱私的飯店企業，制定了嚴格應急預案和內部管控措施，確保客戶資料安全性。同時也建立了快速響應機制，一旦發生資料外洩等事故，能夠在72小時內做出妥善處理。

未來，在資訊安全區塊，我們跟隨主管機關推動腳步，建立了「個人資料檔案安全維護計畫」，讓顧客們能更放心前來我們飯店消費，也逐步開始使用雲端架構，更針對節能減碳持續推動無紙化，評估EMS(能源管理系統)，期望能用循序漸進的方式，做到企業永續經營，響應全球ESG的目標。 除此之外，GAI(生成式AI)在對外客服或對內回覆同仁人資或表單相關問題、RPA流程自動化的應用也已經開始評估與規劃。

大倉久和大飯店數位化探索，無疑是走在數位化浪潮前端，並提供同業非常有幫助的啟發。在追求卓越服務同時，企業也要積極擁抱技術變革，運用數位工具來提升效率、改善體驗，甚至開拓新的商業模式。對於大倉久和大飯店來說，數位化轉型不僅是一個技術課題，更是一個思維革新過程。我們持續的跟上數位化浪潮腳步，不斷創新，旅宿企業才能保持最佳競爭狀態，進而帶來更高的營運品質，給顧客更好的服務！

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［本文由經理人整合行銷部與一等一科技共同製作］