Managertoday 經理人

提升效率與品質

2019-12-12 19:45:42
Managertoday
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中租迪和是一家已有28年歷史的專業租賃公司,融資性租賃和一般的營業性租賃不同,中租迪和運用自有資金或舉債,為客戶提供財務資源。 舉例來說,中租迪和的客戶通常已有標的物,例如航空公司想擴大機隊,

中租迪和是一家已有28年歷史的專業租賃公司,融資性租賃和一般的營業性租賃不同,中租迪和運用自有資金或舉債,為客戶提供財務資源。
舉例來說,中租迪和的客戶通常已有標的物,例如航空公司想擴大機隊,需要3架飛國際線的新客機,或IC封測廠需要增加封測設備,中租迪和即運用自有資金先將客機與封測設備買來,再租賃予客戶,為客戶提供更靈活、快速的服務。

效率提高 單一流程節省43%成本

過去,中租迪和的客戶以中小企業為主,90年代以來,金融市場的變化劇烈,銀行過度競爭與直接金融市場的擴大,使金融業的競爭慢慢滲透到中小企業市場,中租迪和在利基受到侵蝕的狀況下,在1999年推動了企業改造計畫,花了3年的時間,從人事、組織到作業流程做了一番大變革。
用效率、品質與速度在競爭中勝出。 作業效率方面,流程改造的一開始,先從前端出發做了一次翻天覆地的作業流程分析。再將分析出的資料一步步拆解、檢視,訂出KPI(關鍵績效指標),從基層到高層主管共同討論。
更新作業排序,刪除每一個重覆的執行與批核步驟,重新定義工作職掌,最後訂定績效指標來衡量。例如中租迪和上百項作業流程之一的「撥款前準備作業」流程,從必須經過16張表單、32位經手人員與857分鐘的處理時間,在改造後進步到只需10張表單、15位經手人員與605分鐘處理時間,減少了43%的處理成本,這項改革為中租迪和每月節省了超過20萬元。
光是一個流程的改造已經頗為繁瑣,你可以想像整個公司的流程改造是多龐大的一件工作。除了效率提升,成本降低得到的效益之外,為客戶提供更快速的服務,也能提高顧客滿意度。
中租迪和配合作業流程改造,利用IT技術建立了與銀行連線的電子化撥款系統,以往授信業務員為了趕在3點半銀行結清前將款項撥出,必須在早上就將撥款文件準備完成,電子化之後,時程可壓縮到下午3點,半小時之內完成撥款,為客戶提供更有彈性的服務。

風險控管 在成本與風險中均衡

一味的追求高效率與低成本,勢必會造成風險提高,但企業也不可能追求完全零風險,如何在成本與風險的取捨做出平衡,就凸顯出風險控管的重要性。
一定程度的風險是公司必須承受,否則流程沒辦法改造,舉例來說,銀行每天都收到非常多零錢,若為了結清金額,利用人工一個一個去點,將會非常耗費成本。事實上銀行不需要去點,只需要秤重量即可算出金額,但這可能會產生千分之幾的誤差,銀行就必須在誤差的風險與人工點數所耗費的成本之中取捨。企業要在合理的風險範圍內追求效率,而決策者必須有做出平衡的能力。
中租迪和購買資產,再租賃給客戶,有可能面臨客戶的違約風險,為提高風險控管與資產品質,在流程改造後,將授信業務與審查分開到不同部門,避免球員兼裁判。
企業流程改造不能只做一次,而是一個持續進步的過程。因此中租也在後端建立IT的支援,除了銷售紀錄或費用申請的流程e化,更另外建立了知識管理系統。知識管理系統中,每位員工都能將自己的成功經驗或失敗案例建檔分享。
系統提供各項知識分類,由各部門資深主管擔任「知識專家」,負責審核案例分享的正確性與實用性,最後由知識管理科負責編輯與電腦建檔作業。希望藉由知識管理系統,保留並提煉出組織裡最重要的知識,提供未來流程改造的參考。