【U-Office Force管理手扎】科宇數位－不斷精進，持續引領事務機市場與服務創新

科宇市場新視野-從政府到民間的成功擴展

科宇數位股份有限公司創立於2011年，專精於影印、列印與雲端服務，是一家勇於推出「0租金」、「免綁約」、「完整保固」創新方案的事務機Total Solution廠商。總經理郭彥甫表示，公司從中部起家，致力於為客戶尋找最經濟實惠的辦公室解決方案，主要產品是辦公室的事務機器，包括影印機和印表機相關設備，經過十多年的努力發展，集團已在台中、新竹、嘉義、高雄與台北成功設立5個分點並營運多年，今年更預計在桃園開設分點，就近服務大桃竹地區的眾多客戶。科宇集團目前現有客戶數約為數千家，現有超過百名員工為客戶提供優質服務。郭總提及早期的客戶主要是來自政府機關，但希望進一步擴大服務範圍，讓更多客戶以低成本，享受高規格的優質辦公室事務機，近幾年透過電銷方式，接觸到更多不同市場面向的客戶，民間客戶量也大幅增加。因此他說到，儘管這個產業，並非熱門的新興產業，但全台灣的需求量相當大，其市場產值也很可觀，值得後進投入者深耕。

從「文件管理」到「即時快速搜尋」－科宇導入UOF雲端系統的轉變

「原本只是要解决工程師搜尋問題。」 郭總提起當初為何想使用UOF雲端辦公室。原由為「公司每個月都會請工程師寫下發現的技術問题並通報各分點來進行技術交流，這些技術通報資料大概累積有六、七年，其中有價值的技術資料檔案超過數千份。最早之前，我們都是透過書面文件與word檔案在進行知識管理，但隨著時間拉長，技術文件總量越來越大，查找單一問題時，就會很耗時。記得那時北區工程主任柏潤提及， 能不能請公司找到一個搜尋軟體來協助工程師快速下關鍵字查找搜尋上述技術含量文件內容，因此我們四處找尋相關系統，來滿足同仁的需求，結果發現一等一科技的UOF軟體不僅可以做快速搜尋、更能分門別類儲存大量與多樣化的SOP文件，還能做很多建立公司內部KM的事，實在太方便了！因此我們決定一開始就導入搜尋索引、文件管理與電子簽核等不同功能模組來使用。」 郭總說，這些也讓員工更有效率地檢索和傳遞及分享公司長久累積所創造出來的SOP文件，有效利用這些寶貴的資訊與知識，讓大家互相學習成長。

久玲總監也回憶，「其實在我們找到一等一科技之前，本來就已經自己在寫相關的資訊系統了，類似入口網站，那時候都已經開發到了公告區，還有一些簡易的簽核流程也在撰寫中，正是為了文件搜尋與查找，才找到一等一科技。於是在聽完了UOF系統的全面介紹之後，發現整個UOF雲端辦公室的概念相當完整，很符合企業內部的整體需求。」

系統上線不久，即有多種表單發布應用。有關表單應用、電子簽核及流程審閱，佳洺主任舉例，「目前上線的出貨單，以往只要通過公司的公定價，就可以直接讓行政打單。但偶爾會有低於公告價的情況，需要特殊報備給總部相關主管。以前我們在Line的群組上面截圖報備，但有時候兩週後，圖片就會失效看不清。因此，我們轉用了UOF系統的電子簽核模組後，不僅資訊和相關圖片不會失效，還有跡可尋，也更方便主管做有效率的決定。」這也是公司大力投資資訊化並由一般系統轉化成KM知識管理系統+簽核流程管理的原因。

「還有報價，以前我們所有的合約都由總部控管，但隨著時間推移，業務和客戶經常變動，業務人員經常不清楚之前的交易情況，且資料訊息過於久遠。現在，我們將這些資料上傳至系統並保留，並適當給予業務人員查閱權限，讓他們能快速找到所需的客戶資料，解決了前端業務面對客戶，需要即時了解客戶狀態與過往交易過的記錄困擾，透過UOF也更加能協助同仁在第一線完成業務締結與服務客戶的各類需求。」

時勢所趨，現在人人手機辦公很普遍，郭總也是行動辦公室的一員，常常一機在手，辦公無設限。在使用UOF APP中，他十分讚賞推播功能，可以根據個人習慣設定頻率提醒，適時的提醒他處理待辦事項。而公司也常用問卷功能來詢問活動，徵詢全省各分點的各類營運相關意見，非常的即時也能迅速得到回饋結果。

以「節能」和「資訊安全」為核心的技術應用

身為公司核心主管的美芳協理說到，「公司相當注重客戶行政效益的提升和資訊安全。在企業效益方面，我們搭配智能軟體使用，之後也因應AI時代來臨而提升技術，並緊跟無線列印設備的潮流。我們的設備支持雙面列印、文件掃描，並可通過電子郵件傳送，從而提高辦公效率。此外，我們也注重環境節能。在輸出設備領域，我們採用了相關節能技術，包括快速休眠模式和智慧感應器，以減少能源消耗。在機制性安全和雲端整合方面，我們的設備可以確保文件傳遞與輸出資料的機密性，也能防範資料外洩，並通過雲端整合實現文件在不同設備上的即時共享。」科宇數位股份有限公司對於客戶端維護所需的資安維護佈署，採取了一系列先進措施來確保資料的機密性和完整性。高度重視資訊安全保護，是科宇對自己，也是對客戶的重要承諾。

科宇集團透過不間斷的e化及M化，在瞬息萬變的潮流挑戰中，保持自身定位與產品競爭力

科宇數位自創立以來，每年支持並響應「全國大專校院運動會」的賽事贊助，長期提供事務設備給弱勢團體，與有需求的組織與單位，協助提高他們的工作效率，實踐了「行有餘力，則以助人」的善行。公司還號召員工參與集團公益活動，順著「公益不落後，愛心不分你我他」的訴求，與財團法人高雄市私立紅十字會育幼中心慈暉園合作舉辦公益活動，為社會多付出一分力，落實企業社會責任，也傳遞更多的溫暖。今年更自發性在台中大甲西勢海堤組織淨灘活動，清理沙灘海岸上共百來公斤的垃圾與廢棄物，為台灣海洋環保盡一份心力。

展望未來，科宇公司將繼續致力於數位轉型的進程和提升社會公益責任，不斷優化自身與提供更優質的產品和服務，提升客戶滿意度和公司營運效益。通過不斷創新和改進，科宇集團將在數位化的時代中保持競爭優勢，為客戶提供更好的產品和服務，不斷地追求卓越，引領產業前進！

科宇數位股份有限公司 https://keyu.com.tw/

行動辦公第一品牌 一等一科技 https://www.edetw.com/

［本文由經理人整合行銷部與一等一科技共同製作］