Managertoday 經理人

解開企畫關鍵密碼

2019-12-12 09:40:26
Managertoday
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「企畫?不就是廣告行銷用來提案的嘛!」 「我沒什麼創意和靈感,企畫我不行啦!」 「企畫書看起來都是厚厚一疊的,好像很複雜,企畫應該很難吧?」 對於一般工作者,企畫真的這麼遙不

「企畫?不就是廣告行銷用來提案的嘛!」
「我沒什麼創意和靈感,企畫我不行啦!」
「企畫書看起來都是厚厚一疊的,好像很複雜,企畫應該很難吧?」
對於一般工作者,企畫真的這麼遙不可及、高不可攀嗎?不妨先看看中華汽車和宏碁電腦的例子。 中華汽車在成本控管上反向操作,對內分析、找尋浪費的根源,結果發現用砂輪機來整修已經鈍化的加工用刀具,刀具即可重複使用,這個改善提案,一年為中華汽車至少省下100多萬元。
宏碁電腦則是在品牌塑造上另闢蹊徑,捨棄形象廣告的傳統手法,改找知名的F1賽車隊法拉利(Ferrari)合作,並做出有法拉利紅色外殼、鑲上法拉利奔馬標誌的筆記型電腦,不僅讓產品「一炮而紅」,也讓宏碁的品牌形象更加國際化。 中華汽車和宏碁電腦能提出這些成功的方案,其實靠的就是「企畫」。

企畫無所不在!
只要有問題、出現需求,就需要企畫

根據企畫專家、台灣企劃塾執行長林俊廷的看法,企畫的意義就是「察覺、界定需求或問題,然後透過系統性的思考,提出具超越性或創造性的做法來滿足需求、解決問題」。
換句話說,中華汽車和宏碁電腦的獨到點子與做法,其實都充分發揮了企畫的精髓和功用。 由此看來,對於企業和企業內的工作者而言,企畫的應用其實是範圍很廣的。
「像日本就很講究『全員企畫』的觀念,組織內的所有成員都要會企畫,」林俊廷舉例說,「比如說像日本『品管圈』的概念,針對品管的問題提出解決之道,就是一種企畫。」
美商特納傳播公司行銷經理劉國偉也認為,對於組織內的工作者而言,只要組織出現「議題」(issue)、形成特定的目標,就是需要提出企畫的時候。
「組織的議題,來自於組織中待改善的現狀以及機會點。」劉國偉指出,「換句話說,只要有待改善的現狀,只要有看到機會點,組織就會出現一個目標,這個時候就可以提出企畫。
抓住機會來達成目標、把待改善的問題解決,就是企畫的過程。」 因此,對於現代的工作者來講,「企畫」這件事並不只是某些情境才需要用到,更不只是某些人的專利或專長。
從作業流程的改善、員工旅遊的籌辦,一直到公司的形象再造或是組織結構調整,只要是出現了問題或是需求,其實都可以利用企畫的思維,來找到創新有效的解決辦法。擁有做企畫的概念和技能,已經是現代工作者必須要具備的基本功!

企畫,就是這麼簡單!
循序4大步驟,釐清5W1H1E,事半功倍

要搞懂企畫,就要先知道企畫要怎麼做、要做什麼。如果從實務的觀點來看,基本上一個企畫從接到指示開始進行,到實際成形可以執行,中間主要可以分為「分析」「發想」「落實」「溝通」四大步驟:
●分析:企畫在一開始,必須要先收集相關的資訊、發現有用的情報並加以分析,歸納出企畫構思的主題和方向。
●發想:分析告一段落之後,接下來就要依據分析的結果,為企畫找出正確的切入點,提出具有獨特性的點子與構想。
●落實:當構想形成之後,就要根據實際的狀況,擬出可行的方案,並將整個企畫的緣起、目的、想法和方案製作成完整清楚的書面說明,也就是做成企畫書的格式。
●溝通:最後,在完成企畫書之後,必須向企畫的委託者或審核者提報,說明或推銷企畫的觀點、做法,讓企畫可以付諸實施。 這四大步驟,可說是企畫形成的合理流程,也是一個好企畫必經的四大關卡。這四關都能做得好,企畫才能切中要害。
此外,要將企畫的想法轉化為一個完整的企畫案,企畫案裡的素材必須包含「5W 1H 1E」這七大元素。「5W 1H 1E」是指「why」「what」「who」「where」「when」「how much」「effect」,在企畫案裡必須要能交代這7項重點,才能切合實際需要,不會顯得空洞。

