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不必翻找,立即取用的高效空間收納術!

2019-12-16 03:34:10
Managertoday
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整理不是把環境變成樣品屋,而是要做到「一目了然、立即取用」。讓人容易使用東西。把辦公桌收拾乾淨,但是要找東西時卻找不到、也想不起來放在哪裡,無法稱之為有效的收納! 辦公室裡放眼望去,有人桌

整理不是把環境變成樣品屋,而是要做到「一目了然、立即取用」。讓人容易使用東西。把辦公桌收拾乾淨,但是要找東西時卻找不到、也想不起來放在哪裡,無法稱之為有效的收納!

辦公室裡放眼望去,有人桌面雜亂、深不見底;有人則總能像剛報到的員工般,保持乾淨整潔。仔細想想,你的辦公桌有以下的狀況嗎?

□ 桌上書本堆積如山,不小心還會垮下來!
□ 交換了一大堆名片,卻不知道要怎麼處理!
□ 想用便條紙幫同事留言,便條紙就上演失蹤記!
□ 打開電腦要找某個廠商的e-mail和企畫書,但卻怎麼找都找不到!
□ 抽屜老是拉不開,拉開後裡頭的東西還會掉出來!
□ 老闆問你公文跑得如何,你卻根本搞不清楚處理過了沒!

如果是的話,那你的工作效率可能就有很大的問題了。曾有研究指出,多數上班族在辦公室裡每天平均要花45分鐘的時間在找東西。這樣下來,一年浪費的時間就將近180個小時!可見凌亂的辦公環境,是工作效率的頭號殺手。《大整理術》作者坂戶健司認為,無論是桌面紊亂或日程管理不善,根本原因都是出在個人心理問題:思緒雜亂的人,自然無法妥善地規畫、分類身邊的事物、時間,甚至是接收到的資訊。

養成收拾習慣,提升工作專注力

要解決這個問題,就要從打造有效率的辦公桌開始做起。究竟,整理能力和職場表現有什麼關聯?學會整理又能為工作帶來什麼好處?日本著名「整理師」小松易直言,養成收拾習慣,能讓人受惠一生;反之,則可能禍延十年。如果辦公桌整整齊齊、有條不紊,文件資料井然有序、一目了然,不僅能夠有更充裕的時間來處理工作,工作的專注度和愉悅感也會大大提升。

小松曾在日本雜誌《The 21》中,詳述整理力帶來的5大好處:
1.避免失誤:把重要、不重要的東西混雜在一起,容易讓人忽略截止期限等標示,或搞錯文件,增加失誤機會。
2.提高效率:「辦公桌是用來工作的地方,不是用來放東西的,」UNIQLO創意總監佐藤可士和指出,要求最高效率,桌上除了現在工作的所需物品外,必須一概淨空,因為其他東西都是不必要的。
3.減少壓力:雜亂的畫面,連帶也會使人心情紊亂。所以小松易認為,辦公桌上視野所及的範圍,愈清爽整潔,愈能保持心情愉快。
4.孕育靈感:從客戶龐雜的要求中整理出一個清晰脈絡,是佐藤可士和找尋靈感的必經過程。可以想見,擁有整理力,靈感自然更容易浮現。
5.留下好印象:在職場上,所有人都必須和他人協力合作。因此,考量到他人的視覺感受,保持桌面整潔,也可能間接提高你的個人評價。

要用的東西,想到馬上就能拿到

那麼,該怎麼整理,才能達到有效收納的最高境界呢?坂戶健司認為,桌面整理「優劣」的取決標準,其實不在於桌面物品的「多寡」,而是桌上是否依照工作內容的不同,放置了需要的東西。因此,桌面應如同「大廚的砧板」,只留下與「料理中食物」相關的食材與物品,例如重要文件或頻繁使用的文具。為求整潔而使桌面空無一物,或是堆疊過多無用物品等,都是過猶不及的做法。

在於分類上,則要做到「一目了然、立即取用」。他認為,把辦公桌收拾乾淨,但是要找東西時卻找不到、也想不起來放在哪裡,並非有效的收納。因此,必須同步設想到,若是日後需要某樣東西時,能否在最短時間內「俐落地取出」。只要會有時間上的浪費,就不是理想的整理方式。

「有效整理的最高境界,就是做到『要用的東西,想用時馬上就能拿到』,」日本收納諮詢顧問網站「Yutori工房」創辦人飯田久惠,也在《Associé》雜誌中指出,整理不是把環境變成樣品屋,而是讓人容易使用東西。為達到「最速取得」的效果,飯田提出了一個物品整理公式「收納指數=步數+動作數+α」,指數愈小,就表示愈方便取用。

收納指數指的是「東西取出與放入的容易程度」;步數是指「拿到物件」必須經過的步驟數;動作數是指「取出物件」必須經過的步驟數;α則是「其他壓力要因」。以「從櫥櫃中拿出打掃用具」為例,如果打開櫥櫃即可拿到,則「步數」等於1,其餘為0,所以收納指數是1;若用具收納在籃子內,打開櫥櫃後還必須拉出籃子,所以「動作數」等於1,整體收納指數變成2;若用具是收在籃子深處,由於必須特別翻找,造成壓力上升,所以還得加上「α」,總收納指數提高為3。

由此可見,要提高收納效率,愈常用到的東西,收納指數就要愈低(例如,將最常用的文具擺桌上,使收納指數等於0),生活也會更便利順手。只要能夠下點功夫整頓,你也能成為眾人眼中的整理達人!凌亂的辦公環境,是工作效率的頭號殺手。

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