讓企畫從A到A+
用企畫矩陣分類,從10大指標檢測

不過,企畫也不是千篇一律、照本宣科。
雖然企畫的基本道理是一致的,但是目的不同、對象不同,就得提出不同類型和格式的企畫,以免搞錯問題的層次和切入的角度,讓企畫變得牛頭不對馬嘴。
依據劉國偉的看法,企畫的類型可以用兩個因素來區分,第一個因素是「服務的對象」,他指出不管任何形式的企畫,其存在都是因為要去服務一群對象、解決其需求。
服務的對象又有「對外」和「對內」兩類,舉例來講,行銷企畫服務的對象就是公司外部的顧客,是屬於對外的企畫;教育訓練、建廠評估之類的企畫,服務的對象就是企業的員工,即屬於對內的企畫。
至於第二個因素則是「公司的層級」,這又可以分為三類,第一類是屬於公司整體營運層面的企畫、第二類則是屬於部門本身功能性的企畫,第三類則是屬於更具針對性的專案型企畫。
層級越高,企畫的目標層次和複雜程度就越高。這樣的分類方式可以用矩陣來說明: 劉國偉認為,這樣的企畫分類方式比較清楚、容易理解,也比較符合一般職場的現狀。
能按部就班、把「5W 1H 1E」做到完整,是一個好企畫的基本盤。但是如果想讓企畫從A變成A+,企畫就要無懈可擊,才能令人印象深刻。
林俊廷依據他參與眾多企畫提案、評審的實際經驗,歸納出優秀企畫的十大標準。一般人在提出企畫之前,可以先依據這些標準對企畫做個「品管檢測」:

懂得企畫,無往不利
7大面向培養關鍵能力

此外,要做出一個優秀的企畫,工作者個人也必須要具備正確的態度、並且從各方面去提升自己的企畫能力。
首先在態度上,劉國偉認為一個可以做出好企畫的人,必須具備「追求完美」「不怕挑戰」「謙虛自省」「遵守紀律」這四項特質。
他指出,能夠「追求完美」,不自滿於現狀,才有機會做出有特色、有創意的企畫;能夠「不怕挑戰」,才能擁有抗壓性,在企畫遇到困難時勇於面對問題、設法解決問題;能夠「謙虛自省」,才能在發展企畫的過程中接受外界的建議,並且可以與其他人配合;能夠「遵守紀律」,企畫的流程才能按部就班順利完成,而不會天馬行空、浪費時間。 其次,培養優秀的「企畫力」,也是做好企畫工作所不可或缺的。根據林俊廷的分析與歸納,完整的企畫力必須包含下列7項能力:
1.觀察鑑賞力:企畫不是憑空出現的,在提出企畫前,必須透過敏銳的觀察和感受,才能從周遭環境當中察覺到需求、問題或是機會,沒有這項工作也就沒有企畫,所以這是企畫中最基礎的能力。
2.資訊運用力:擁有資訊,才能進行企畫。企畫者在構思企畫時,需要有能力透過各種管道去蒐集和企畫有關的各種資訊,例如內外環境的現況、市場需求、類似案例等等,才能夠根據這些資訊,做為界定企畫目標、設定企畫方向的依據。
3.判斷預測力:在企畫的過程當中,經常需要將資訊整合、分析,以做出判斷或決策。「有一個著名的例子可以說明判斷力的重要性,就是去非洲賣鞋子的故事,」林俊廷舉例說,「故事中兩個被派去非洲的人都發現當地沒有人穿鞋,但是對市場需求的分析卻完全相反。」換句話說,資訊是中立的,但是不同的判斷會影響企畫整體的走向和內容,可見判斷力的重要性。
4.創造加值力:企畫者在構思企畫的方案時,需要有創造與加值的精神、思維,才能讓整份企畫的構想和內容具備獨到的特色。「企畫如果擁有創造或加值的成分,就好像一幅畫從黑白變成彩色一樣,」林俊廷指出。因此他認為,創造加值的能力是企畫力當中最為關鍵的要素之一。
5.系統整合力:所謂的系統整合力,也就是一種落實與實踐的能力。企畫的創意、想法和構思就算再精采,也需要加以落實,否則就只是空中樓閣罷了,而企畫的落實會牽涉到人力、財力、程序等各種資源和條件,所以企畫者必須要能進一步去整合、安排這些因素,才能讓企畫有效執行。
6.構想表達力:構想表達力指的是文字運用的技巧,以及圖文整合的概念。企畫終究必須化為企畫書等具體的書面資料,好讓他人能夠理解和依循。此時必須要具備良好的文字撰寫和視覺編排能力,才能精確、清楚、完整地傳達企畫的想法和做法。
7.溝通說服力:最後,如何在會議或簡報等場合中,有效地和他人溝通自己的觀點並獲得贊同,是企畫能否被接受甚至被執行的關鍵。擁有良好的溝通說服力,可以很快地讓他人對企畫產生興趣與共鳴;反之再好的企畫案,也無法得到他人的認同和支持。
同時,林俊廷也指出,企畫力是一種綜合性的概念,所以企畫者並不是在企畫的某個階段只需要某種能力,而是要在企畫的時候因時制宜、交互運用,方能在企畫的過程中發揮最大的效力。
日本知名的企畫專家加藤昌治曾經說過:「去探討點子、想法的可行性,就是企畫。」企畫這件事,看起來似乎學問很大,但是實際上,企畫無非就是一個看問題、找方法的技能與工具。
只要能夠理解企畫的基本要素、思維邏輯、以及運用的竅門,無論你在哪個行業、無論你是何種階級,每個人都可以利用企畫這把「萬用鑰匙」,輕鬆有效地去解開工作上會面臨的各種問題和考驗,進而做出漂亮的成果!